Réf.
2022/AAEF/8599
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Secteurs d'activité
Menaces globales et criminalité organisée
Date limite de candidature
05/12/2022 23:59
Contrat
Salarié
Durée
28 mois
Assistant de projet administratif et financier (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité - P2S > Pôle Menaces globales et criminalité organisée
Mis en ligne le : 07/02/2023
ASIE
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
AMÉRIQUES
EUROPE CONTINENTALE
OCÉANIE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
MISSIONS :
Sous la responsabilité directe et la supervision du coordinateur du projet, et en lien avec l'équipe d'appui située au siège, le comptable du projet est chargé de :
Mettre en place le bureau du projet :
- Assister le coordinateur du projet dans toutes les questions financières liées à l'ouverture du bureau du projet.
- Assister le coordinateur du projet dans l'ouverture d'un compte bancaire
- Assurer la liaison avec les autorités nationales pour les questions administratives (enregistrement, exonérations fiscales, visas, etc.).
- Toute autre tâche nécessaire
Gestion financière :
- Assurer le traitement comptable quotidien (édition, contrôle des pièces comptables, etc.) ;
- Assurer la gestion quotidienne de la petite caisse ;
- Enregistrer les opérations dans les livres de caisse et de banque, selon les procédures d'Expertise France ;
- Assurer l'indexation et l'archivage des documents administratifs et financiers ;
- Vérification des pièces justificatives, accompagnant les dossiers de paiement ;
- Gestion et suivi des dépenses du compte bancaire local (classement des documents, comptabilisation et saisie des comptes, tableau des dépenses, etc...).
- Appuyer le chef de projet basé à Paris dans la préparation des rapports financiers du projet.
- Apporter un appui technique lors des audits ;
- Préparation de l'envoi des archives financières administratives au siège de EF.
- Préparer et suivre la procédure de demande d'exonération de la TVA auprès des autorités.
- Gestion des dépenses de terrain et des experts,
- Suivi des journaux de caisse et de dépenses,
- traitement des bons à payer
- suivi des paiements,
- participation à la clôture du budget annuel
La liste des tâches n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins du projet.
La gestion des achats/contrats :
- Mise à jour du plan de passation de marché du projet en coordination avec le coordinateur du projet et les experts techniques.
- L’organisation des consultations :
- Monter les dossiers de consultation : rédaction des contrats et des documents de procédure.
- Participe à l'élaboration des cahiers des charges
- Participe à l'analyse des offres
- Signature et archivage des contrats (dossiers d'appel d'offres, contrats, procès-verbaux de passation de marchés, grilles de sélection, circuits de signature, archivage des documents, etc.)
- Négociation des contrats avec les co-contractants
- Réalisation de la procédure de due diligence
- Suivre l'exécution des contrats et des bons de commandes
- Participer au processus d'audit des projets pour l'aspect contractuel
- Appui au suivi administratif RH (formulaire de publication, contractualisation, avenants, rupture de contrat, gestion des congés, etc ;)
- Appuyer le coordinateur du projet et l'équipe pour toute autre tâche nécessaire au bon déroulement du projet.
La liste des tâches n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du projet.
Description du projet ou contexte
L’Union Européenne (UE) lutte contre les menaces qui affectent ses lignes de communication maritimes depuis le lancement du programme Routes Maritimes Critiques (CMR) en 2009, notamment en soutien au Code de Conduite de Djibouti. CRIMARIO I (2015 -2019), une des initiatives du programme CMR couvrant la région de l’océan Indien occidental, a été élaborée pour renforcer la connaissance du domaine maritime (MDA, Maritime Domain Awareness) par le biais du partage de l’information, du renforcement des capacités et dela formation. Cet objectif a été atteint grâce à la mise en œuvre de la plateforme IORIS, un outil de partage de l’information et de gestion des incidents en mer et un programme complet de formation en analyse et visualisation des données. CRIMARIO II suit une approche centrée sur les résultats et les opportunités CRIMARIO II s’appuie sur l’expérience de CRIMARIO I en étendant son cadre géographique vers l’Asie du Sud et du Sud-Est en vue de contribuer à un espace maritime plus sûr, grâce à une coopération intersectorielle, inter-administrations et interrégionale renforcée. Alors que le développement du partage de l’information d’intérêt maritime reste l’un des piliers de CRIMARIO, le périmètre de la phase II s’élargit à d’autres aspects, tels que l’application de la loi en mer. Plus précisément, les trois objectifs interdépendants1du projet sont:
Objectif 1:améliorer l’échange et l’analyse d’informations, ainsi que la gestion des crises et incidents;
Objectif 2: renforcer la coopération inter-administrations en matière de surveillance maritime, de police, d’enquêtes et de questions judiciaires; et
Objectif 3: faciliter la mise en œuvre des instruments juridiques internationaux et des accords régionaux.
Ce projet de 5 ans, d'un montant de 17,5 millions d'euros, est mis en œuvre par une équipe de 11 experts clés. L'expertise à court terme renforce l'équipe permanente.
L’Assistant administratif et financier du projet sera chargé de la gestion financière quotidienne du projet, et veillera au bon déroulement des paiements et à l'établissement de rapports précis sur l'état des finances du projet.
Profil souhaité
- Formation supérieure en gestion administrative et financière, comptabilité.
- Bonne maîtrise des outils de bureautique Pack, notamment Word et Excel ;
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant ;
- Être méthodique, organisé et réactif ;
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome ;
- Excellente expression écrite et orale en anglais et français
Informations complémentaires
Les candidats intéressés par cette opportunité sont invités à déposer leur candidature dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité d'une présélection avant cette date.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.