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Position Overview

The ETI & HR Assistant is working under the HR Senior Officer and the overall supervision of the Head of Support Services.

She/He will support the HR and provide coordinated administrative, logistical, human-resources, and operational support to International Technical Experts (ETI).

The position requires a highly organized and detail-oriented professional who can manage travel, expert and interpreter coordination, recruitment administration, employee records, HR documentation, invoices, reimbursements, schedules, and confidential information.

 Main Responsibilities of the ETI & HR Assistant

The role is structured around two complementary workstreams. The ETI workstream focuses on the support and administration of experts while the HR workstream covers recruitment, employee administration, HR records, insurance, training, and related staff support.

1.     ETI Support and Administration

Logistics and Financial Administration

• Coordinate with Logistics department international and domestic travel for experts, including flights, train tickets, ground transportation, and hotel accommodation.
• Act as the primary administrative contact with Logistics and sometimes service providers, ensuring arrangements are accurate, timely, and aligned with approved requirements.
• Review and process invoices related to expert logistics and travel, including the preparation and submission of payment requests for approved services.
• Ensure compliance with applicable financial procedures, supporting-documentation requirements, and internal approval processes.

Expert Onboarding, Security, and Presence Coordination

• Support the onboarding of incoming experts by liaising with the Security Officer, Support Services, project managers, and relevant colleagues to ensure that administrative, logistical, and security arrangements are completed before and upon arrival.
• Maintain an accurate and up-to-date schedule of expert presence in-country, including planned and unplanned absences such as vacation, sick leave, and official missions.
• Facilitate effective coordination of expert presence information with HR, project teams, and headquarters.

Legal and Immigration Administration

• Coordinate and follow up on administrative procedures with the Head of Support Services, HQ and Country Director related to expert passports, visas, residency permits, and other required legal or immigration documentation.
• Maintain organized records, monitor deadlines, identify missing documents, and liaise with relevant authorities or service providers when required.

Expert Reimbursements

• Receive, review, and process expert reimbursement requests with the Finance department.
• Verify completeness, accuracy, and supporting documentation before submitting requests for financial approval.

Interpreter Coordination and Administration

• When needed, liaise with procurement department on the administrative cycle of the Interpreter, including selection  support, onboarding, assignment coordination, follow-up, and contract .
• Maintain accurate and up-to-date records and documentation for Interpreter .
• Liaise with procurement department to assign Interpreter to experts according to operational needs, geographical area, workload, and availability, ensuring balanced and efficient allocation.
• Collect, review, and verify invoices, timesheets, and supporting documents submitted by Interpreter and prepare them for processing through EF workflow (Senior HR Officer, Procurement and Finance)

Communication and Reporting Support

• Act as the primary administrative link between Experts and the Communication Officer.
• Proactively collect relevant information, updates, achievements, and success stories from experts and provide timely content to support social-media and other external-communication activities.

ETI Documentation Management

• Maintain the central administrative repository for Expert-related documentation.
• Collect, verify, organize, and archive monthly reports, timesheets, travel documents, reimbursement records, legal and immigration documentation, contracts, and other deliverables required for coordination with HR and headquarters.

2.     HR Administration and Support

Recruitment Administration

·       Publish recruitment advertisements on specialized websites,

·       Contact shortlisted candidates and organize interview appointments.

·       Ensure logistics for technical tests (required equipment: PC, etc…) and interviews (room booking)

·       Welcome new staff members and provide briefings on HR procedures.

Employee Administration and HR Records

• Prepare and maintain employee HR files and provide required hiring documentation to new employees.
• Monitor leave requests and ensure that related documentation is correctly filed and archived.
• Coordinate requests for administrative documents, including employment, salary, and leave certificates, with the payroll or relevant HR focal point.
• Support employee offboarding by preparing the required administrative documentation.
• Enter and maintain employee data in the HR database and other relevant HR tools.
• Update records following changes such as work accidents, maternity leave, absences, contract amendments, and other employment-related developments.

Health Insurance and Employee Case Administration

• Manage the health-insurance file in coordination with the designated insurance contact.
• Maintain accurate records, follow up on supporting documentation, and ensure requests are directed to the appropriate parties.
• Provide administrative follow-up on cases involving unfitness for work and disciplinary sanctions, while maintaining strict confidentiality and respecting applicable internal procedures and legal requirements.

HR Reporting and Mandatory Requirements

• Support the preparation of mandatory HR reports and statements, including HR dashboards, social reports, and other internal or external reporting requirements assigned by the HR Senior Officer. Training and Skills Administration

• Support the collection of training and skills-development needs from employees and teams.
• Liaise with the Procurement team to obtain quotations from local training providers.
• Coordinate training logistics, including venue booking, participant communication, reminders, attendance follow-up, and documentation.

Common Standards and Coordination Requirements(Across both workstreams, the position is expected to):

• Maintain accurate, complete, and well-organized records.
• Protect confidential information relating to experts, interpreter, candidates, employees, contracts, remuneration, health insurance, disciplinary matters, and immigration documentation.
• Monitor deadlines proactively and communicate delays or missing information promptly.
• Apply internal administrative, financial, procurement, HR, security, and document-management procedures.
• Coordinate professionally with colleagues, candidates, experts, service providers, public authorities, and international partners.
• Provide clear updates and escalate sensitive, urgent, or unresolved matters to the HR Senior Officer or Head of Support Services.
• Demonstrate flexibility in managing simultaneous ETI and HR priorities in a fast-paced environment.

·       Bachelor’s degree in Human Resources Management, Business Administration, Administration, Procurement, Supply Chain Management, or a closely related field.

·       At least three years of experience in a similar HR, administration, operations, logistics, project-coordination, or support-services position.

·       At least three years of experience with an international NGO, international organization, development agency, embassy, public-sector project, or similar institution is preferred or required according to organizational policy.

·       Prior experience in logistics management, travel coordination, expert administration, language-assistant coordination, immigration administration, invoice processing, or reimbursement management is an asset.

·       Experience supporting recruitment, employee files, leave administration, HR databases, onboarding, offboarding, insurance administration, training logistics, or HR reporting is required or strongly preferred.

·       Good PC literacy and demonstrated proficiency in Microsoft Office, particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook, with the ability to learn new administrative and HR systems.

·       Fluency in written and spoken Arabic, and English. French would be a strong asset

Competencies

ü  Analytical Thinking

ü  Excellent organizational and time-management skills

ü  Excellent written and verbal communication skills

ü  Strong ability to multi-task

ü  Teamwork skills

 French:

Présentation du poste

L’assistant(e) ETI & RH travaille sous la responsabilité du/de la Chargé(e) RH senior et sous la supervision générale du Coordinateur fonctions transverses.

Il/Elle appuiera les RH et fournira un soutien administratif, logistique, en ressources humaines et opérationnel, de manière coordonnée, aux experts techniques internationaux (ETI).

Le poste exige un(e) professionnel(le) très organisé(e) et rigoureux(se), capable de gérer les déplacements, la coordination des experts et des interprètes, l’administration du recrutement, les dossiers du personnel, la documentation RH, les factures, les remboursements, les plannings et les informations confidentielles.

 Principales responsabilités de l’assistant(e) ETI & RH

Le poste s’articule autour de deux axes complémentaires. L’axe ETI porte sur l’appui et l’administration des experts, tandis que l’axe RH couvre le recrutement, l’administration du personnel, les dossiers RH, les assurances, la formation et le soutien associé aux employés.

1.     Appui et administration ETI

Logistique et administration financière

• Coordonner avec le département Logistique les déplacements internationaux et nationaux des experts, y compris les vols, billets de train, transports terrestres et hébergements hôteliers.
• Servir de principal point de contact administratif avec la Logistique et, parfois, avec les prestataires de services, en veillant à ce que les dispositions prises soient exactes, ponctuelles et conformes aux exigences approuvées.
• Examiner et traiter les factures liées à la logistique et aux déplacements des experts, y compris la préparation et la soumission des demandes de paiement pour les services approuvés.
• Veiller au respect des procédures financières applicables, des exigences en matière de pièces justificatives et des processus internes d’approbation.

Accueil des experts, sécurité et coordination de leur présence

• Appuyer l’accueil des experts entrants en assurant la liaison avec le Responsable sécurité, les Services support, les chefs de projet et les collègues concernés, afin que les dispositions administratives, logistiques et de sécurité soient finalisées avant et à l’arrivée des experts.
• Tenir à jour un planning précis de la présence des experts dans le pays, y compris les absences prévues et imprévues telles que congés, congés maladie et missions officielles.
• Faciliter la coordination efficace des informations relatives à la présence des experts avec les RH, les équipes projet et le siège.

Administration juridique et migratoire

• Coordonner et assurer le suivi des démarches administratives avec le Coordinateur fonctions transverses, le siège et le Directeur pays concernant les passeports, visas, titres de séjour des experts et autres documents juridiques ou migratoires requis.
• Tenir des dossiers organisés, surveiller les échéances, identifier les documents manquants et assurer la liaison avec les autorités ou les prestataires de services concernés si nécessaire.

Remboursements des experts

• Recevoir, examiner et traiter les demandes de remboursement des experts avec le département Finance.
• Vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et les pièces justificatives avant de soumettre les demandes pour approbation financière.

Coordination et administration des interprètes

• Si nécessaire, assurer la liaison avec le département Achats sur le cycle administratif de l’interprète, y compris l’appui à la sélection, l’intégration, la coordination des missions, le suivi et le contrat.
• Tenir à jour des dossiers et une documentation exacts concernant l’interprète.
• Assurer la liaison avec le département Achats pour affecter l’interprète aux experts selon les besoins opérationnels, la zone géographique, la charge de travail et la disponibilité, en garantissant une répartition équilibrée et efficace.
• Collecter, examiner et vérifier les factures, feuilles de temps et pièces justificatives soumises par l’interprète et les préparer pour traitement via le circuit de validation d’EF (Chargé(e) RH senior, Achats et Finance)

Appui en communication et reporting

• Servir de principal relais administratif entre les experts et le/la Chargé(e) de communication.
• Collecter de manière proactive les informations, actualités, réalisations et témoignages de réussite des experts et fournir en temps utile des contenus pour appuyer les réseaux sociaux et les autres activités de communication externe.

Gestion de la documentation ETI

• Tenir le référentiel administratif central de la documentation relative aux experts.
• Collecter, vérifier, organiser et archiver les rapports mensuels, feuilles de temps, documents de voyage, justificatifs de remboursement, documents juridiques et migratoires, contrats et autres livrables nécessaires à la coordination avec les RH et le siège.

2.     Administration et appui RH

Administration du recrutement

·       Publier les offres d’emploi sur des sites spécialisés,

·       Contacter les candidats présélectionnés et organiser les rendez-vous d’entretien.

·       Assurer la logistique des tests techniques (équipement requis : PC, etc.) et des entretiens (réservation de salle)

·       Accueillir les nouveaux collaborateurs et leur présenter les procédures RH.

Administration du personnel et dossiers RH

• Préparer et tenir à jour les dossiers RH des employés et remettre aux nouvelles recrues les documents d’embauche requis.
• Suivre les demandes de congé et veiller à ce que les documents correspondants soient correctement classés et archivés.
• Coordonner, avec le référent paie ou RH compétent, les demandes de documents administratifs, notamment les attestations d’emploi, de salaire et de congés.
• Appuyer le départ des employés en préparant les documents administratifs requis.
• Saisir et tenir à jour les données des employés dans la base de données RH et les autres outils RH pertinents.
• Mettre à jour les dossiers à la suite de changements tels que accidents du travail, congés maternité, absences, avenants aux contrats et autres évolutions liées à l’emploi.

Assurance santé et suivi des dossiers individuels

• Gérer le dossier d’assurance santé en coordination avec l’interlocuteur désigné de l’assureur.
• Tenir des dossiers exacts, assurer le suivi des pièces justificatives et veiller à ce que les demandes soient transmises aux bons interlocuteurs.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d’inaptitude au travail et de sanctions disciplinaires, dans le strict respect de la confidentialité, des procédures internes applicables et des exigences légales.

Reporting RH et obligations réglementaires

• Appuyer la préparation des rapports et états RH obligatoires, y compris les tableaux de bord RH, les bilans sociaux et les autres exigences de reporting internes ou externes confiées par le/la Chargé(e) RH senior. Formation et développement des compétences

• Appuyer le recueil des besoins en formation et en développement des compétences des employés et des équipes.
• Assurer la liaison avec l’équipe Achats pour obtenir des devis auprès de prestataires de formation locaux.
• Coordonner la logistique des formations, notamment la réservation des lieux, la communication avec les participants, les rappels, le suivi des présences et la documentation.

Normes communes et exigences de coordination (Pour les deux axes, il est attendu du titulaire du poste de :

• Tenir des dossiers exacts, complets et bien organisés.
• Protéger les informations confidentielles relatives aux experts, interprètes, candidats, employés, contrats, rémunérations, assurance santé, questions disciplinaires et documents migratoires.
• Surveiller proactivement les échéances et signaler rapidement les retards ou informations manquantes.
• Appliquer les procédures internes administratives, financières, d’achats, RH, de sécurité et de gestion documentaire.
• Coordonner de manière professionnelle avec les collègues, candidats, experts, prestataires de services, autorités publiques et partenaires internationaux.
• Fournir des points d’information clairs et remonter les sujets sensibles, urgents ou non résolus au/à la Chargé(e) RH senior ou au Coordinateur fonctions transverses.
• Faire preuve de flexibilité pour gérer simultanément les priorités ETI et RH dans un environnement dynamique.

·       Licence (Bachelor) en gestion des ressources humaines, administration des affaires, administration, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou domaine étroitement apparenté.

·       Au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire en RH, administration, opérations, logistique, coordination de projet ou services support.

·       Au moins trois ans d’expérience au sein d’une ONG internationale, d’une organisation internationale, d’une agence de développement, d’une ambassade, d’un projet du secteur public ou d’une institution similaire, préférée ou exigée selon la politique de l’organisation.

·       Une expérience préalable en gestion logistique, coordination de voyages, administration des experts, coordination d’assistants linguistiques, administration migratoire, traitement des factures ou gestion des remboursements constitue un atout.

·       Une expérience dans l’appui au recrutement, aux dossiers du personnel, à la gestion des congés, aux bases de données RH, à l’intégration, au départ des employés, à la gestion des assurances, à la logistique de formation ou au reporting RH est requise ou fortement souhaitée.

·       Bonne maîtrise de l’outil informatique et compétence avérée sur Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook, avec la capacité d’apprendre de nouveaux systèmes administratifs et RH.

·       Maîtrise de l’arabe et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral. Le français serait un atout majeur

Compétences

ü  Esprit d’analyse

ü  Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps

ü  Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale

ü  Forte capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

ü  Esprit d’équipe