Basé.e à Moroni, le/la coordinateur.trice SERA coordonne et apporte un soutien méthodologique à l’ensemble des équipes-projets des 4 projets mis en œuvre par Expertise France dans le cadre du PDFC. Il.elle est le garant.e de la qualité et de la pertinence des activités SERA, des recommandations et analyses produites dans le cadre des projets mis en œuvre. Il.elle veille à l’intégration de la problématique « genre » et participe à la réflexion  engagée au sein d’Expertise France sur l’appui SERA mutualisé au niveau terrain.

Il.elle est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la direction des opérations. Il.elle travaille en lien fonctionnel avec la Coordinatrice Suivi-Evaluation-Capitalisation, la coordonnatrice géographique Océan Indien au siège d’Expertise France et les chefs de projets Expertise France des  4 projets PDFC. Il.elle est le/la reférent.e technique des expert.es en suivi-évaluation (court ou long terme) recruté.es sur chaque projet.

Les objectifs du poste sont les suivants :

• Contribuer à accroître l’impact des projets mis en œuvre par Expertise France en s’assurant de la mise en place d’un système de Suivi-Evaluation-Redevabilité et Apprentissage performant répondant aux engagements pris dans le cadre de la politique de S&E d’EF et la prise en compte du genre.
• Coordonner la planification et la mise en œuvre opérationnelle du dispositif SERA dans les projets mis en œuvre par EF et ses partenaires aux Comores afin d’atteindre les objectifs contractuels fixés avec la maitrise d’ouvrage et le bailleur (AFD).
• Accompagner le déploiement et le renforcement des capacités des équipes chargées du S&E des projets mis en œuvre par EF et ses partenaires aux Comores.
• Assurer et valider la qualité, la cohérence et la remise dans les temps des rapports de suivi et d’évaluation aux instances de gouvernance du programme.
• Développer un système de gestion des connaissances acquises à travers la mise en œuvre des projets afin qu’Expertise France puisse bénéficier de l’apprentissage et des leçons tirées de l’expérience pour améliorer ses pratiques et concevoir de nouveaux projets.
• Capitaliser l’expérience d’appui SERA mutualisé au niveau d’un pays.

Les tâches spécifiques confiées au coordonnateur SERA sont les suivantes :

1 - Mise en œuvre d’un cadre harmonisé de SERA au sein du bureau Expertise France à Moroni

• Développer et mettre en place un cadre SERA assurant la qualité et la cohérence en termes de Suivi-Evaluation et de rapportage au sein du bureau EF à Moroni (outils, processus, procédures, méthodologies harmonisés) en conformité avec la politique de S&E de l’Agence ;
• Développer et suivre la bonne mise en œuvre du plan annuel des activités SERA en collaboration avec les chargés de S&E de chacun des projets et en lien étroit avec les chefs de projets ;
• Sensibiliser les équipes projets aux enjeux et procédures du S&E ;
• Conseiller les chefs de projets pour que les données collectées soient utilisées pour prendre des décisions opérationnelles appropriées et pour répondre aux engagements contractuels vis à vis des bailleurs de fonds et aux exigences de redevabilité interne.
• En étroite collaboration avec la coordinatrice Genre du siège, veiller à ce que les processus, les méthodologies et les outils prennent en compte le Genre ;
• Soutenir le développement d'initiatives de redevabilité pertinentes et accompagner les efforts pour documenter l'impact des activités d’EF aux Comores. Organiser régulièrement des temps d’apprentissage et d’échange de pratiques entres les équipes projets du PDFC.
• Contribuer à l’expertise SERA d’Expertise France en capitalisant et en transmettant au siège les outils et méthodologies utilisés au niveau du bureau EF Comores. Il/elle participe aux réunions de coordination technique S&E organisées par la coordonnatrice S&E du siège d’EF.

2 - Coordination et appui aux activités de suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage des projets

• Réaliser un diagnostic des systèmes S&E des quatre projets mis en œuvre, proposer et contribuer à mettre en place des améliorations tant sur le plan technique qu’organisationnel.
• Appuyer méthodologiquement et suivre les équipes projets dans :
• l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan SERA,
• la révision des indicateurs afin de les rendre SMART
• la création ou l’adaptation d’outils pour la mesure et le suivi des indicateurs du projet et d’impact des activités
• la création ou l’adaptation d’outils pour la collecte et la gestion de données quantitatives et qualitatives (incluant baseline/endline) comme l’élaboration des questionnaires pour les enquêtes, échantillonnage, mode de saisie, extraction des données utiles et interprétations
• la mise en place des mécanismes de reporting, appui aux exercices d’apprentissage et d’évaluation.
• Contribuer à la rédaction des termes de référence des évaluations et études, à l’organisation de ces évaluations/études et appuyer le processus de suivi des recommandations (interne et externes); Participer au recrutement des consultants/experts S&E externes pour répondre aux besoins des projets.
• Garantir la qualité et la pertinence des activités S&E mise en œuvre au sein des 4 projets, ainsi que de la qualité des données collectées et du respect des normes RGPD pour les bases de données; S’assurer du bon remplissage des différents outils en place par les équipes-projets permettant le suivi des indicateurs et le niveau d’atteinte des résultats (tels que définis dans les offres techniques) et de l’utilité des données collectées au pilotage des projets.
• Mettre en place un système de classement et d’archivage des données numériques et papier (rapports, questionnaires, etc.) centralisé à l’échelle du bureau d’EF;
• Participer aux exercices de planification, les revues de projet et les procédures d’apprentissage des projets concernés.
• Veiller au respect des échéances et de la qualité des rapports bailleur, au regard des standards EF et des exigences du bailleur de fonds. Il/elle appuie les équipes projet dans la préparation des rapports narratifs (rétroplanning, fourniture des trames à utiliser, identification des données à intégrer, élaboration de l'argumentation...). Il/elle organise la compilation, la relecture et la validation de l'ensemble des rapports produits sur le programme.
• Impulser et contribuer à la démarche de capitalisation et d’amélioration des méthodes et pratiques des projets par l’animation de temps d’apprentissage et d’échange d’expériences.

Structuration et accompagnement de l’équipe S&E

• En lien avec les chefs de projet, identifier besoins en Ressources Humaines et l’organigramme de l’équipe S&E du bureau, appuyer le développement des fiches de postes, organigrammes des équipes S&E des projets.
• Participer au recrutement de l’équipe S&E, à l’évaluation de la performance et au développement des compétences ;
• Identifier les besoins de développement de capacités S&E des équipes projets notamment dans les domaines de la collecte et analyse des données (méthode, formats, logiciels etc.), mesure des indicateurs et utilisation des outils S&E, etc.. et organiser des actions de renforcement ou de formation nécessaires.
• Animer le travail de l’équipe S&E (animation réunions d’équipe, suivi, points individuels, planning, répartition et la coordination du travail, etc.) en lien étroit avec leurs responsables hiérarchiques.
• Participer aux réunions de coordination avec les équipes-projets et les autres fonctions transverses du bureau Expertise France à Moroni ;

La liste suivante n’est pas exhaustive, les activités énoncées ne sont pas limitatives.