Sous la supervision de la Cheffe de projet, le/la Coordonnateur.rice administratif.ve et financier.ère est responsable de la gestion administrative, financière et logistique du projet, ainsi que des activités transversales contribuant à sa bonne mise en œuvre.

Le/la Coordonnateur.rice administratif.ve et financier.ère travaille quotidiennement avec l’équipe projet basée à Vientiane et à Paris : la Cheffe de projet, les deux responsables techniques, le/la chargé.e de projet junior et la Chargée de projet thématique au siège.

Il/elle est le point focal pour toutes les questions administratives et financières liées au projet, ainsi que pour le fonctionnement du bureau et des opérations au Laos. Il/elle devra préparer l’installation opérationnelle du bureau d’Expertise France à Vientiane, mutualisé avec les projets à venir, et partager progressivement son temps avec d’autres projets d’Expertise France au Laos (prévu au T2 2027).

Gestion administrative et financière

Sur la base des procédures d’Expertise France et conformément aux règles et réglementations de l’Union européenne, et sous la supervision du/de la chef·fe d’équipe :

§  Superviser et suivre le budget du projet : suivre les dépenses, mettre à jour les tableaux de bord et prévoir les dépenses ;

§  Vérifier l’éligibilité des dépenses et la conformité des pièces justificatives aux règles de l’Union européenne : collecter, contrôler et archiver les documents comptables et justificatifs ;

§  Préparer les autorisations de paiement et de facturation dans le système comptable interne d’Expertise France ;

§  Préparer les rapports mensuels et les rapports financiers annuels conformément aux exigences d’Expertise France et du bailleur, en étroite collaboration avec le/la chef·fe d’équipe ;

§  Gérer les comptes bancaires du projet, la petite caisse, la trésorerie et les décaissements, sous la supervision du/de la chef·fe d’équipe ;

§  Préparer les clôtures annuelles et les autres opérations de clôture de l’exercice comptable ;

§  Contribuer à la préparation des dossiers d’audit, si nécessaire ;

§  Gérer les achats du projet conformément aux procédures applicables ;

§  Élaborer et gérer l’ensemble des contrats liés au fonctionnement du bureau du projet (par exemple, contrats de location et de services, fournitures et équipements de bureau), en préparant la mutualisation du bureau avec les futurs projets d’Expertise France au Laos ;

§  Élaborer, collecter, organiser et archiver les documents administratifs (contrat principal, contrats de marchés, conventions de mise en œuvre, etc.), en version papier et électronique.

Gestion logistique

§  Gérer la logistique des activités de l’équipe projet et des expert·es, notamment les déplacements (transport, indemnités journalières, visas, etc.), les invitations et la préparation des réunions ;

§  Développer et gérer les relations avec les prestataires (lieux et hôtels, traiteurs, services d’interprétation et de traduction, impression, transport, etc.) afin de constituer un réseau de fournisseurs locaux fiables et d’assurer un bon rapport qualité-prix, en préparant la mutualisation du bureau avec les futurs projets d’Expertise France au Laos ;

§  Appuyer l’organisation des événements (lancement et clôture du projet, comités d’examen, groupes de travail, etc.) avec l’équipe projet.

Suivi, rapports et communication

§  Appuyer la Cheffe de projet et se coordonner avec les autres membres de l’équipe afin de :

o   Élaborer et améliorer les systèmes, outils et modèles de suivi du projet ;

o   Collecter et analyser des données quantitatives et qualitatives conformément au système de suivi-évaluation et aux indicateurs du projet ;

§  Contribuer à la préparation de supports de communication fondés sur des données factuelles et des exemples de réussite, afin de valoriser l’engagement des partenaires et les résultats du projet.