Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cap Vert, sous la supervision du Responsable Achats et Contrats (RAC), le/la Chargé(e) Achats et Contrats est en charge de superviser les activités d’achat et de contractualisation du BM, dans le respect de la règlementation applicable et des règles internes d’Expertise France en matière de marchés publics et de subvention.

Il/elle évoluera au sein de l’équipe support du BM, constituée de 6 personnes, et sous le management du Responsable des Services Supports (RSS) : un Responsable Administratif et Financier (RAF), un Responsable Achats et Contrats (RAC), un Chargé de Logistique et des Moyens Généraux, un Chargé Contrats et Achats (objet de la présente fiche), un Chargé de Finances et un Chargé de Trésorerie. La composition et les effectifs de l’équipe pourront être ajustés en fonction de l’évolution des besoins opérationnels.

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

1. Mise en œuvre du processus d’achat

·       Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds 

·       Participer à la mise en place de marchés –cadre pour les services et fournitures du BM ainsi que de contrats–cadre pour les projets 

·       Réceptionner et traiter les demandes d’achat 

·       Obtenir les validations juridiques, selon les seuils définis, et en coordination avec le RAC et le DAJ au siège

·       Préparer les dossiers de consultation, selon les procédures d’Expertise France

·       Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs 

·       Définir les critères de sélection en concertation avec le/la RAC et le/la RSS

·       Sous la supervision du RAC, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats (PLACE) 

·       Vérifier la conformité des soumissionnaires ainsi qu’aux procédures internes de Due Diligences en lien avec le Pôle Contrôle Interne au siège 

·       Sous la supervision du RAC, et dans le respect de la règlementation applicable, faire l’analyse des offres avec les prescripteurs 

·       Sous la supervision du RAC, et dans le respect de la règlementation applicable, négocier les offres.

2. Suivi d’exécution et des conditions contractuelles

·       Mise en place de base fournisseurs

·       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs recensés

·       Gestion et suivi de la relation fournisseurs, émission et traitement de bons de commande

·       S’assurer que le format et les informations des devis et factures sont conformes

·       Etablir le suivi des révisions de prix 

·       Appliquer des pénalités si nécessaires 

·       Rédiger des avenants si besoin 

·       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison 

·       Participer à l’élaboration des procès-verbaux d’admission (réception des livrables) selon les procédures d’Expertise France

·       Fournir tout appui et conseil dans l’application des clauses contractuelles applicables

·       Participer à la mise en place et au cadrage contractuel dans le cadre du lancement de l’exécution des contrats

·       Participer aux audits projets au besoin

3. Reporting/capitalisation

·       Assurer le classement et archivage des documents du service juridique en application des procédures internes

·       Elaborer des tableaux de bord de suivi et d’analyse de l’achat 

·       Assurer le suivi des contrats cadre et de prestation de service pour chaque projet

·       Proposer des stratégies achats aux demandeurs 

·       Identifier des besoins d’achat transversaux et récurrents en relation avec le RAC

·       Participer à l’élaboration et au suivi des plans de passation de marché, et mise à jour avec les chefs de projets et le RAC