Objectifs des missions d’appui en SEA

En coordination avec l’Unité SEA de la Direction des Opérations et les Référents Suivi-Evaluation des différents départements, les Experts SEA intégrés au vivier pourront être mobilisés pour des missions visant à :

Missions de type 1 : Accompagner le développement de projet

Missions de type 2 : Appuyer la conception et la mise en œuvre de systèmes de SEA

Missions de type 3 : Conduire des évaluations intermédiaires et finales

Missions de type 4 : Accompagner des exercices d’apprentissage et de capitalisation d’expérience

Description des tâches à réaliser  

En fonction des besoins et de la typologie des missions d’appui, les Experts SEA pourront être amenés à réaliser tout ou partie des activités et tâches suivantes :

Missions de type 1 : Accompagner le développement de projets

• Conduire une revue documentaire afin d’examiner les documents nécessaires à la préparation du projet (données secondaires, rapport de mission exploratoire, note conceptuelle, etc.)
• Collecter les informations et données pertinentes nécessaires à l’analyse des besoins dans les secteurs ciblés et au niveau des principaux groupes cibles de l’action, au besoin via une mission exploratoire ou de faisabilité
• Identifier les expériences, ressources, approches, modalités et stratégies à mobiliser dans le projet en consultation avec l’équipe EF et les partenaires
• Faciliter les réunions de travail entre EF et les partenaires tout au long du processus d’identification (analyse des besoins) et de montage du projet (élaboration de la logique d’intervention)
• Identifier les hypothèses, les risques et les mesures d’adaptation à prendre en compte pour permettre la bonne mise en œuvre du projet,
• Appuyer la définition du dispositif de suivi-évaluation requis pour le projet, en lien avec les engagements préconisés dans la politique S&E de l’Agence, en particulier :
  • Le développement d’une théorie du changement (TdC) crédible, détaillée et formalisée mettant en avant les objectifs visés, les changements sociétaux souhaités par l’intervention, les hypothèses sous-jacentes de causalité entre les différents niveaux devant permettre l’atteinte des résultats souhaités et les risques.
  • Le développement d’un cadre logique du projet, issu de la théorie de changement (TdC), intégrant une définition claire des changements escomptés et des indicateurs correspondants, de façon à ce que les résultats du projet soient mesurables.
  • Une budgétisation des ressources nécessaires au suivi-évaluation adaptées à la nature, la durée et la complexité du projet.
  • L’identification de la personne responsable du suivi-évaluation et de l’organisation du suivi-évaluation au sein du projet
• Appuyer la rédaction de la proposition complète y compris les annexes nécessaires (plan de travail, cadre logique et autres annexes le cas échéant) sur la base des contributions de l'équipe EF et des partenaires, en tenant compte des attentes et des spécificités du bailleur de fonds
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes programme et support pour développer le budget du projet et signaler toute incohérence avec la proposition narrative
• Consolider l’ensemble des documents de projet pour discussion entre les partenaires et pour présentation au CODEV puis effectuer les ajustements demandés dans la version finale de la proposition de projet

Missions de type 2 : Appuyer la conception et la mise en œuvre de systèmes de SEA

• Évaluer les besoins de l’équipe EF et des partenaires de mise en œuvre projet en termes de systèmes de SEA, de collecte de données et de reporting
• Revoir et affiner la théorie du changement ou le cadre logique du projet (indicateurs)
• Appuyer le développement d’un plan de SEA solide et co-construit avec les parties prenantes du projet, en lien avec les engagements préconisés dans la politique S&E de l’Agence, détaillant en particulier :
  • les référentiels et les ressources pour le suivi-évaluation
  • la liste des indicateurs de suivi du projet et description de chaque indicateur (désagrégés de façon adéquate), ainsi que leur plan de suivi (moyens de vérification, méthodologie, outils, mesure, fréquence, responsable, etc.)  
  • le processus de flux des données, de la collecte à leur utilisation (collecte, remontée, consolidation, visualisation, utilisation pour le pilotage et la prise de décision, reporting, etc.)
  • la gestion des données (analyse, reporting, archivage, confidentialité, contrôle qualité, protection des données)
  • les outils et méthodes de collecte de données
  • les questions évaluatives et relatives à la performance, et le plan d’évaluation
  • les questions d’apprentissage, et la planification des temps d’apprentissage (ateliers d’identification de bonnes pratiques et leçons apprises, rapport de capitalisation d’expérience, etc.)
• Mettre en place une baseline (situation de référence) informant la valeur initiale de tous les indicateurs du projet
• Accompagner les étapes clé de la phase de lancement du projet, en particulier le travail de planification opérationnelle et budgétaire (facilitation de réunion « kick-off », paramétrage de l’outil tableau de bord, actualisation de la matrice d’analyse des risques, etc.)
• Élaborer les outils de collecte, de remontée, de consolidation, d’analyse et de visualisation des données
• Former et accompagner l'équipe projet et les partenaires sur les outils et processus mis en place afin de faciliter leur usage et leur appropriation,
• Élaborer un système d’assurance et de contrôle de la qualité des données
• Appuyer la mise en œuvre du système de suivi-évaluation des projets en lien avec le/la chef/fe de projet et les partenaires : recueil et gestion des données, reporting, appui à l’utilisation des données, revues régulières
• Évaluer et accompagner la qualité du système de recueil des données et des données collectées

Missions de type 3 : Conduire des évaluations intermédiaires et finales

• Contribuer au développement des termes de référence des exercices d’évaluation intermédiaire et finale
• Conduire des évaluations intermédiaires pour :
  • Analyser l’état d’avancement opérationnel et budgétaire des projets concernés
  • Mettre en évidence les points forts et les faiblesses du projet, que ce soit sur le plan opérationnel ou stratégique, à travers différentes méthodologies participatives de recueil d’information (revue de littérature, entretiens individuels, focus group, observation, visites terrain, etc.)
  • Apprécier la qualité des interventions menées (contenu et approches utilisées) sur la base d’un référentiel à définir
  • Evaluer les éventuels partenariats du projet
  • Formuler des recommandations sur les ajustements à opérer et la stratégie opérationnelle à suivre pour garantir l’atteinte des objectifs sur la dernière phase du projet (y compris des pistes pour une stratégie de sortie/continuité)
• Appuyer la réalisation d’exercices d’évaluation finale pour apprécier la pertinence, la cohérence, l’efficacité, l’efficience, l'impact et la durabilité du projet conformément aux critères d’évaluation standards de l’agence Ces évaluations finales devront en outre permettre d’identifier les processus et les facteurs contextuels qui ont permis ou au contraire restreint l’atteinte des résultats. Appuyer la planification et le suivi des recommandations des évaluations en lien avec l’équipe projet et les partenaires

Missions de type 4 : Accompagner des exercices d’apprentissage et de capitalisation d’expérience

• Contribuer au développement des termes de référence et de la méthodologie des exercices d’apprentissage
• Appuyer l’élaboration de travaux de capitalisation pour identifier, documenter, valoriser et diffuser des expériences pertinentes (bonnes pratiques ou leçons apprises) ou innovantes développées dans le cadre des projets EF
• Identifier les changements durables ou significatifs, positifs ou négatifs, voulus ou non, permis par le travail de EF afin de repérer les lacunes dans les approches et les méthodes de mise en œuvre
• Animer des temps de restitution et d’échange au sein des équipes afin d'encourager l'apprentissage à tous les niveaux de l'organisation

Résultats attendus

Les livrables seront détaillés dans les bons de commande / termes de référence qui seront développés spécifiquement en amont de chaque mission d’appui réalisée par les Experts SEA du vivier mais pourront recouvrir les éléments suivants :

• Proposition de projet incluant théorie du changement, cadre logique et narratif
• Plan de SEA incluant les outils de collecte, de gestion et de suivi des données
• Tableau de bord de suivi d’un projet (visualisation des données)
• Rapport de diagnostic du système SE d’un projet ou d’un partenaire
• Rapport de mission d’appui SE aux équipes projet
• Rapport d’évaluation intermédiaire
• Rapport d’évaluation finale
• Travaux de capitalisation (rapports, publications, ateliers)