Sous la responsabilité du chef de projet, le chargé d’appui opérationnel assure un appui quotidien à la passation des marchés et au suivi contractuel des activités mises en œuvre par Expertise France dans le cadre de THRIVE. Le poste couvre la préparation et le suivi des marchés de services, de fournitures et de travaux, de la planification des achats à la clôture des contrats, avec une attention particulière aux interventions patrimoniales du pilier 3.

Ce poste national est basé à Chișinău. Le chargé d’appui opérationnel travaille en étroite collaboration avec le conseiller technique en patrimoine et l’expert clé international mobilisé de manière perlée. Il assure la liaison opérationnelle avec le bureau mutualisé et le siège d’Expertise France pour la passation des marchés, la gestion des contrats, les dossiers de paiement et les besoins logistiques associés.

Le chargé d’appui opérationnel accompagne les activités de renforcement des capacités institutionnelles et professionnelles, les opérations patrimoniales pilotes et la participation des communautés mises en œuvre par EF au titre des résultats 3.1, 3.2 et 3.3, ainsi que l’appui d’EF au Bureau Europe Créative de Moldavie au titre du résultat 2.2. Les validations financières, la comptabilité et le traitement des paiements suivent les responsabilités attribuées au chef de projet et aux fonctions d’appui habilitées. Le pilotage global du programme, la coordination du consortium et la production des rapports consolidés à partir des contributions des partenaires relèvent du chef de projet.

Le poste couvre les responsabilités suivantes :

1.Planification des achats pour les activités d’EF

·   Préparer et mettre à jour le plan de passation des marchés et de contractualisation des activités gérées par EF, avec le chef de projet, le conseiller technique en patrimoine et les fonctions d’appui compétentes, en couvrant les expertises techniques, les partenariats de formation, les études, les prestations de maîtrise d’œuvre, les fournitures, les travaux et les activités communautaires.

·   Établir des calendriers de passation réalistes intégrant la préparation des dossiers, les examens, la publication, les demandes de clarification, l’évaluation, la signature des contrats et la mobilisation des prestataires, et suivre leur articulation avec les études techniques, les autorisations et les principales échéances des travaux.

·   Contribuer à l’analyse du marché et à l’identification des prestataires, notamment les consultants moldaves, les bureaux d’études, les entreprises de travaux et les fournisseurs spécialisés, dans le respect de la transparence et de l’égalité de traitement.

·   Contribuer à la préparation des stratégies d’achat et des propositions d’allotissement avec l’équipe technique ; soumettre les questions de procédure et les questions juridiques aux services achats et juridiques habilités pour validation.

2.Préparation et suivi des procédures de passation des marchés

·   Préparer les dossiers de passation des marchés de services, de fournitures et de travaux gérés par EF, notamment les missions d’expertise, les études techniques, la maîtrise d’œuvre, les activités de formation et de coopération, la réhabilitation patrimoniale et la participation des communautés, à partir des contributions des responsables techniques.

·   Vérifier l’exhaustivité et la cohérence des documents administratifs et contractuels, des conditions d’éligibilité, des grilles d’évaluation, des budgets et des pièces justificatives avant leur soumission aux examens requis.

·   Appuyer la publication des appels d’offres, les échanges avec les prestataires, les procédures de clarification, la réception et l’ouverture des offres, l’organisation des comités d’évaluation et la documentation des décisions d’attribution, conformément aux responsabilités qui lui sont confiées.

·   Coordonner le suivi administratif des évaluations et consolider les contributions des évaluateurs techniques, en garantissant la confidentialité, la traçabilité et le respect des mesures de prévention des conflits d’intérêts.

·   Réaliser ou coordonner les vérifications des prestataires et les contrôles de diligence raisonnable à l’aide des procédures et outils d’Expertise France, et tenir des dossiers de passation complets.

·   Mobiliser sa connaissance du cadre moldave des marchés publics, des exigences institutionnelles et des pratiques du marché local pour identifier les contraintes affectant les contrats gérés par EF et les échanges avec les bénéficiaires. Solliciter les services achats et juridiques habilités pour préciser les exigences applicables et veiller à ce que la passation des marchés d’EF respecte les procédures d’Expertise France.

3.Gestion des contrats de la mobilisation à la clôture

·   Préparer les projets de contrats, de bons de commande et d’avenants pour examen et signature par les personnes habilitées, en utilisant les modèles approuvés et en sollicitant l’appui des services juridiques ou achats si nécessaire.

·   Tenir un registre des contrats d’EF recensant les montants contractuels, les engagements, les livrables, les périodes d’exécution, les échéances de paiement, les garanties, les attestations d’assurance et les principales échéances ; signaler aux responsables les actions à venir et les obligations en retard.

·   Suivre les livrables des consultants, des partenaires institutionnels et des entreprises et obtenir leur examen et leur validation technique par le conseiller technique en patrimoine, l’expert clé ou le chef de projet, selon le cas, avant de préparer les dossiers contractuels ou de paiement correspondants.

·   Vérifier l’exhaustivité administrative et contractuelle des factures et des demandes de paiement, obtenir les validations techniques et les approbations requises, puis transmettre les dossiers complets au bureau mutualisé pour traitement.

·   Suivre les modifications contractuelles, les prolongations, les réclamations, les retards et les éventuelles non-conformités ; documenter leurs conséquences et préparer les dossiers nécessaires aux décisions du chef de projet et des fonctions d’appui compétentes.

·   Appuyer la clôture des contrats en assurant la cohérence entre les documents de réception, les obligations restant à exécuter et les échéances de garantie ou de correction des défauts, d’une part, et le suivi de la remise des ouvrages par l’équipe technique, d’autre part.

4. Suivi du budget d’EF et préparation des dossiers de paiement

·   Assurer l’articulation opérationnelle entre la planification des achats d’EF, les engagements contractuels et le budget des activités d’EF, en vérifiant la disponibilité des crédits avec le chef de projet et l’équipe financière mutualisée avant la soumission des engagements pour approbation.

·   Tenir à jour le suivi du budget du projet relevant d’EF, des engagements, des factures et des paiements, en rapprochant les informations de celles des équipes financières et comptables mutualisées et en rattachant les pièces justificatives aux contrats correspondants.

·   Préparer les prévisions de dépenses d’EF et les éléments de suivi budgétaire pour le chef de projet, en signalant les risques de dépassement, les crédits non engagés, les contrats retardés et les conséquences budgétaires des avenants proposés.

·   Préparer les prévisions de paiement d’EF avec l’équipe technique et le bureau mutualisé, en suivant les blocages de paiement et leurs conséquences pour les consultants, les entreprises et les calendriers de réalisation.

·   Préparer les informations contractuelles et les données de dépenses d’EF nécessaires aux rapports financiers, aux révisions budgétaires et aux revues internes, en vérifiant leur exhaustivité avec l’équipe financière mutualisée et en les soumettant au chef de projet.

·   Assurer le suivi des pièces justificatives manquantes et des dossiers de paiement en attente auprès des parties responsables, et conserver les documents nécessaires au contrôle interne et aux audits.

5. Appui contractuel et opérationnel à la réalisation des activités d’EF

·   Préparer les modalités administratives et opérationnelles des missions des experts d’EF, des missions de l’expert clé international mobilisé de manière perlée, des visites de sites, des formations et des réunions, avec le chef de projet, le conseiller technique en patrimoine et la fonction logistique mutualisée.

·   Préparer les documents administratifs requis et assurer, avec les fonctions d’appui compétentes, le suivi des déplacements et hébergements approuvés, des prestations de services et des dépenses liées aux missions.

·   Anticiper et préparer les besoins d’achat et de contractualisation pour l’appui institutionnel, la formation professionnelle, les partenariats avec les universités et les établissements de formation professionnelle, les échanges sectoriels et les visites d’étude au titre du résultat 3.1, en appliquant les modalités de coopération validées par le chef de projet et les fonctions d’appui compétentes.

·   Appuyer la mise en œuvre contractuelle et logistique des activités de documentation participative, de coopération avec la société civile, d’interprétation, d’éducation, de production audiovisuelle et de diffusion au titre du résultat 3.3.

·   Apporter un appui aux achats, à la contractualisation et à la mise en œuvre opérationnelle des activités d’EF visant à renforcer le Bureau Europe Créative de Moldavie au titre du résultat 2.2, notamment les modalités de coopération avec Relais Culture Europe, la mobilisation d’experts, les formations et les visites d’étude.

6. Suivi des contrats, reporting et préparation des audits

·   Fournir au chef de projet des informations régulières sur les procédures de passation des marchés d’EF, l’exécution des contrats, les livrables, les dossiers de paiement et les risques contractuels, en utilisant des outils de suivi fiables et en assurant le suivi des mesures correctives convenues.

·   Assurer la liaison avec les interlocuteurs opérationnels de l’UNESCO et de CPVA lorsque cela est nécessaire pour les modalités pratiques d’activités conjointes ou des articulations contractuelles spécifiques, conformément aux responsabilités et aux modalités convenues par le chef de projet.

·   Préparer les contributions aux rapports de gestion contractuelle et de suivi opérationnel des activités gérées par EF, notamment l’état de mise en œuvre, les livrables attendus, les engagements de dépenses et les échéances contractuelles à venir.

·   Contribuer à rassembler les documents relatifs aux activités, les données de participation et les éléments justificatifs du suivi des activités gérées par EF, et assurer le suivi des exigences contractuelles de communication et de visibilité avec les responsables techniques et les fonctions d’appui.

·   Tenir des dossiers de passation des marchés, contractuels et financiers d’EF complets et accessibles, comprenant les documents nécessaires aux contrôles internes, aux audits et aux évaluations ; répondre aux demandes de documents par l’intermédiaire du chef de projet et des fonctions d’appui responsables.

·   Assurer, avec les responsables et les fonctions d’appui compétentes, le suivi des recommandations relatives aux achats, aux contrats et aux audits concernant les activités gérées par EF.