Basé à Bamako, le poste est sous la responsabilité directe du Coordinateur des Fonctions Transversales de la Cellule d’appui mutualisée (CAM).

La/le responsable administratif est en lien avec les services financiers et administratifs au siège à paris.

En collaboration avec le CFT, elle/il est en charge de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative et financière au niveau du bureau de Bamako. Il est en appui au pilotage des activités financières des projets d’EF au Mali.

Elle/il supervise les équipes administratives et financières (caissier, comptables, assistant administratif, chargés de finance etc.) 

La/le RAF est en charge de préparer les reporting financiers internes et externes et les audits y afférant.

MISSIONS : les principales missions confiées au responsable administratif et financier sont les suivantes :

Gestion financière et budgétaire :

• S’assurer des informations contractuelles et financières disponibles
• Préparer et suivre les suivis financiers selon les formats établis chez Expertise France
• Vérifier les suivis financiers mensuels (imputation des dépenses, consommation, prévisions, etc.)
• Assurer la préparation les reportings internes à fréquence mensuelle auprès des chefs de projets
• Assurer la préparation des reportings externes (bailleurs de fonds)
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
• Préparer les exercices budgétaires mensuels et annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage)
• Suivre les affectations analytiques des centres de coûts et des personnels multi projets
• Proposer et mettre en place des contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières des projets
• Assister le CFT et les opérationnels dans la préparation de budgets pour les nouveaux projets ou les avenants budgétaires

Gestion de la comptabilité :

• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable
• Vérifier les journaux de banque et caisse incluant la mise en place de contrôles inopinés
• Préparer et envoyer le pack comptable mensuel au service de Trésorerie du siège d’Expertise France
• Préparer les documents de clôture comptable mensuelle, trimestrielle et annuelle
• Vérifier les documents comptables avant leur envoi au siège
• Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change….) dans les outils disponibles : ERP et fichiers Excel
• Superviser le contrôle des pièces comptables

Gestion de trésorerie :

• Superviser et compiler les prévisionnels de trésorerie de chaque projet
• Après validation du CFT, réaliser l’envoi au siège et suivre la réception des fonds
• Gérer les flux de trésorerie du bureau et garantir l’approvisionnement suffisant
• S’assurer de la sécurisation des fonds

Ressources humaines:

• Réaliser ou superviser la gestion des contrats des collaborateurs recrutés au Mali, dès la phase de recrutement, en lien avec le cabinet de portage et les équipes opérationnelles
• Organiser ou superviser l’accueil des nouveaux collaborateurs
• Superviser et contrôler la bonne exécution du contrat avec le cabinet de portage au Mali
• Travailler en lien avec le siège d’Expertise France à l’élaboration de grille salariale, points de règlement intérieur, éléments de politique salariale à établir pour le Mali
• Superviser l’envoi du pack RH au cabinet de portage chaque mois (suivi des contrats, suivi des congés, feuilles de temps etc.)
• Superviser et contrôler le respect du calendrier administratif par le cabinet de portage et les équipes opérationnelles

Gestion d’équipe :

• Accompagner et former l’équipe comptable et administrative
• Superviser l’équipe comptable et administrative
• Organiser les plannings de l’équipe administrative pour couvrir les absences éventuelles

Gestion et veille administrative :

• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et ressources humaines
• Proposer et participer à la rédaction ou à l’amélioration des procédures administratives ou financières
• S’assurer du suivi des contrats du bureau (location, sécurité etc.) en lien avec le service achats, le référent sureté et les services au siège
• Etre en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales
• Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes si nécessaire
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national