Réf.
2022/ADPVEES/8402
Type d'offre
Experts
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
17/10/2022 14:41
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
Assistant(e) projet - voyages et évènementiel (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité - P2S > Pôle Menaces globales et criminalité organisée
Mis en ligne le : 05/10/2022
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
AMÉRIQUES
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
Description de la mission
Les principales missions confiées à l’Assistant.e du projet SEACOP sont les suivantes (les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives):
- Organisation et gestion en direct des déplacements des membres de l'équipe projet et des bénéficiaires (animateurs, experts, formateurs, stagiaires..) en collaboration avec un prestataire voyages (FCM)
- Organisation d'événements (formations, réunions de haut niveau...) en Afrique de l'Ouest et en Caraibes : Identification, négociations et suivi des prestations locales sur le lieu de mission (traiteur, interprète, Hotel, transport…
- Réservation des billets d’avion/train et location de voitures
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Mise en payement des prestations
- Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives
- Elaborer des contrats simples avec les prestataires (hotel, traiteur...)
- Accompagner les missionnaires dans l’organisation de leur mission
- Préparer et suivre les demandes de notes de frais
- Appliquer le processus sécurité pour établir des ordres de missions
- Collecter les pièces justificatives pour archivages (factures / cartes d’embarquement /Listes de présence signées….)
Description du projet ou contexte
L'assistante de projet travaillera sous la supervision de la Responsable du projet SEACOP au sein d'Expertise France et bénéficiera de l'appui de l'Unité Sécurité maritime à laquelle le projet SEACOP est rattaché.
Le projet SEACOP V est un projet d'aide publique au développement financé par l'UE et mis en oeuvre par l'opérateur public Expertise France. Il vise à renforcer la lutte contre les trafics maritimes, notamment drogues, entre l'Amérique Latine, la Caraïbes et le Golfe de Guinée (19 pays), notamment en organisant des formations et séminaires dans l’ensemble des pays partenaires.
L'équipe actuelle SEACOP est composée de 6 personnes, basées à différents endroits géographiques, de nationalités différentes. Les langues de travail sont l'anglais et le français
Profil souhaité
Qualifications et compétences :
- Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…)
- Être méthodique & organisé.e
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
- Réactivité face à aux urgences
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
- Disponibilité et sens du service Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
Informations complémentaires
- Type de contrat : CDDU 12 mois
- 100% télétravail avec déplacements ponctuels au siège d'Expertise France et sur le terrain
- Date de prise de fonctions : Au plus vite
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.