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Réf.
2021/CDFT/7220

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
09/01/2022 17:24

Durée
12 mois

Description de la mission

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
  • lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
  • renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.


Avec un volume d’activité de 191 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France en Côte d’Ivoire

Expertise France a dans le golfe de Guinée une présence forte. La région est la 2e zone d’intervention en Afrique subsaharienne. Expertise France y compte environ 100 agents, un nombre qui devrait croître encore avec une activité toujours croissante. Expertise France a environ 45 projets en cours représentant un volume globale de 140 millions d’euros (rapporté aux pays de la région). Comme dans toutes les zones, Expertise France intervient essentiellement à travers des projets régionaux qui représentent environ 50% de nos activités. Il faut cependant noter la proportion importante relativement aux autres régions des projets pays (près de 50%) et des financements AFD (proche de 30%).

La Côte d’Ivoire est le deuxième pays d’intervention d’Expertise France pour la région golfe de Guinée avec majoritairement des projets multi-pays et une équipe de 35 agents. Expertise France y intervient à travers des assistances à maîtrise d’ouvrage ou des gestions de fonds délégués sur des financements variés : principalement de l’Union Européenne (60%) et de l’AFD (25%). Expertise France dispose en Côte d’Ivoire d’un protocole d’établissement propre  qui facilite la mise en œuvre de ses projets. Le bureau pays est également ouvert depuis plusieurs années et devrait à terme devenir un bureau régional. Un coordinateur régional est basé à Abidjan depuis le 1er avril 2020. Son rôle est d’assurer le lien entre le siège, les projets de terrain, la direction régionale de l’AFD et le directeur d’agence, qui représente EF localement. Expertise France mène en Côte d’Ivoire des projets dans tous les secteurs d’intervention de l’agence. Majoritairement les projets concernent la sécurité (sécurité maritime, cybersécurité, lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) ou la gouvernance (lutte contre la traite des personnes, gouvernement ouvert, gouvernance financière et lutte contre la corruption). L’intégration en cours à l’AFD permet également d’initier une réflexion sur le développement de co-financements et un continuum d’actions avec les projets menés sur financements UE dans la zone, tout en associant plus étroitement les postes diplomatiques à ces projets.

Afin d’accompagner la croissance de l’activité dans le pays et la région et de renforcer le rôle de la Côte d’Ivoire comme pôle d’implantation régional, Expertise France y met en une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM) pérenne, mutualisant les fonctions transversales (administration, finances, achats, logistique) entre tous les programmes et projets mis en œuvre dans le pays. Afin de mettre en place et gérer cette CAM, Expertise France recrute :

Un.e Coordinateur/trice des fonctions transversales

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Abidjan est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur régional Golfe de Guinée. Il/elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des chefs de projets basés à Abidjan. Il pilote une équipe d’agents en charge des fonctions support de tous les projets. Son action s’insère dans la coordination des CAM menée par la cellule pilotage de la Direction des Opérations. Enfin, il est amené à être en interaction régulière avec la Direction des Fonctions Transversales au siège.

Description du projet ou contexte

MISSIONS :

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Dans un premier temps, le CFT devra mettre en place la CAM et participer à la fusion de l’ensemble des équipes supports des projets déjà en cours. Pour cela, il devra piloter les aspects organisationnels, RHs mais également accompagner les chefs de projets dans les révisions budgétaires de leurs projets.

Une fois la CAM mise en place, Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule : un.e RAF et un.e responsable des achats et logistique, chacun en charge d’une équipe dédiée. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage, des départements thématiques de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place de la cellule d’appui mutualisée

  • Appuie la définition de l’organigramme cible sur la base du travail en cours, ainsi que les attributions des différentes personnes ;
  • Recrute et accompagne les agents ;
  • Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain;
  • Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les projets ;
  • Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle régionale (mécanismes d’appui et de reporting) ;
  • Accompagne les projets dans la redéfinition de leur budget.

Management

  • Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
  • Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
  • Participe, en lien avec le référent sureté régional, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière

  • En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;
  • Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
  • Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
  • Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
  • Responsable de la sécurité financière ;
  • Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs
  • Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège

Passation de marchés et subventions

  • En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
  • Met en place, avec le responsable Contrats, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;

Logistique et Evènementiel

  • En lien étroit avec le/la responsable Logistique et Evènementiel : supervision des activités logistiques du bureau et des projets
  • Met en place le processus logistique de la CAM et le communique aux projets pour l’organisation d’ateliers, formations et évènements liés aux projets
  • Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des baux de location et informatique
  • Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau
  • Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs

Administration/RH

  • En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e responsable qui en a la responsabilité, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervision de la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation) ainsi que l’harmonisation d’une politique salariale (grille de salaires)  
  • Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets

Contrôle interne

  • Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation)
  • Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain

Profil souhaité

  • Master 2 en commerce, finances, logistique, RH, ou gestion de projet ;
  • Expérience réussie d’au moins 7 ans en coordination de fonctions support ;
  • Polyvalence souhaitable (finances, contractuel, logistique, administration, RH, audit, contrôle interne…) 
  • Expérience de travail dans un pays au contexte fragile
  • Expérience en ONG appréciée
  • Expérience en management d’équipes nationales et internationales et en conduite du changement
  • Bonne maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet 
  • Bonne maitrise des procédures UE/AFD
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word 
  • Maîtrise d’un logiciel comptable appréciée 
  • Très bonne maîtrise du français (écrit et oral)

Aptitudes

  • Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation 
  • Capacité de management et de coordination d’équipes multiples
  • Capacité de communication
  • Sens de l’organisation et rigueur 
  • Capacité à travailler sous pression 
  • Sens de la diplomatie

Informations complémentaires

Lieu : Lieu d’affectation Abidjan avec des déplacements à prévoir sur d’autres pays de la sous-région

Date limite de candidature : 09/01/2022 17:24

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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