Sous la direction du chef du projet d’appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel, et plus globalement sous l’autorité du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) et du pôle Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité (RFDS) d’Expertise France, le.la chargé.e des relations partenariales et du reporting aura comme missions principales d’assurer le reporting narratif et technique du programme, d’animer les relations partenariales avec le bailleur européen et les parties prenantes françaises du programme et veiller à une bonne coordination entre le programme et l’écosystème de l’Agence.

Il/elle sera également amené.e à suivre la mise en œuvre du plan de communication du programme, en lien avec l’équipe terrain du projet, et d’assurer des fonctions de représentation du programme lors de différents événements officiels (séminaires, conférences, réunions de haut niveau) en fonction du besoin.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les membres de l'équipe projet au siège et sur le terrain, notamment le Chef de projet ainsi que son/sa futur.e binôme, le/la Chargé.e suivi-évaluation-apprentissage.

Missions et activités

 Ainsi, ses principales responsabilités seront les suivantes :

1. Animer les relations partenariales du projet et assurer le suivi des relations contractuelles avec le bailleur

• Assurer le suivi et le traitement des sollicitations émanant du bailleur ou des parties prenantes du programme ;
• Assurer le suivi des interactions entre l’Agence et les parties prenantes institutionnelles aux niveaux européen et français sur les thématiques ayant trait à la mise en œuvre du programme ;
• Préparer des points de situation/supports de communication institutionnelle adaptés au profit des parties prenantes internes (hiérarchie) ou externes (bailleur, ) de type éléments de langage ;
• Assurer le suivi des relations contractuelles avec le bailleur et participer à la préparation et/ou à l’actualisation des documents stratégiques du programme dans le cadre de potentiels avenants à la Convention de délégation : mise à jour de la description de l’action, rédaction de correspondances officielles vers le bailleur, ;
• Assurer un suivi, en lien avec l’équipe terrain, des interactions du programme avec les bénéficiaires sur le terrain d’intervention ;
• Assurer une veille institutionnelle de l’activité des parties prenantes du programme (Commission européenne, Service européen pour l’action extérieur, Délégation de l’Union européenne dans les pays bénéficiaires, ministère etc.) ;
• Assurer au besoin la représentation du projet lors de rencontres institutionnelles de haut niveau, de séminaires ou de colloques organisés sur des thématiques d’intérêt / lors de missions sur le terrain (région du Sahel).

2. Mise en œuvre du reporting narratif et technique du programme

• Préparer les documents de reporting contractuels : collecter les données et informations relatives au programme, les analyser et établir les différents documents, comptes-rendus périodiques issus de cette analyse en lien avec le reste de l’équipe projet ;
• Assurer la bonne transmission des documents concernés vers le bailleur et les parties prenantes du programme dans les délais impartis (bases bimensuelle, mensuelle, trimestrielle et semestrielle) ;
• Consolider et au besoin mettre à jour à échéances régulières la liste de diffusion des documents de reporting ;
• Développer et mettre en œuvre une nouvelle architecture de reporting dans le cadre de l’obtention éventuelle de nouveaux financements sur le programme et identifier les parties prenantes à intégrer à la diffusion des documents produits ;
• Appuyer l’action du/de la futur.e binôme Chargé.e de suivi-évaluation-apprentissage dans le traitement, la collecte et l’analyse des données relatives au programme.

3. Veiller à la bonne coordination avec l’écosystème interne d’Expertise France

• Assurer un suivi des activités du pôle RFDS sur les thématiques ayant trait au programme ;
• Assurer la coordination de l’équipe projet avec le reste du pôle RFDS et le département P2S en participant, au besoin, aux activités transverses mises en place : événements internes, ateliers de réflexion, développement de nouveaux process, échanges d’informations thématiques ;
• Assurer la diffusion et la mise en valeur des avancées du programme en interne Agence : participer à l’intégration des nouveaux personnels du pôle, être en mesure de fournir une information adaptée à chaque interlocuteur ;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de la Coordination géographique Sahel de l’Agence (siège et terrain).

4. Assurer un suivi des activités de communication du programme

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur régional terrain du programme sur les thématiques ayant trait à la communication : suivi de la mise en œuvre des activités sur le terrain, appui éventuel à la contractualisation de prestataires (rédaction de termes de référence pour les activités, identification des prestataires, suivi de la facturation des activités) ;
• Assurer un suivi de l’application du plan de communication contractuel ;
• Assurer, en lien avec la Chargée de Communication, Reporting et Gestion des connaissances du département P2S, la collaboration avec le pôle Communication de l’agence pour tout besoin de communication du projet et l’animation du dialogue avec le réseau des Chargé.e.s de communication de l’agence.