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Réf.
2022/UADPAEF/7326

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Date limite de candidature
31/01/2022 23:59

Contrat
Salarié

Durée
12 mois

Description de la mission

MISSIONS : Les principales missions confiées à l’assistant.e de projets sont les suivantes :

 

Gestion administrative

  • Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives,
  • Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
  • Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

 

Gestion financière :

  • Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
  • Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
    • Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;
    • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
    • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
    • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
    • Clôture de la comptabilité mensuelle
  • Suivi financier des projets :
    • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
    • élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.
    • suivi des paiements, relances et enregistrements.
  • Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Il/elle pourra, de manière marginale et ponctuelle, appuyer également la gestion logistique des projets :     

  • Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
  • Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
  • Gestion des avances de per diem
  • Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
  • Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
  • Réservation des hébergements
  • Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
  • Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
  • Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle peuvent être proposés.

Description du projet ou contexte

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / pôle Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité

Sous la supervision du responsable de pôle et du/de la coordinateur.rice d’unité, qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative et financière des projets.

 

Le pôle « Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité » (RFDS) constitue l’un des cinq pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. L’Assistant.e de projets intégrera une équipe d’une vingtaine de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur les thématiques des renforcements capacitaires des forces de défense et de sécurité de pays partenaires, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, en lien avec les équipes de projet terrain. Les projets du pôle RFDS opèrent principalement en Afrique subsaharienne francophone et anglophone, et en région Moyen-Orient dans des pays où la langue de travail est l’anglais.

 

Le pôle s’est structuré en 2021 en deux unités thématiques (Renforcement capacitaire intégré et Réforme/Gouvernance des systèmes de sécurité) et une unité transverse en assurance qualité des projets. L’Assistant.e de projets travaillera au sein d’une des unités thématiques du pôle.

Profil souhaité

  • Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en gestion, comptabilité ou expérience professionnelle équivalente dans les domaines demandés pour le poste
  • Expérience réussie d’au moins 3 ans dans le secteur du développement et/ou de la coopération internationale et/ou dans l’assistance administrative, comptable, financière ;

Compétences techniques :

  • Excellente maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative et financière ;
  • Une connaissance des thématiques liées au secteur de la sécurité est un avantage ;
  • Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité
  • Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.

 

Compétences transverses :

  • Etre méthodique & organisé.e
  • Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
  • Réactivité face à aux urgences
  • Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
  • Disponibilité, patience et sens du service
  • Dynamisme et force d’initiative

Informations complémentaires

Lieu : 40 Bd port Royal 75005 Paris

Type de contrat : CDDU

Date de début : 01/02/2022

Conditions d'emploi : gratuité mutuelle et prévoyance – allocation télétravail – titre-restaurant

 

 

 

Date limite de candidature : 31/01/2022 23:59

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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