1. Achats et contrats :

1/ Prendre en charge les besoins d'achats exprimés par le service prescripteur de la Direction des opérations d'Expertise France, depuis l'expression du besoin jusqu'à la signature des marchés, en conformité avec les règlementations en vigueur et les procédures de l'agence. 

Les tâches associées sont: 

• Définir les normes de qualité (technique et juridique) requises en concertation avec le service prescripteur ; le Département des affaires juridiques et les experts techniques ; 
• Consolider les cahiers des charges en lien avec les experts technique ; 
• Assurer l'élaboration et la consolidation des dossiers de consultation ; 
• Conduire, en lien avec les parties prenantes concernées, l'évaluation et l'analyse des offres ; 
• Conduire, avec le service prescripteur de la Direction des opérations et des experts techniques, les négociations sur les conditions d'achat, dans le respect de la réglementation ; 
• Assurer la coordination et le suivi de toutes les étapes d'admission/validation des dossiers jusqu'à la signature, en particulier avec le Département des affaires juridiques d'Expertise France.

2/ Suite à leur signature, assurer la planification, le pilotage et le suivi de la bonne exécution des contrats jusqu'à leur clôture

Les tâches associées sont :

• Suivre la bonne exécution de l'ensemble des engagements et obligations contractuels qui incombent à Expertise France ou à ses prestataires ; 
• Administrer les documents composant les contrats dans tout leur cycle de vie pour des contrats d'achats de biens, services et travaux ; 
• Gérer les relations avec les fournisseurs et les autres parties prenantes impliquées (e.g.: experts techniques, AMO, gestionnaire de projet, etc.) pour tous les aspects qui concernent l'application des contrats passés (e.g.: transports, livraisons, recettes, pénalités, etc.) ; 
• Anticiper tout élément pouvant amener à une modification ou à une adaptation des contrats passés avec des prestataires ; 
• Le cas échéant, préparer les propositions d'avenants aux contrats selon les besoins identifiés lors du suivi de l'exécution des contrats. Assurer toutes les étapes requises pour la validation des avenants, jusqu'à leur signature ; 
• Contribuer et/ou coordonner et/ou réaliser (selon les contrats) et suivre toutes les étapes d'admission et de validation liées à l'exécution des contrats (e.g.: notifications, recettes usine, réceptions, etc.) en lien avec les parties prenantes concernées (e.g.: experts techniques, AMO, gestionnaire de projet, etc.).

3/ Pilotage et suivi des approvisionnements

Les tâches associées sont : 

• En lien avec les Coordinateur(s)/Coordinatrice(s) de projets, Directeur(s)/Directrice(s) de programme(s), planifier, piloter, coordonner et suivre les opérations logistiques internationales – s’il y a lieu – menées par les fournisseurs et prestataires pour le compte d'Expertise France (colisage, expéditions par voie aérienne ou maritime, formalités douanières, etc.) ; 
• Piloter et suivre l'ensemble des flux internationaux d'équipements et de services, avec les fournisseurs d'Expertise France, jusqu'à la remise aux destinataires ; 
• Si nécessaire, contribuer aux demandes de licences d'exportation pour les équipements soumis à des régimes de contrôle et, le cas échéant, appuyer le service prescripteur d'Expertise France pour le suivi du respect des obligations légales (par Expertise France ou ses fournisseurs).

4/ Mettre en place et maintenir, pendant toute la durée du projet, les outils de planification et de suivi des engagements/décaissements

Les tâches associées sont : 

• Elaborer, en lien avec le service prescripteur, et mettre à jour systématiquement le tableau de suivi des contrats d'achats passés, sur la base d'un suivi administratif régulier de l'exécution des contrats ; 
• Rapporter les résultats des contrats, en termes de coûts, de performance, de qualité et de déla i; 
• Recenser et communiquer vers le service prescripteur les éventuels écarts ou incidents ;  
• Proposer et éventuellement assurer la mise en œuvre des mesures conservatoires/correctives appropriées ; 
• Recenser et communiquer vers le service prescripteur les "retours d'expérience" (RETEX) en continu sur la bonne exécution des contrats et la consolidation des évaluations post-contractuelles des fournisseurs ; 
• Fournir des conseils et des recommandations, notamment sur toutes les questions logistiques et d'approvisionnement à l'international (INCOTERMS®, modalités d'acheminement, optimisation des flux, etc.).

2. Subventions :

1/ Passation

• Instruire les appels à propositions visant à sélectionner une ou des organisations partenaires pour la mise en œuvre d'activités de médiation, de recensement et de mise en œuvre d'actions civilo-militaires au Burkina Faso et au Niger, notamment, préciser le contexte de la subvention, les objectifs et priorités, le montage budgétaire et les dispositions financières, préciser la présentation de la demande et les procédures à suivre, etc. ;
• Elaborer (avec l'appui d'experts court terme) les critères de sélection de l'organisation partenaire ;
• Elaborer (avec l'appui d'experts court terme) les critères de recensement et de sélection des activités civilo-militaires à mettre en œuvre ;
• Caractériser et définir la stratégie de prise en compte du Genre dans les appels à propositions et la mise en œuvre de la subvention ;
• S'assurer, en lien avec Expertise France, de la conformité des procédures d'appels à propositions avec les procédures internes et les réglementations en vigueur (règles bailleur(s), conformité avec les standards nationaux et internationaux pour la passation de subventions) ;
• Actions de compliance/due diligence, notamment en matière de circuits fiduciaires (comptes bancaires dédiés, conduits d’audits, contrôles sur pieces et contrôles physiques, etc.).

2/ Sélection

• Assurer la coordination avec les différentes parties prenantes pour les organisations des phases de sélections des entités partenaires ;
• Contribuer à l'évaluation technique et financière des propositions et assurer (éventuellement) les phases de clarification ;
• Contribuer au classement des propositions et formaliser/objectiver les évaluations ;
• S'assurer du respect des grands principes d'attribution des subventions (intérêt général, transparence, égalité de traitement, règle de non-profit, non-cumul, etc.) ;
• S'assurer de la solidité financière et organisationnelle des attributaires (organisation, comptabilité, contrôles interne/externe, due diligence, etc.) ;
• S'assurer de la sécurisation des engagements pris dans le cadre du contrat (transfert de risques, description de l'action, échéancier de préfinancement, etc.) ;
• Consolider les avis des comités d'évaluation et engager les actions correctives requises avant l'attribution définitive.

3/ Suivi

• Suite à la désignation de l'attributaire, conduire la phase de contractualisation en lien avec les parties prenantes concernées ;
• Assurer le suivi des activités, particulièrement en lien avec les équipes-projet ;
• Evaluer et valider la recevabilité des rapports (narratifs et financiers). Transmettre un avis argumenté à Expertise France sur la recevabilité des rapports et des demandes de versements selon les échéanciers établis ;
• Si nécessaire, élaborer et présenter à Expertise France, les mesures correctives à mettre en place ; en lien avec les équipes-projets, suivre la mise en œuvre des actions correctives choisies ;
• S'assurer du respect, par les organisations partenaires, des termes des contrats et des conditions générales/particulières ;