Le/la Responsable Logistique, sous la supervision du Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT) à qui il rend compte, pilote les activités logistiques du bureau dont l’informatique et organise la réponse du pôle logistique aux besoin des projets tout en étant le/la manager de l’équipe du pôle logistique, le/la garant/e des procédures logistiques, le/la responsable de la sécurité du bureau et le/la responsable de l’archivage physique et numérique.

La mission vise ainsi à s’assurer que le pôle logistique de l’USP délivre ses services en optimisant la gestion des flux, en maîtrisant les délais, en s’adaptant aux spécificités opérationnelles et en respectant les normes et la qualité exigés.

Missions

Les principales missions confiées au/à la Responsable Logistique sont les suivantes :

Management de l’équipe logistique

·  Gérer les plannings des équipes logistiques et les congés de manière à assurer la continuité et la qualité des services logistiques au bureau et en appui des projets

·  Fixer des objectifs SMART et évaluer la performance de l’équipe de manière objective

·  Veiller à la montée en compétence de l’équipe logistique (procédures EF, techniques et méthodes logistiques selon les règles de l’art)

·  S’assurer que chaque membre de l’équipe logistique bénéfice de tout le matériel nécessaire pour assurer sa mission

·  Animer le pôle logistique pour assurer la pleine mobilisation des ressources logistiques

Gestion des stocks et des actifs

·  Garantir la mise à disposition des consommables de manière à ne souffrir d’aucune rupture;

·  Veiller au bon enregistrement et suivi des actifs et des consommables, et de leur étiquetage;

·  Superviser les inventaires périodiques des stocks de fournitures de bureau, de consommables informatiques, de vivres et non vivres et des actifs du bureau et des projets (dont informatique et mobiliser) et contrôler la fiabilité des données par des vérifications physiques;

·  Réconcilier les inventaires d’actif avec les données comptables et signaler tout mouvement impactant les immobilisations comptables à la Finance;

·  Approuver les états de stocks de fournitures et des approvisionnements;

·  Superviser la sécurité, la propreté et la conservation des stocks;

·  Effectuer le contrôle interne des stocks et organiser des contrôles inopinés;

·  Gérer la réaffectation des équipements (actifs) des projets en fin de mise en œuvre en collaboration avec les chefs de projet et conformément aux règles bailleurs;

·  Coordonner les déménagements au sein du bureau;

·  Superviser la mise au rebus et le déclassement des équipements, ainsi que les cessions d’actifs en garantissant la conformité de la documentation;

·  Garantir la solidité des mécanismes de suivi et de contrôle interne.

Gestion du parc véhicules & Déplacements

·  Gérer les achats de véhicules projet et USP et veiller au respect des formalités administratives;

·  Superviser l’affectation des chauffeurs et coordonner le planning des déplacements conformément aux besoins exprimés dans l’outil de réservation;

·  Superviser le suivi des véhicules ; consommation de carburant, utilisation conforme des véhicules, entretiens réguliers (maintenance et réparation), assurances, contrôle technique;

·  Garantir l’efficience des procédures d’approvisionnement en carburant et d’entretien tout en veillant au bon usage des cartes de carburant;

·  S’assurer de la présence du kit de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie/premiers secours, logbook, suivi carburant et des déplacements, extincteur, cric, triangle etc.);

·  Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et des personnes;

·  Contrôler le bon usage des véhicules par les chauffeurs et le respect du code de la route;

·  Superviser la gestion des véhicules de location et garantir le respect des consignes spécifiques selon les besoins de la mission;

·  Superviser le bon usage des VTC et les modalités d’accès au compte professionnel;

·  Optimiser l’utilisation du parc de véhicules de l’USP de manière à réduire le recours à la location et aux VTC.

Gestion des Télécommunications

·  Veiller au respect des procédures de gestion de flotte et de crédits téléphoniques;

·  S’assurer de la mise à disposition du matériel de communication adapté aux bureaux et aux missions;

·  S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication;

·  Veiller au bon fonctionnement des systèmes de visioconférence.

Gestion du Parc informatique

·  Superviser le suivi du parc informatique et équipement réseau, leur protection, le bon usage du matériel et son entretien;

·  Veiller au remplacement du matériel selon l’état et dans le respect des procédures d’amortissement;

·  Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau;

·  Contribuer à la sauvegarde et à la protection des données via l’archivage numérique et physique;

·  Accompagner et faciliter la mise en œuvre du plan d’action de développement informatique de l’agence en collaboration avec la Direction des Systèmes d’Information;

·  Contribuer à l’optimisation du dispositif de support informatique aux utilisateurs.

Gestion des Missions et évènements

·  Faire respecter les procédures de requête logistique et de mobilisation de l’équipe logistique par les projets;

·  Challenger les TdR et spécifications techniques des missions et des évènements en faveur du meilleur rapport coût/bénéfice;

·  Suivre les plannings des activités du bureau et évènements des projets de manière à anticiper les besoins et à délivrer les services à temps conformément aux besoins exprimés;

·  Superviser l’appui aux projets dans la planification, l’organisation et l’exécution des missions et des évènements;

·  Superviser la gestion de l’hébergement, du transport et des visas des visiteurs étrangers;

·  Optimiser les ressources logistiques pour contribuer à la qualité des activités.

Gestion de la Sécurité du bureau

·  Faire respecter les règles de bon usage des bureaux;

·  S’assurer que la sécurité du bureau est encadrée par des procédures adaptées et des dispositifs de sécurité performants;

·  Effectuer le suivi de la sécurité du bureau et vérifier périodiquement l’état du matériel de sécurité;

·  S’assurer du bon affichage de toute la signalétique de sécurité;

·  En lien avec le service des Moyens Généraux, contribuer à la mise en place et au respect des consignes;

·  En lien avec la Coordination Régionale pour la Sécurité des Opérations - Golfs de Guinée, faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sûreté et le respect des directives opérationnelles de sécurité;

·  Effectuer une veille de la sécurité du bureau et intervenir en cas d’incident ou d’accident pour mobiliser les techniciens, les secours ou les autorités;

·  Réaliser un exercice annuel d’évacuation des bureaux.

Gestion administrative

·  Superviser les opérations de dédouanement des importations (achats projets et effets personnels du personnel expatrié);

·  Superviser l’obtention des cartes Spéciales et des visas auprès du MAE;

·  Superviser la gestion du courrier entrant et sortant;

·  Superviser le Secrétariat;

·  Vérifier et valider toutes les spécifications techniques des achats et marchés demandés pas le pôle logistique;

·  Garantir le traitement logistique et la transmission des factures au pôle Finance, et suivre l’exécution de tous les marchés logistiques dans le respect des dispositions contractuelles;

·  Relever les dysfonctionnements et proposer des améliorations de procédures adaptées au terrain dans l’ensemble de son périmètre de gestion;

·  Organiser des réunions d’information ou des ateliers de formation des équipes projet et USP pour faciliter l’appropriation par chacun des règles et procédures logistiques;

·  Faire remonter à la Direction tout problème de non-respect des procédures;

·  Faire une veille sur les méthodes et techniques logistiques adaptées à l’activité d’Expertise France.

Gestion de l’Archivage et du rapportage logistique

·  Veiller au respect par toutes les équipes des consignes d’arborescence et de classement numérique des documents;

·  Superviser l’archivage des documents logistiques de l’USP et des projets;

·  Gérer la salle d’archivage, la protection des archives, l’organisation du rayonnage et des emplacements, l’entrée et la sortie des archives;

·  Approuver les rapports logistiques de son équipe;

·  Etablir les rapports logistiques périodiques;

·  Relever les indicateurs d’activité et de performance du pôle logistique;

·  Veiller à la bonne utilisation de tous les tableaux de bord logistiques, à la consistance et à la fiabilité des données.