Sous la supervision du/de la chef.fe de projet terrain et en lien avec l’équipe siège d'Expertise France, l’expert.e Actions communautaires organise la programmation des actions communautaires sur la base des objectifs du projet dans une approche Ne Pas Nuire, supervise, coordonne et contrôle les contrats et activités des OSC sélectionnées en veillant à leur cohérence avec les objectifs du projet KARIYA et les attentes des bénéficiaires.  

L’expert.e assure le lancement et le suivi des subventions à destination des OSC dans chaque région du projet (Niamey, Maradi et Zinder) en lien avec le/la chef.fe de projet terrain et les équipes siège.

Préparation des contrats de subvention :

• Elaboration d’un manuel de procédures adapté au projet ;
• Rédaction du programme de subventions et actions communautaires
• Création et lancement des appels à projets ;
• Appui à la rédaction des contrats de subvention (appels à projets et/ou gré à gré) ;
• Réalisation de diagnostics des capacités organisationnelles et financières des OSC soumissionnaires ;
• Est force de proposition auprès du comité d’évaluation pour analyser et mitiger les risques soulevés ;
• Sélection des offres et contractualisation ;
• En appui avec le responsable financier terrain, estime le besoin d’accompagnement des OSC sélectionnées pour assurer leur montée en compétence, effectue les formations aux procédures relatives aux aspects administratifs et financiers des subventions d’Expertise France et s’assure de leur appropriation ;

Suivi de la mise en œuvre des contrats de subvention :

• Assure le suivi technique des projets de subventions, en lien avec le chargé de suivi de subvention, le/la chef.fe de projet terrain et les équipes siège ;
• Assure la liaison avec les OSC sélectionnées et les appuie tout au long de la mise en œuvre des activités.
• Avec l’appui du responsable financier terrain, participe à la définition et formalisation des outils de suivi des subventions (tableau de bord de gestion administrative des contrats, fichier de reporting financier, suivi des dépenses, etc) ;
• S’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, etc.) pour informer le/la chef.fe de projet terrain et l’équipe siège sur l’avancée des contrats et alerter en cas de possibles dérives ;
• Contrôle la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers) ;
• Certifie le contrôle des pièces justificatives transmises par les partenaires
• En lien avec le responsable financier terrain et le chargé de suivi des subventions, appuie à la validation des rapports financiers des partenaires
• Assure la transmission du rapport périodique

Résultats attendus (se référer au point précédent)

• Les actions réalisées par les OSC sélectionnées sont en cohérence avec les objectifs du projet KARIYA et les attentes des bénéficiaires ;
• Les procédures administratives et financières relatives aux subventions d’Expertise France sont comprises et respectées par les OSC ;
• Les livrables demandés (manuel de procédure, participation aux rapports semestriels, approche ne pas nuire, dossier de programmation et tout autre livrable nécessaire pour rendre compte des activités) sont réalisés rapidement et de manière efficace ;
• Des outils de suivi des subventions sont développés et partagés avec le/la chef.fe de projet terrain et l’équipe siège.

Méthodologie

• L’expert.e Actions Communautaires devra mettre en œuvre une stratégie de suivi des projets des OSC avec des outils adaptés au projet KARIYA - Protection Civile au Niger.
• La prestation nécessite une étroite collaboration entre Expertise France, l’équipe basée au siège et le chef de projet terrain.
• La méthodologie, les livrables et les résultats attendus devront respecter les règles de l’AFD.