L’assistant(e) administratif et financier est placé(e) sous la supervision hiérarchique de la responsable du pôle jumelages européens et gestion de projets bilatéraux. Ce dernier oriente et supervise son travail au sein du secrétariat basé à Bruxelles.

La supervision fonctionnelle est assurée par la chargée de projet siège à Paris, qui a pour rôle de le ou la former et de l’appuyer dans sa mission. L’assistant(e)  travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe conjointe du programme, avec des échanges fréquents avec la chargée de projets et l’assistante de projets d’Expertise France à Paris.

Il/Elle est au service des membres du Secrétariat, au premier rang des quels le directeur et le directeur adjoint, et travaille quotidiennement avec le chargé de projets ainsi que l’assistante de projets au siège à Paris, et selon les besoins avec des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur le projet, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

Le poste implique une grande autonomie, et un relationnel correspondant au travail dans un milieu européen, international et multiculturel, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais et du français.

Les principales missions sont listées ci-dessous (liste non-exhaustive) :

Gestion logistique :

• Organisation et gestion en direct des déplacements des membres du Secrétariat en collaboration avec un prestataire voyages (contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts)
• Réservation des billets d’avion/train et transport local
• Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Assure ou appuie l’organisation d’événements spécifiques (missions, séminaires et réunions)
• Relations prestataires : traitement, négociation des devis, gestion des abonnements, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Assurer la logistique et le bon fonctionnement quotidien du secrétariat : Approvisionnement en fournitures, consommables,…

Gestion administrative :

• Réception des rendez-vous et accueils physiques
• Gestion des courriers
• Mise en signature des documents
• Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées
• Gestion des tâches administratives du Secrétariat et mise en forme des documents de travail (ERF…)
• Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants

Gestion budgétaire :

• Aide au suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
• Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement
• Appui lors des audits