MISSION : Les principales responsabilités confiées au/à la Coordinateur (trice) sont les suivantes :

• Responsable de la gestion opérationnelle du projet. Il/elle soutient l’équipe technique dans la planification des activités et dans leur budgétisation. Il/elle coordonne les activités et assure leur suivi. Soutenu par une équipe comptable et logistique à Hanoi et au siège d’Expertise France (EF), il/elle supervise la gestion des aspects logistiques, financiers et administratifs liés aux activités.
• En tant que mandataire d’Expertise France au titre du compte projet, contrôle les paiements et supervise la bonne tenue du compte bancaire projet en lien avec l’assistant comptable
• Garantit le respect des procédures administratives, financières et logistiques d’EF
• Contribue au développement de la stratégie projet aux cotés de l’équipe technique et de la Commission européenne (INTPA, FPI)
• Vérifie la cohérence de la planification des activités proposées par l’équipe technique à la stratégie du projet. En lien avec le chargé de portefeuille au siège, il/elle suit très régulièrement la progression du projet et veille au respect de la planification, des prévisions budgétaires et des échéances de livrables (annuels, intermédiaires, compte rendu d’évènement…) ;
• Revoit et consolide les rapports soumis par l’équipe technique (annuels, intermédiaires…) avant leur envoi au siège ;
• Assure le bon fonctionnement du bureau projet, supervise et planifie le travail des assistants et s’assure que les services et équipements garantissent un niveau de performance satisfaisant ;
• Est responsable de l’actualisation et des enjeux contractuels relatifs à la base de données des experts courts termes (roster) et des contacts du projet dans la région,
• Supervise le développement, la mise en œuvre et le reporting du plan de communication et de visibilité du projet ;
• Garantit le bon niveau d’information du siège en maintenant un suivi régulier des activités et de l’actualité du projet (points de situation hebdo/mensuels…), en conservant une vigilance sur les points critiques pouvant affecter la bonne exécution du projet ; agit comme point d’entrée unique pour le siège auprès de l’équipe projet à Bruxelles ; informe le Bureau EF de Hanoi régulièrement ; facilite une bonne coordination avec les tutelles, acteurs institutionnels, autorités compétentes et partenaires techniques ;
• Est responsable, en lien avec le chargé de portefeuille au siège, de la conformité du projet aux prérequis de la Commission Européenne en matière de reporting, d’audit, d’achat et de visibilité ; ainsi qu’aux procédures internes d’Expertise France ;
• Responsable des passations de marché en lien avec le siège selon les montants engagés ; et avec l’appui des équipes support dédiées au sein du bureau à Hanoi ainsi qu’au siège ;
• Participe aux comités de pilotage des projets et en assure le secrétariat ;

Recherche et facilite avec les experts le développement et le maintien de partenariats à même de renforcer le positionnement du projet et le succès des activités proposées