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Réf.
2020/AAEFDP/6084

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Secteurs d'activité
Migrations

Date limite de candidature
31/01/2021 00:00

Contrat
Salarié

Durée
18 mois renouvelable

Description de la mission

MISSIONS :

Les principales missions seront les suivantes :

Gestion financière :

  • Assure le suivi financier des projets et élabore les documents de suivi financier,
  • Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets),
  • Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le Siège et/ou depuis le compte bancaire local,
  • Correction et consolidation des journaux caisses et bancaires du terrain
  • Vérifie la conformité des pièces justificatives et des factures,
  • Tient à jour les tableaux de bord existants,
  • Effectue les rapprochements comptables,
  • Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),
  • Assure le suivi des audits (internes et externes),
  • Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Gestion administrative :

  • Prend en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention,
  • Rédige les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
  • Met à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances),
  • Rédige et publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
  • Indexe, classe et archive les documents,
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.),
  • Met en forme divers documents.

Gestion logistique :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
  • Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
  • Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
  • Gère un portefeuille de prestataires.
  • Assure le respect des procédures d’achat interne et externe

Réponses aux appels d’offres :

  • Appuie la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)

Description du projet ou contexte

Intégré-e au département GDDH et au Pôle Migration en particulier, sous la supervision de la responsable de pôle (RP) qui définit, oriente et encadre ses tâches au sein de l’équipe du département, l’ assistant-e budgétaire et administratif intervient en appui aux chargé-e-s de projets sur la gestion budgétaire, administrative et logistique de projets gérés par le pôle.

En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à être mobilisé-e plus largement au niveau du département dans sa globalité.

Profil souhaité

PROFIL SOUHAITE

  • Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion financière/budgétaire et administrative,
  • BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative,
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
  • Etre méthodique, organisé et réactif,
  • Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles,
  • Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe,
  • Capacité à travailler avec une équipe à distance,
  • Anglais bilingue écrit et oral,
  • Une expérience de terrain dans le cadre des projets de coopération internationale n’est pas nécessaire, mais serait un atout.

Date limite de candidature : 31/01/2021 00:00

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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