Réf.
2022/ADDEA/8782
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
Alternance
Date limite de candidature
15/01/2023 15:16
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
ASSISTANT.E DE DIRECTION EN ALTERNANCE (H/F)
DG > DG
Mis en ligne le : 28/12/2022
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Assurer le secrétariat de la direction sûreté
Le ou la alternant.e collecte et gère un ensemble large d’informations devant permettre à la direction sûreté un suivi régulier de la structure. Il.elle effectue les opérations de base du secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.
Le principales missions confiées sont :
Gestion de l’agenda de la Direction sûreté
- Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction sûreté avec l’ensemble des départements et ses partenaires externes :
- Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail,
- Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des visiteurs.
Le secrétariat
- Effectue les opérations classiques de secrétariat
- Saisie, photocopie, archivage, gestion du courrier (envoi – réception)
- Ouverture et ventilation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, filtrage des appels téléphoniques, organisation des déplacements, gestion des fournitures de bureau,
- Prise en charge des notes de frais de la direction générale (missions, déplacements, hôtel, taxi, etc.)
Organisation des missions et déplacements
- Assure l’organisation des voyages et déplacement de la direction sûreté
- Préparation du dossier de voyage (prises des rendez-vous sur place, planning des différents entretiens sur place, liste des contacts,
- Coordination avec le bureau des voyages pour les billets d’avion/train et hôtel
Appui au pôle suivi
- En lien avec le pôle suivi et sous la supervision de la Direction,
- Participe à la mise jour la liste des personnels déployés sur le terrain ;
- Participe ponctuellement au contrôle et suivi des ordres de mission.
Description du projet ou contexte
Expertise France est l’opérateur interministériel public français pour la coopération technique internationale. A ce titre, l’agence Expertise France assure la conduite et la gestion de très nombreux projets de coopération et mobilise de l’expertise publique et de l’assistance technique en appui à la mise en œuvre des politiques publiques de ses partenaires. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Ses activités se concentrent particulièrement le continent africain, mais l’agence est mobilisée sur tous les continents et intervient dans près de 110 pays dans le monde. L’activité de l’agence s’inscrit donc sur le terrain, au plus près des besoins des partenaires, y compris dans des zones sensibles.
Ces terrains présentent des risques multiformes et changeants, qui demandent un effort d’analyse et de veille permanent. Au sein d’Expertise France, la direction sûreté a pour mission, conformément aux orientations de sécurité décidées par la direction générale, d’élaborer et de déployer la politique de sûreté de l’agence et d’en assurer la bonne application. Disposant d’une capacité de veille, la direction sûreté assure également les opérations d’anticipation sécuritaire au profit d’Expertise France et de ses collaborateurs. Elle intervient dans l’élaboration des mesures permettant d’empêcher, de limiter ou de réduire les risques et les menaces qui pèsent sur l’environnement humain et matériel d’Expertise France. Elle intervient également dans la gestion des crises susceptibles d’avoir des incidences sécuritaires et mets en œuvre un dispositif adapté.
Ce poste s'inscrit dans le cadre de la réorganisation du département sûreté.
Profil souhaité
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience,
- Anticipation, organisation, sens des priorités, discernement,
- Respect des procédures et des normes,
- Confidentialité, discrétion,
- Être capable de s’adapter à des taches et des environnements de travail divers,
Informations complémentaires
Lieu : 40 boulevard du Port-Royal - Paris 5
Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation de 12 mois
Date de prise de poste : le plus rapidement possible
Rémunération : selon profil - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur - titre-restaurant - remboursement transport
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.