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Réf.
2021/ADP/6652

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
18/07/2021 16:36

Durée
6 mois

Description de la mission

En appui des chargé.e.s de projet, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)
  • Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...
  • Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
  • Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,...
  • Applique les procédures d’achat interne et externe

Gestion administrative/contractuelle :

  • Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
  • Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
  • Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
  • Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
  • Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
  • Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne

Gestion financière :

  • Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,
  • Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
  • Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
  • Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
  • Tient à jour les tableaux de bord existants,
  • Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),

Communication :

  • Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...).

Appui transversal :

  • Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc...) et du département

Description du projet ou contexte

Situation/position : Direction des opérations – Département Santé,  Pôle Afrique du Nord, Golfe de Guinée et Afrique de l’Est (AGA)

Au sein de la Direction des Opérations , au département santé, l'Assistant. de projet sera sous la supervision du responsable de pôle. L'assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives , mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet. Il/elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives au projet.

Profil souhaité

  • Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale
  • Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière 
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
  • Bonne connaissance de l’anglais
  • Des compétences juridiques seraient un atout
  • Sens de l’organisation et de la rigueur,
  • Réactivité, autonomie - travail en équipe
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe),

Date limite de candidature : 18/07/2021 16:36

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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