DESCRIPTION DE LA FONCTION : 

Gestion administrative :

• En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : formatage et enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, élaboration des contrats… ;
• Appui les chargés de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Sur demande des chargés de projets et en fonction des besoins, appui administratif à la passation des marchés (enregistrement des documents, préparation des éléments contractuels, etc.
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédaction de Comptes Rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Gestion budgétaire et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique :

• En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).

Appui transverse :

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;