Les principales missions confiées au/à la chargé.e de projets administratifs et financiers, en appui aux équipes projets du pôle, sont les suivantes :

Gestion administrative des projets :

• Contractualisation administrative avec des partenaires ;
• Contractualisation avec des experts ;
• Gestion passation de marché public (procédures : publication, suivi, attribution…) ;
• Accompagnement et formation à l’appropriation des procédures (internes et bailleurs) et des outils par les équipes des projets, contrôle qualité et force de proposition pour l’amélioration des procédures ;
• Gestion des problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet

Gestion budgétaire et financière :

• Appui à l’élaboration des documents financiers liés au développement, au montage et au suivi des projets (budgets projets, analyse de rentabilité, avenants budgétaires…) ;
• Participation aux comités de développement des projets à travers le montage et la présentation des Analyses de Rentabilité Interne (ARI) ;
• Création, mise en place, mis à jour des outils de suivi financier ;
• Exercices de prévisions d'exécution budgétaire ;
• Contrôle du respect des procédures internes d’Expertise France et des procédures bailleurs
• Planification budgétaire et plans de décaissements ;  Analyse de l'exécution budgétaire ; Suivi de l’exécution budgétaire : fiabilisation de l’information financière, supervision des rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense,  analyse des variations, appui au pilotage financier des projets ;
• Encadrement et appui technique des assistant.e.s de projets administratifs et financiers ;
• Supervision de la tenue des journaux de dépenses, avances ;
• Contrôle qualité des reporting financiers bailleur (contractuels) ;
• Encadrement des exercices de clôture budgétaire trimestrielle et annuelle ;
• Gestion des audits (préparation, vérification des pièces, lien avec les auditeurs, capitalisation). ;
• Suivi de la refacturation de la masse salariale liée au portefeuille de projets.
• Référent.e des équipes projet sur terrain en matière administrative et financière, le/la Chargé.e de projet travaillera directement avec les responsables des différents projets sur ces aspects, en dialogue avec les Chargé.e.s de projet assurant le pilotage opérationnel au siège.
• Des déplacements ponctuels à Bruxelles ou dans les pays d’intervention du pôle sont à considérer.