Basé.e à Kinshasa, le/la chargé.e d’appui aux opérations sera sous la responsabilité de la chefferie de projet et travaillera en lien avec l’ensemble de l’équipe projet et l’Unité de soutien au projet (USP). Le ou la chargé.e d’appui jouera un rôle clé dans le soutien à la mise en œuvre des opérations du projet sur l’ensemble des aspects transversaux administratifs, logistiques, financiers et juridiques et contribuera aux activités techniques.

Les missions se répartissent en deux blocs, l’appui opérationnel (70%) et l’appui technique (30%), et incluront notamment :

1.     Appui opérationnel

Ø  Appui administratif

·   Gérer les tâches de secrétariat (prise de rendez-vous, rédaction et envoi de courrier et courriels, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, relances téléphoniques, etc.)

·   Assurer la gestion des agendas de l’équipe projet (planification des déplacements et des réunions, calendriers)

·   Appuyer la conduite des réunions d’équipe (ordre du jour, compte-rendu) 

·   Aider à la rédaction des rapports techniques et au reporting interne et externe 

·   Assurer la gestion administrative des dossiers opérationnels (archivage des dossiers, mise à jour de la base de données des contacts).

Ø  Appui logistique

·   Appuyer l'organisation logistique des événements, des ateliers, des réunions du comité de pilotage et technique et d'autres activités nécessaires à la gestion du projet 

·   Assurer le suivi logistique des missions (à Kinshasa et en province) d’Expertise France et des prestataires sous contrat (communication, déplacements, hébergement, restauration, demande de visas) 

·   Appuyer la gestion administrative des prestataires, de la pré-identification à la bonne exécution de la mission 

·   Assurer la collecte, la vérification et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) avant soumission au chef de projet pour validation

·   Suivre les achats et les besoins courants en matériel (informatique, fournitures…).

Ø  Appui juridique

·   Participer à la préparation des appels d’offres d’Expertise France, et de marchés publics en lien avec l’USP 

·   Participer à la préparation des dossiers de consultation d’entreprises et de passation de marchés 

·   Participer à la sélection des offres et de marchés d’Expertise France (convocation aux entretiens, préparation des grilles d’analyses, etc.) 

·   Préparer et suivre les dossiers de contractualisation avec le service juridique

·   Assurer une mise à jour permanente du système de gestion des contrats du projet.

Ø  Appui financier

·   Concevoir et mettre à jour régulièrement un journal des dépenses du projet 

·   Participer à la mise à jour des outils de pilotage financier, contribuer à l’élaboration du rapport financier et veiller au calendrier de transmission des rapports financiers

·   S’assurer de l'éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d'Expertise France et du bailleur, dans la mise en œuvre des activités, en collaboration avec l’USP

·   Assurer un contrôle qualité des demandes de mise en paiement des prestataires et fournisseurs (formulaires de remboursements, facture, pièces justificatives…)

·   Gérer les indemnités des missions terrain d’Expertise France.

Ø  Appui à la communication

·   Appuyer, au besoin, les activités de communication propres au projet et la chargée de communication de l’agence

·   Mettre à jour et suivre la base de données photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet.

2.     Appui technique

           ·   Contribuer à la préparation et à la structuration des activités du projet en lien avec les priorités de des écoles bénéficiaires ;

·   Participer à l’analyse des documents stratégiques, organisationnels et pédagogiques et des livrables produits ;

·   Contribuer à la préparation des termes de référence des activités et des prestations d’expertise ;

·   Assurer un suivi technique des prestations d’expertise et des activités confiées aux bénéficiaires ;