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Réf.
2020/AAEL/5794

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Secteurs d'activité
Prévention, réduction et adaptation aux risques naturels, accidentels et malveillants

Date limite de candidature
31/08/2020 23:59

Contrat
Salarié

Durée
15 mois

Description de la mission

Gestion logistique :     

  • Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
  • Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
  • Gestion des avances de per diem
  • Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
  • Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
  • Réservation des hébergements
  • Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
  • Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

Gestion administrative :                                                                                                                      

  • Préparation des documents des activités (séminaires, comités de pilotages, etc.) et des missions à l'étranger (programme de l'activité, agenda de mission, lettre d'invitation, ordre de mission, fiche sécurité, etc.)
  • Rédaction et éventuellement traduction des courriers (échanges sur les activités) ou des demandes officielles (demande d'expertise, proposition de projet ou rapport d'activité).
  • Indexation, classement et l’archivage de documents liés aux missions concernées
  • Gestion des tâches administratives de secrétariat
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
  • Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants
  • Aide à la mise en œuvre de matériels de communication : passer, suivre et vérifier les commandes (contenu, qualité, traduction, etc.)

Description du projet ou contexte

Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e administratif.ive et logistique intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets.

Le/l’assistant.e administratif.ive et logistique intégrera une équipe des chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur des projets sur la thématique de la prévention des risques nucléaires, radiologiques, biologiques et chimiques (NRBC), notamment sur les aspects administratifs et logistiques.

Profil souhaité

  • Formation supérieure Bac+2/3 type évènementiel, organisation logistique, voyages, administration
  • Expérience réussie d’environ 2 ans sur un poste similaire 
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
  • Etre méthodique, organisé et réactif,
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
  • Maîtriser l’anglais, principalement à l’écrit. La maîtrise d’une deuxième langue étrangère constitue un atout.
  • Sens de l’organisation et de la méthodologie 
  • Bonne gestion des priorités
  • Disponibilité et sens du service 

Informations complémentaires

Poste à pourvoir à partir du 1er octobre 2020.

Pour candidater : merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation.

Date limite de candidature : 31/08/2020 23:59

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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