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Réf.
2020/UAAEF/5605

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDI

Date limite de candidature
21/06/2020 09:40

Description de la mission

Les principales missions seront les suivantes:

Gestion administrative :

  • Appui à la contractualisation avec des experts/porteurs de projets et au suivi administratif (avenant, rupture de contrat …) en lien avec le département des affaires juridiques ;
  • Appui à la préparation des appels d’offres et passations de marchés et participe au suivi administratif des processus de mise en concurrence : formulaires de publication, PV de sélection, établissement des contrats/ avenants ;
  • Mise à jour des tableaux de bord et de suivi existants ;
  • Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
  • Gestion des tâches administratives de secrétariat et préparation des documents d’activités (séminaires, comités de pilotages, ordre de mission, lettre d'invitation, fiche sécurité, etc.).

Gestion budgétaire et comptable :

  • Réception, contrôle et traitement des pièces justificatives et préparation des bons à payer relatifs ;
  • Traitement des demandes d’avance pour les missions de terrain et traitement des paiements des fournisseurs ;
  • Appui les équipes projet dans le suivi financier des missions d’expertise ou des projets ;
  • Participe aux prévisions budgétaires ;
  • Participe aux clôtures annuelles ;
  • Fait le lien avec le département des affaires financières pour le suivi des décaissements, paiements et écritures/corrections comptables.

Gestion logistique :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques en France et à l’étranger (comités de pilotages, séminaires, missions siège…) : réservation de billets d’avion, établissement de per diem, préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction …).

 

Description du projet ou contexte

Situation/position : Direction des Opérations – Département Santé – Pôle pandémies/Initiative

Au sein de l’équipe de l’Initiative, sous la supervision du Directeur Technique et de la Responsable des Affaires Financières qui définit, oriente et encadre son rôle et ses tâches, l’assistant-e administratif et financier appuie l’ensemble de l’équipe dans la bonne gestion des aspects financiers, contractuels et administratifs de l’Initiative.

Description de l’Initiative

Avec un montant de 360 M€ par an (2016-2018), la France est le 2ème contributeur historique au Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme.

Lancée fin 2011, l’Initiative est une facilité mise en œuvre par Expertise France et complémentaire du Fonds mondial. Elle apporte une assistance technique (Canal Expertise) et un appui à l’innovation aux pays récipiendaires du Fonds mondial pour améliorer l’efficacité de ses subventions et renforcer l’impact sanitaire des programmes financés (Canaux projets et pilote). Elle contribue ainsi à garantir l’efficacité de la riposte aux pandémies. Parmi les pays éligibles aux appuis de l’Initiative se trouvent les 19 pays prioritaires de l’aide publique au développement de la France et des pays membres de la Francophonie. Les évolutions récentes de l’Initiative amplifient son effet catalytique en renforçant les capacités des acteurs de la santé et de la société civile, en améliorant les cadres institutionnels, politiques et sociaux, et en soutenant des approches innovantes contre les pandémies.

L’Initiative est aujourd’hui un partenaire clé de l’impact du Fonds mondial. Elle confère à la France et à ses acteurs – monde de la recherche, société civile, agences publiques, etc. – une place inédite dans le champ de la lutte contre les trois pandémies les plus mortelles.

Profil souhaité

Profil souhaité :

  • Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en gestion, comptabilité, gestion administrative et financière ;
  • Expérience de 2/3 ans sur un poste similaire ;
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité ;
  • Connaissance des procédures comptables et normes liées ;
  • Être méthodique et organisé.e ; 
  • Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ; 
  • Réactivité face aux urgences ; 
  • Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
  • Disponibilité et sens du service ; 
  • Esprit d’équipe et force de proposition ; 
  • Bonne maîtrise de l’anglais ; 
  • Une expérience dans le domaine juridique ou des marchés publics appréciée.

Date limite de candidature : 21/06/2020 09:40

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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