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Réf.
2022/ADPF/8781

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Date limite de candidature
22/01/2023 15:01

Contrat
Salarié

Durée
12 mois

Description de la mission

Description de la mission

Sous l’autorité hiérarchique directe de la Coordinatrice administrative et financière du projet d’« Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel », qui relève du département Paix, stabilité, sécurité (P2S), l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière du projet. Il/Elle a pour tâches et rôle les éléments suivants :

MISSIONS :

Gestion administrative et financière du projet :

  • Assure la mise en paiement des factures fournisseurs (vérification de la conformité administrative des pièces justificatives et des factures ; traitement des bons à payer)
  • Assure la mise en paiement des demandes de remboursements des experts et le traitement des demandes de dépenses de petite caisse
  • Assure un appui dans le suivi financier et budgétaire du projet (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions budgétaires, clôtures annuelles, appui dans les audits, appui dans la facturation bailleur…)
  • Assure un appui administratif dans toutes les questions touchant à la gestion conformité (suivi du respect des différents processus et règles applicables dans le contexte du projet par l’ensemble des collaborateurs, experts et prestataires concernés)
  • Assure la réalisation des audits en lien avec les différents membres de l’équipe (classement et archivage informatique et papier des documents administratifs et financiers, préparation et organisation des pièces justificatives en lien avec les procédures internes/projets, présentation des documents, etc.)
  • Assure l’archivage et à la mise en valeur des documents techniques, administratifs, et financiers du projet, dans le cadre de ce système informatique (S.I.) dédié qui comporte une plateforme stockage de fichiers, mais aussi en format papier

Gestion des Déplacements :

  • Assure ou appuie l’organisation des différents déplacements selon les tâches définies ci-suit :
  • Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
  • Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
  • Gestion des avances de per diem
  • Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
  • Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
  • Réservation des hébergements
  • Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
  • Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

Locaux, outils et équipements et services « supports » employés par l’équipe projet :

  • Assure la gestion courante des besoins immobiliers de l’équipe projet
  • Assure la gestion courante du système informatique (S.I.) sécurisé dédié utilisé par l’équipe projet
  • Assure la gestion courante de tous les services support externes dont l’équipe peut avoir recours
  • Assure la gestion courante de tous les outils et équipements employés par l’équipe projet siège et terrain

Description du projet ou contexte

Expertise France met en œuvre un programme dénommé « Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel » consistant à appuyer le déploiement de cette Force conjointe à travers la fourniture de biens, services et travaux. Les biens, services et travaux en question concourent à soutenir la Force conjointe dans les domaines de la protection et de la sauvegarde des unités, la préparation à l’engagement, la mobilité tactique et stratégique (des bataillons) et du « Command and Control ».

Profil souhaité

  • Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en comptabilité, gestion administrative et financière, ou équivalent
  • Expérience de 2/3 ans sur un poste similaire
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité
  • Connaissance des procédures comptables et normes liées
  • Être méthodique et organisé.e
  • Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
  • Réactivité face à aux urgences
  • Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
  • Disponibilité et sens du service
  • Esprit d’équipe et force de proposition
  • Notions en anglais

Informations complémentaires

Lieu : 40 boulevard du Port-Royal - Paris 5

Type de contrat : CDDU de 12 mois

Date de prise de poste : janvier 2023

Package : entre 31,5 et 33 K€ selon profil - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur - titre-restaurant - accord télétravail

Date limite de candidature : 22/01/2023 15:01

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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