Description de la mission

Identifier les besoins en matière d'approvisionnement (expertise, équipement, prestation de services) en étroite collaboration avec l'équipe du projet et mettre en œuvre les processus d'approvisionnement.

• Soutenir l'équipe de projet dans l'identification des besoins en matière d'achats (identification des procédures, élaboration de rétroplanning, identification des types de contrats) ;
• Assurer la préparation des dossiers d'appels d'offres : appui à l'équipe de coordination et de suivi, revue des documents techniques, rédaction des documents administratifs, suivi du processus de validation ;
• Assurer le respect des procédures d'appels d'offres publics : responsable de la publication des dossiers d'appels d'offres, de la réception et de l'ouverture des plis (en coordination avec le service juridique d'Expertise France), appui et revue de l'analyse des offres, responsable de la notification (le cas échéant), rédaction des lettres et rapports ;
• Gérer l'outil informatique utilisé pour les appels d'offres ;
• S'assurer que les dossiers d'appels d'offres sont complets et archivés selon les procédures internes.

Superviser l'équipement des bureaux en collaboration avec les assistants.

• Assurer la capitalisation des listes de prix et des fournisseurs, ainsi que la documentation relative aux règles d'import-export, aux taxes et droits, etc.. ;
• Superviser la consolidation des plans d'achat et assurer la préparation des dossiers d'appels d'offres entre les différents projets ;
• Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, des délais et des méthodes de livraison ;
• Assurer les relations avec les fournisseurs ;
• Assurer la mise en œuvre légale des contrats et cadres pour les ressources humaines (agence d'externalisation) et autres (événements, communication, voyages, bureaux, etc.) ;

Assistance à l'élaboration, à la passation de contrats et au suivi des subventions

• Fournir des conseils sur les processus d'attribution des subventions ;
• Contribuer à la rédaction et à la révision des dossiers d'appels d'offres en coordination avec l'équipe de projet ; publier et suivre les processus d'appels d'offres ;
• Assurer la réception et l'ouverture des offres, vérifier les documents reçus à chaque étape du processus, organiser les comités d'évaluation, assurer la liaison avec les évaluateurs, être la personne de référence pour la rédaction des analyses et des conclusions, superviser les échanges avec les soumissionnaires dans les délais requis, assurer l'archivage des offres, veiller au respect du calendrier ;
• Valider la sélection des bénéficiaires selon les procédures EF ;
• Préparer les contrats de subvention en coordination avec le département juridique d'Expertise France en France ;
• Assurer le suivi des clauses du contrat : livrables (rapports narratifs et financiers/calendriers en coordination avec l'équipe opérationnelle, et vérifier et valider les paiements ;
• S'assurer que les règles d'Expertise France sont appliquées par les bénéficiaires ;
• Former les bénéficiaires aux règles d'Expertise France si nécessaire ;
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques..

Capitalisation et rapports

• Développer et mettre en place des outils internes pour assurer le respect des termes des contrats, notamment en termes de délais et de livrables ;
• Rappeler aux équipes et aux fournisseurs/bénéficiaires les échéances, les jalons et les éléments livrables afin de garantir le respect des conditions contractuelles ;
• Rédaction de rapports mensuels sur les achats ;
• Superviser l'archivage des documents juridiques pour les bureaux et les projets.