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Réf.
2021/UAAEF/6600

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
12/07/2021 10:55

Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise

Durée
24 mois

Description de la mission

L’assistant(e) administratif et financier est placé(e) sous la supervision hiérarchique de la responsable du pôle jumelages européens et gestion de projets bilatéraux. Ce dernier oriente et supervise son travail au sein du secrétariat basé à Bruxelles.

 

La supervision fonctionnelle est assurée par la chargée de projet siège à Paris, qui a pour rôle de le ou la former et de l’appuyer dans sa mission. L’assistant(e)  travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe conjointe du programme, avec des échanges fréquents avec la chargée de projets et l’assistante de projets d’Expertise France à Paris.

 

Il/Elle est au service des membres du Secrétariat, au premier rang des quels le directeur et le directeur adjoint, et travaille quotidiennement avec le chargé de projets ainsi que l’assistante de projets au siège à Paris, et selon les besoins avec des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur le projet, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

 

Le poste implique une grande autonomie, et un relationnel correspondant au travail dans un milieu européen, international et multiculturel, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais et du français.

 

Les principales missions sont listées ci-dessous (liste non-exhaustive) :

 

Gestion logistique :

  • Organisation et gestion en direct des déplacements des membres du Secrétariat en collaboration avec un prestataire voyages (contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts)
  • Réservation des billets d’avion/train et transport local
  • Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
  • Assure ou appuie l’organisation d’événements spécifiques (missions, séminaires et réunions)
  • Relations prestataires : traitement, négociation des devis, gestion des abonnements, contrôle de la facturation
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
  • Assurer la logistique et le bon fonctionnement quotidien du secrétariat : Approvisionnement en fournitures, consommables,…

 

Gestion administrative :

  • Réception des rendez-vous et accueils physiques
  • Gestion des courriers
  • Mise en signature des documents
  • Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées
  • Gestion des tâches administratives du Secrétariat et mise en forme des documents de travail (ERF…)
  • Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants

 

 

Gestion budgétaire :

  • Aide au suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
  • Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement
  • Appui lors des audits

Description du projet ou contexte

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement

 

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité d’environ 230 millions d’euros en 2019, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

En tant qu’opérateur, Expertise France gère les moyens techniques et financiers garantissant le  bon fonctionnement du SCS.

Le Secrétariat de la Coalition pour le Sahel (SCS) est un outil de mobilisation pour le Sahel institué corollairement à la création de la Coalition pour le Sahel lors du Sommet de Pau de janvier 2020.

Le Secrétariat de la Coalition pour le Sahel est basé à Bruxelles et compte environ 9 personnes, dont un Haut Représentant et son adjoint.

 

Profil souhaité

Qualifications et compétences

Formation supérieure Bac+2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière,

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)

Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…)

Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail

Réactivité face à aux urgences

Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)

Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)

Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral

 

Savoir-être (compétences comportementales)

Discrétion, confidentialité

Disponibilité et sens du service

Rigueur (méthodique & organisé(e))

Capacité à travailler en équipe

 

Expérience professionnelle

Expérience souhaitée d’au moins trois ans sur un poste similaire

Informations complémentaires

  • Lieu de la mission : Bruxelles, Belgique
  • Date de prise de fonction : 1er septembre 2021
  • Contrat : contrat de travail belge d’une durée d’un an renouvelable

Date limite de candidature : 12/07/2021 10:55

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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