Réf.
2022/ADPLCDMCD/8400
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDD
Date limite de candidature
19/10/2022 23:59
Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise
Durée
6 mois renouvelables
ASSISTANT(E) DU POLE LOGISTIQUE CELLULE D'APPUI MUTUALISE (CAM) COTE D'IVOIRE (H/F)
Coordination géographique - Représentations à l’étranger > Côte d’Ivoire
Mis en ligne le : 05/10/2022
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
CÔTE D'IVOIRE
ABIDJAN
Description de la mission
Les principales missions confiées à l’assistant(e) logistique sont les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, réunions, activités de communication, accueil lors de certaines activités...)
- Assure le lien entre la CAM et les équipes projet et prépare les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités
- Appuie la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio en lien avec le chargé des moyens généraux
- Assure l’organisation des pauses café et déjeuner en lien avec la chargée logistique et événementiel.
- Assure la gestion des feuilles d’émargement
- Assure en lien avec l’équipe projet et le chargé de communication, la confection des attestations de participation/formation
Missions/voyages :
- Appuie la chargée logistique et évènementiel dans l’organisation des missions, événements et voyages des équipes projet, des experts et du personnel de la CAM .
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés du siège et l’équipe logistique : déplacements, hébergement, per diem, remplissage de la documentation sûreté, documentation projets...
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs du pôle logistique .
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques (CR de réunions, rédaction de courriers…) du pôle logistique
Archivage :
- Met en œuvre la procédure d’archivage du pôle logistique
- La préparation des documents en vue de leur numérisation (mise en ordre ; dépoussiérage des Documents) ;
- La réception, l'identification et l'enregistrement des documents à numériser ;
- La numérisation des ouvrages (plans, calques, livres, photos, tableaux et œuvres d'art)
- Le traitement des données pour alimentation des bases de données ;
- Le stockage des données sur supports numériques sur CD et DVD en version imprimable ;
- L'archivage des documents de la passation des marchés ;
- L'installation, la mise à jour et le paramétrage du système d'exploitation et des logiciels de l'environnement utilisateur (bureautique, services, réseaux) ;
- La gestion et la maintenance du parc matériel, logiciel et l'optimisation de son utilisation ;
- La maintenance des bases de données documentaires, le diagnostic des défauts, leur correction, et leur utilisation ;
- L'exploitation des outils informatiques associés à l'administration des bases de données documentaires ;
- Le transfert des documents au dépôt d'archives et la recherche documentaire ;
- La mise en rayonnages des documents numérisés puis leur mise en boite ;
- L'alimentation de base de données documentaire ;
- L'analyse (description physique et intellectuelle des documents) ;
- L'intégration de revues électroniques ou articles scientifiques dans la base de données GED.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD) pour un monde en commun.
L’Assistant(e) du pôle logistique est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et Évènementiel de la Cellule d'Appui Mutualisé (CAM) d'Expertise France.
Il/elle assure un appui administratif, logistique, en communication et, s'occupe de l’archivage des documents du pôle logistique.
Il/elle appuie le département logistique dans l’organisation et la mise en place des activités, de la gestion administrative et logistique du bureau et des missions en lien avec le différents pôles de la CAM.
Profil souhaité
- Diplôme supérieur (licence minimum) en logistique, assistanat de direction, gestion administrative, sciences de gestion
- Expérience réussie d’au moins 1 an sur un poste similaire ;
- Multidisciplinarité un atout (parmi, communication, secrétariat, logistique, administration,) ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet un atout ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée;
Aptitudes
- Sens de l’organisation et rigueur ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie et réactivité ;
- Capacité d’adaptation ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Bonne maîtrise du français (écrit et oral) et possiblement de l’anglais
Informations complémentaires
Type de contrat : CDD via cabinet de portage de 6 mois renouvelables
Date de prise de fonction : Dès que possible
Rémunération mensuelle brute : selon profil
Le dossier de candidature est à envoyer avant le 20 octobre 2022
Il doit être constitué de :
- Votre CV avec mention de 3 références avérées
- Votre lettre de motivation
Une attention particulière sera portée sur la qualité de votre rédaction
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.