Au sein de l’équipe de projet, et tout particulièrement au sein de la cellule logistique export, en coordination étroite avec un/une gestionnaire de contrats en cours de recrutement au sein de la cellule achats et juridique, et sous l’autorité hiérarchique directe du chef de projet « Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel », qui relève du département Paix, stabilité, sécurité (P2S) de la direction des opérations (DO) d’Expertise France, le/la chargé/e de suivi logistique a pour rôle :

MISSIONS: Les principales missions confiées à l’assistant.e de projets sont les suivantes. Les trois volets peuvent être plus ou moins importants en fonction des besoins des projets et des orientations données par le Responsable de pôle et la Coordinatrice d’unité :

Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Gestion financière :

• Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
  • Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;
  • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
  • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
  • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
  • Clôture de la comptabilité mensuelle
• Suivi financier des projets :
  • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
  • élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.
  • suivi des paiements, relances et enregistrements.
• Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Gestion logistique :     

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets