Au sein de l'équipe du bureau mutualisé (BM) à Saint-Domingue, sous la supervision de la Responsable du bureau mutualisé et en lien fonctionnel avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) du Siège ainsi qu'avec le service de la Conformité, le/la Chargé(e) Logistique et Contrats prend en charge la fonction Logistique et contrats pour l'ensemble des projets couverts par le bureau mutualisé et pour le fonctionnement du bureau lui-même. Il/elle travaille en étroite articulation avec le/la Chargé(e) Administratif et Financier (CAF). Il/elle est responsable de :

 Programmation des achats, mutualisation et Fonctionnement du BM (20%)

• Apporter conseil et validation aux chefferies de projet dans l'élaboration et la mise à jour des Plans de passation des contrats (PPC), et en assurer la consolidation à l'échelle du BM
• Identifier les achats transverses mutualisables entre projets (voyages, organisation d'événements, interprétariat et traduction, fournitures, prestations de services récurrentes, etc.), proposer et mettre en place des supports contractuels adaptés (accords-cadres, bons de commande)
• Assurer une veille sur les marchés fournisseurs dominicain, régional et international (acteurs, produits, prix) et constituer une base fournisseurs commune au BM, avec capitalisation des listes de prix
• Contribuer à la contractualisation et au suivi des contrats de fonctionnement du BM (bail, entretien, sécurité, télécommunications et informatique, véhicules, etc.), en lien avec le/la CAF
• Sensibiliser les équipes projets aux procédures achats et contrats de l'Agence
• Participer au briefing d'intégration des nouveaux arrivants
• Faire le lien avec le cabinet d'avocats local le cas échéant

 Logistique (40 %)

• Conseiller les chefferies de projet dans l’élaboration et la mise à jour des planification d’activités requérant un appui logistique
• Contribuer à l’identification des besoins logistiques liés à la planification des activités des projets et conseiller les équipes sur leur mise en œuvre (traduction, transport, plan de vols)
• Prendre en charge les demandes logistiques des projets et organiser les réunions, forums, ateliers, missions des projets (ateliers de lancement, comités de pilotage, comités techniques, comités opérationnels, forums internationaux, missions de cadrages, missions de suivi)
• Apporter un appui logistique aux partenaires des projets et leurs pays d’intervention
• Sur la base des modèles existants, établir et tenir à jour les documents de suivi de l’état d’avancement logistiques des activités
• A la demande des projets, prendre en charge la coordination des aspects logistiques de la mise en œuvre des activités sur place
• Collecter les pièces justificatives requises et assurer leur bon archivage (liste de présence, carte d’embarquement, décision de réception)

 Passation et suivi des contrats d'achat (40 %)

En application de la réglementation applicable aux achats d'Expertise France :

• Prendre en charge les demandes d'achats des projets et du BM
• Apporter un appui à l'expression de besoin, au sourcing et à l'élaboration des cahiers des charges et termes de référence (TDR) en lien avec les demandeurs
• Choisir la procédure de passation la plus adaptée et valider les critères de sélection en concertation avec les demandeurs
• Préparer le dossier de consultation et procéder au lancement de la procédure (publication d'avis, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation, etc.)
• Gérer la consultation (échanges questions/réponses, modifications de la consultation, réception et partage des candidatures et des offres avec les évaluateurs)
• Veiller aux vérifications de recevabilité administrative et aux due diligences des candidats
• Organiser et accompagner la négociation et l'évaluation des offres, en coordination avec les équipes projets et du BM
• Transmettre au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l'Agence, les dossiers de consultation, rapports d'évaluation et d'attribution et toute autre pièce soumise à contrôle
• Préparer, mettre à la signature, notifier et enregistrer les contrats
• Assurer l’archivage des documents juridiques du BM et des projets
• Contribuer à et faciliter tout contrôle des pièces justificatives en cas audit
• Élaborer et tenir à jour les tableaux de suivi des contrats du BM et de chaque projet
• Conseiller les équipes projet dans l'application des clauses contractuelles et participer au cadrage contractuel au lancement de l'exécution
• Effectuer les rappels d'étapes, de délais et de livrables auprès des prestataires et des équipes projet
• Faire appliquer, le cas échéant, les pénalités contractuelles, sur validation du/de la Responsable du BM et des chefferies de projet concernées
• Rédiger et contractualiser les avenants et l'ensemble des actes d'exécution modificatifs : décisions de rejet, de résiliation, ordres de service, affermissement de tranches, bons de commande/marchés subséquents, report de délais, etc.
• Transmettre au/à la CAF les éléments nécessaires à la mise en paiement (conformité contractuelle, attestation de service fait)