Description de la mission

Sous l’autorité hiérarchique directe de la Coordinatrice administrative et financière du projet d’« Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel », qui relève du département Paix, stabilité, sécurité (P2S), l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière du projet. Il/Elle a pour tâches et rôle les éléments suivants :

MISSIONS :

Gestion administrative et financière du projet :

• Assure la mise en paiement des factures fournisseurs (vérification de la conformité administrative des pièces justificatives et des factures ; traitement des bons à payer)
• Assure la mise en paiement des demandes de remboursements des experts et le traitement des demandes de dépenses de petite caisse
• Assure un appui dans le suivi financier et budgétaire du projet (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions budgétaires, clôtures annuelles, appui dans les audits, appui dans la facturation bailleur…)
• Assure un appui administratif dans toutes les questions touchant à la gestion conformité (suivi du respect des différents processus et règles applicables dans le contexte du projet par l’ensemble des collaborateurs, experts et prestataires concernés)
• Assure la réalisation des audits en lien avec les différents membres de l’équipe (classement et archivage informatique et papier des documents administratifs et financiers, préparation et organisation des pièces justificatives en lien avec les procédures internes/projets, présentation des documents, etc.)
• Assure l’archivage et à la mise en valeur des documents techniques, administratifs, et financiers du projet, dans le cadre de ce système informatique (S.I.) dédié qui comporte une plateforme stockage de fichiers, mais aussi en format papier

Gestion des Déplacements :

• Assure ou appuie l’organisation des différents déplacements selon les tâches définies ci-suit :

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

Locaux, outils et équipements et services « supports » employés par l’équipe projet :

• Assure la gestion courante des besoins immobiliers de l’équipe projet
• Assure la gestion courante du système informatique (S.I.) sécurisé dédié utilisé par l’équipe projet
• Assure la gestion courante de tous les services support externes dont l’équipe peut avoir recours
• Assure la gestion courante de tous les outils et équipements employés par l’équipe projet siège et terrain