Le-la Chargé.e Administratif.ve et Financier.e est en charge de la planification, de la gestion et de la coordination des tâches financières, administratives, et comptables de trois projets menés en Amérique Latine, Haïti et Madagascar Il/elle est garant de la qualité des chiffres et produit les reportings financiers bailleurs. Il est rattaché fonctionnellement aux équipes projet (Chargés de projets et assistants de projets siège) et communique à une fréquence régulière les éléments financiers relatifs aux projets.

Activités de gestion administrative et contractuelle

• Participe à la mise à jour du manuel de procédures et contribue à l’élaboration des outils et procédures internes de gestion des projets, dans le respect des procédures internes d’Expertise France prenantes ;
• Accompagne l’appropriation des procédures et des outils par les équipes des projets et s’assure de leur bonne application par l’ensemble des parties;
• Élabore le plan de passation des marchéspour les services, subventions et fournitures; en assurer la mise en œuvre, le suivi et le contrôle, conformément aux procédures d’Expertise France, et au calendrier du programme; et le respect des réglementations des bailleurs
• Supervise la partie administrative des appels à projets (subventions) et comités d’évaluation;
• Contribue à l’identification des besoins et à la mise à jour des tableaux de bord/suivi existants en ce qui concerne la gestion administrative et contractuelle ;
• Gère les contrats en cours des projets en lien avec la Direction des affaires juridiques d’Expertise France ;
• Supervise la préparation et le lancement des appels à projets, et appuie les équipes des projets dans la gestion des subventions;
• Veille au classement des documents administratifs.

Activités de gestion financière et de logistique

• Met à jour les outils de suivi financier internes à l’Agence, conformément aux procédures et outils internes d’Expertise France ;
• En fonction des besoins, met en place des outils de suivi financier internes au projet et accompagne les équipes projet à leur appropriation ;
• Assure le travail de planification budgétaire annuel et pluriannuel et valide les demandes d’approvisionnement des projets ;
• Assure le suivi financier de l'exécution budgétaire des projets et est le garant de la conformité des dépenses réalisées dans le cadre des projets, selon les procédures internes à Expertise France, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Prépare le reporting financier bailleur (contractuels) selon les procédures en vigueur ;
• Prépare la clôture budgétaire annuelle et les audits, avec l’appui de l’assistant de projet ;
• Avec l’appui de l’assistant de projet, assure la gestion des aspects logistiques du projet (voyages et missions, frais, visa, moyens divers de fonctionnement...).