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Réf.
2022/ADPAEF/8238

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Date limite de candidature
11/09/2022 12:11

Contrat
Salarié

Durée
7 mois

Description de la mission

Gestion administrative :

  • Est en charge de la gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.)
  • Est en charge de la gestion et de la mise à jour des données identitaires du projet sur le logiciel ERP Atlas
  • Génère la demande d'ajout du code analytique projet dans nos outils
  • Prépare et gère des contrats d’expertise et prestation de services liés aux projets
  • Est en charge de la gestion et du suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l'offre, etc.)
  • En lien avec le/la chargé(e) de projet, suit les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.)
  • Réalise les vérifications de compliance "Accuity/ EDES" dans le cadre des marchés attribués par l'Agence
  • Est en charge de la gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation                                                             
  • Fait le suivi et l'archivage des contrats partenaires/bénéficiaires/ et tout document ou pièces justificatives liées au projet y compris financiers et de logistique des missions

Gestion budgétaire et comptable :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.
  • Assure la logistique des participants des missions/évènements
  • Prépare et fait valider les ordres de mission                       
  • Réserve les billets d'avion, les hébergement des participants missions/ évènements                                                                           
  • Prépare et procède au paiement des PERDIEM /ERF des missions                                                        
  • Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions

Gestion budgétaire, financière et comptable

  • Vérifie la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement
  • Prépare les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise
  • Met à jour le JDD (journal de dépenses) sur les outils internes
  • Paramètre le suivi financier en début de projet
  • Met à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
  • Contribue à l'élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ou RAF des projets
  • Clôture les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets
  • Réalise des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
  • Contrôle les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l'Agence                        
  • Prépare et gère les audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
  • Gère et suit les journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
  • Gère et suit les engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP
  • Suit la facturation et l'encaissement des bailleurs

Communication

  • Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, ...).                                        

Appui transversal                                                                          

● Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc...) et du département                                                                    

Description du projet ou contexte

Direction des opérations – département Gouvernance, Justice et droits humains

Au sein du département Gouvernance, Justice et Droits Humains (GJDH - 62 personnes), sous la supervision d’un-e- responsable de pôle ou de la directrice adjointe et de la CAF, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion administrative, financière, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication du/des projets sur lequel il/elle est rattaché(e).

Profil souhaité

Formation : Diplômé(e) d’une formation supérieure d’une école de commerce ou cursus universitaire, avec une spécialisation en contrôle de gestion financière ou audit.

 Expérience : Vous avez une expérience réussie dans un poste similaire d’au moins 3 ans, vous êtes habitué à travailler dans un environnement dynamique et avez la capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

 Compétences recherchées :

  •  3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière dans le domaine de la coopération internationale;
  • Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique;
  • Expérience en gestion de projets internationaux et connaissance des exigences liées aux financements publics;
  • Connaissance des règles des bailleurs institutionnels (Union Européenne, AFD, etc.);
  • Maîtrise confirmée d’excel;
  • Rigueur, sens de l’organisation;
  • Proactivité;
  • Aisance relationnelle (nombreux contacts en interne et en externe).

Langues : La maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) serait un plus

Informations complémentaires

Lieu : 40 boulevard du Port-Royal – 75005 Paris

Type de contrat : CDD d'usage - remplacement

Date de début : Au plus vite

Rémunération : 2 400 - 2 600 € brut mensuel selon profil + part variable de 2% + 13ème mois – mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur – titre-restaurant – télétravail & flexoffice– etc.

Date limite de candidature : 11/09/2022 12:11

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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