Le Gouvernement de la République Islamique de Mauritanie s’est engagé dans une dynamique ambitieuse de modernisation de l’administration publique, dans laquelle la transformation numérique constitue un levier essentiel d’amélioration de la performance de l’État, de l’efficacité administrative et de la qualité des services publics.

Cette dynamique s’est traduite par le développement et l’acquisition progressive de nombreux systèmes d’information par les départements ministériels et les établissements publics. Ces initiatives répondent à des besoins réels de modernisation des processus administratifs et d’amélioration des services.

Toutefois, le développement rapide des initiatives numériques s’accompagne d’une hétérogénéité des pratiques et des niveaux de maturité des administrations. Les premières observations font notamment ressortir :

·         L’absence d’une méthodologie commune de conduite des projets numériques ;

·         Une gouvernance parfois insuffisamment structurée dès le lancement des projets ;

·         Une formalisation insuffisante des besoins métiers ;

·         Une coordination limitée entre les directions métiers, les directions des systèmes d’information et les prestataires ;

·         Des insuffisances dans la planification et le suivi des projets ;

·         Une prise en compte insuffisante des phases de tests, de validation et de recette ;

·         Une intégration tardive de la conduite du changement, de la formation et de l’accompagnement des utilisateurs ;

·         Des difficultés d’appropriation et d’utilisation des solutions après leur mise en production.

Ces difficultés peuvent entraîner des retards, des surcoûts, des difficultés de mise en œuvre ou une utilisation insuffisante des solutions développées ou acquises. Elles peuvent également réduire la valeur des investissements publics consacrés au numérique.

Dans ce contexte, il apparaît nécessaire de doter l’administration publique mauritanienne d’un cadre national commun de gouvernance des projets numériques, permettant de structurer et d’harmoniser les pratiques de l’État.

Ce cadre devra notamment permettre de s’assurer que les dimensions essentielles d’un projet numérique sont prises en compte dès sa conception et tout au long de son cycle de vie : définition du besoin, gouvernance, planification, développement ou acquisition, tests, déploiement, appropriation, exploitation et amélioration continue.

1.  OBJECTIF GÉNÉRAL

L’objectif général de la mission est de mettre à la disposition de l’administration publique mauritanienne un cadre national de référence permettant d’améliorer la gouvernance, la planification, la mise en œuvre et l’appropriation des projets numériques de l’État.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

La mission devra permettre de :

1.     Identifier les principales difficultés et contraintes rencontrées aux différentes étapes du cycle de vie des projets numériques en lien avec le consultant national ;

2.     Identifier les résistances au changement tant en ce qui concerne globalement la gouvernance numérique que la conduite de cet appui en lien avec le consultant national ; 

3.     Recenser les textes, normes, procédures, guides et autres référentiels existants en matière de gouvernance et de gestion des projets numériques en lien avec le consultant national ;

4.     Analyser les bonnes pratiques et expériences internationales pertinentes et proposer leur adaptation au contexte mauritanien ;

5.     Définir un cadre national harmonisé de gouvernance des projets numériques ;

6.     Standardiser les principales étapes du cycle de vie des projets numériques, de la conception à l’exploitation ;

7.     Définir les rôles, responsabilités et mécanismes de coordination entre les différents acteurs ;

8.     Élaborer les outils méthodologiques et opérationnels nécessaires à l’application du cadre.

2.  PÉRIMÈTRE DE LA MISSION

Le dispositif concernera l’ensemble des projets et systèmes d’information publics, indépendamment de leur secteur d’intervention ou de leur nature.

Le périmètre couvrira notamment :

·         Les systèmes développés en interne ;

·         Les systèmes développés par des prestataires ;

·         Les solutions acquises auprès de fournisseurs ;

·         Les projets de transformation ou de modernisation des processus administratifs ;

·         Les projets d’interconnexion et d’interopérabilité ;

·         Les projets impliquant la migration ou l'intégration de données ;

·         Les projets de déploiement ou d’évolution significative de systèmes existants.

Le prestataire devra toutefois proposer, dans le cadre du dispositif, une approche permettant de proportionner les exigences de gouvernance au niveau de complexité, de risque, de coût et d’importance stratégique des projets.

3.  PRINCIPES DIRECTEURS DE LA MISSION

La mission devra s’appuyer sur les principes suivants :

3.1.  Participation et co-construction

Les principales parties prenantes devront être associées au processus afin que le dispositif soit construit à partir des réalités et des besoins des administrations.

3.2.  Adaptation au contexte mauritanien

Les bonnes pratiques internationales devront être utilisées comme références et non comme modèles à reproduire intégralement. Le dispositif devra être adapté au cadre institutionnel, juridique, organisationnel et technique mauritanien. Ce travail d’adaptation sera plus particulièrement traité en lien avec le consultant national.

3.3.  Simplicité et opérationnalité

Le cadre devra privilégier des règles claires et applicables, accompagnées d’outils directement utilisables par les administrations.

3.4.  Gouvernance dès l’amont

La gouvernance devra être intégrée dès la conception du projet et non uniquement au moment de sa mise en œuvre.

3.5.  Approche par cycle de vie

Le dispositif devra couvrir l’ensemble du cycle de vie du projet :

Conception → Planification → Développement/Acquisition → Tests/Validation → Déploiement → Exploitation → Évaluation et amélioration.

3.6.  Amélioration continue

Le cadre sera conçu comme une Version 1.0, pouvant être améliorée sur la base des retours d’expérience issus de sa mise en œuvre.

4.  DESCRIPTION DE LA MISSION

Le consultant international conduira la mission selon une démarche participative associant les principaux départements ministériels, directions des systèmes d’information, directions métiers et autres parties prenantes concernées.

La mission comprendra notamment :

·         L’inventaire des textes, normes, procédures et référentiels existants ;

·         L’identification des besoins et attentes des administrations ;

·         L’élaboration du Cadre national de gouvernance ;

·         L’élaboration du Manuel opérationnel ;

·         L’élaboration du Guide de conformité ;

·         La conception de la Boîte à outils ;

·         La finalisation des différents livrables ;

·         La rédaction d’un projet de cahier des charges pour la phase suivante ciblé sur l'appropriation et la formation.

5.  APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE ET PHASAGE

L’expert proposera une méthodologie détaillée en lien avec le consultant national. Celle-ci devra comprendre les phases suivantes.

Phase 1 : Participation à l’atelier de diagnostic et de co-construction

L’expert   participera à l’atelier organisé par le consultant national réunissant les principales parties prenantes. Cet atelier aura pour objectifs de :

·         Établir un diagnostic rapide des pratiques existantes et préciser les enjeux de la démarche

·         Recueillir les observations et expériences des participants ;

·         Approfondir les difficultés identifiées ;

·         Identifier les besoins prioritaires ;

·         Définir les principes directeurs du futur cadre.

Le livrable :  le rapport de l’atelier, comprenant une synthèse des orientations retenues, sera rédigé conjointement par les deux consultants.

Phase 2 : Élaboration du dispositif – Version 1.0

Sur la base du diagnostic et des contributions recueillies, l’expert élaborera :

A.  Le Cadre national de gouvernance

Le document définira :

·         Les principes de gouvernance ;

·         Les rôles et responsabilités ;

·         Les instances de décision ;

·         Les mécanismes de pilotage ;

·         Les étapes du cycle de vie ;

·         Les points de contrôle ;

·         Les exigences minimales applicables aux projets.

B.  Le Manuel opérationnel

Le Manuel précisera, étape par étape :

·         Ce qui doit être fait ;

·         Par qui ;

·         Quand ;

·         Avec quels documents ;

·         Selon quelles procédures ;

·         Avec quels critères de validation.

C.  Le Guide de conformité

Le Guide permettra de vérifier qu’un projet satisfait aux exigences nécessaires avant de passer à l’étape suivante.

Il devra notamment proposer des check-lists de conformité et des points de contrôle.

D.  La Boîte à outils

La Boîte à outils comprendra notamment :

·         Fiche d’identification du projet ;

·         Fiche de cadrage ;

·         Note d’opportunité ;

·         Étude de faisabilité ;

·         Charte projet ;

·         Matrice des rôles et responsabilités ;

·         Cahier des charges fonctionnel ;

·         Cahier des charges technique ;

·         Plan de projet ;

·         Registre des risques ;

·         Tableau de bord ;

·         Plan de conduite du changement ;

·         Plan de formation ;

·         Plan de tests ;

·         Grille de recette ;

·         Procès-verbal de recette ;

·         Plan de déploiement ;

·         Fiche d’évaluation post-déploiement ;

·         Fiche de retour d’expérience.

Livrable : Version provisoire du dispositif.

6.  ATELIER NATIONAL DE VALIDATION

L’expert participera à l’atelier national de validation des documents élaborés. L’atelier permettra :

·         De présenter le dispositif ;

·         De recueillir les observations des parties prenantes ;

·         De discuter des conditions de mise en œuvre ;

·         D’identifier les éventuels ajustements nécessaires ;

·         De favoriser l’appropriation institutionnelle du dispositif.

 Livrable : Rapport de validation.

Le Livrable : Rapport de validation sera rédigé conjointement par les 2 consultants.

7.     COMPOSANTES DU DISPOSITIF

Le dispositif final comprendra quatre composantes complémentaires.

7.1.     Cadre national de gouvernance

Document de référence définissant les principes, règles, exigences et mécanismes de gouvernance.

7.2.     Manuel opérationnel

Guide pratique expliquant comment appliquer le cadre à chaque étape du cycle de vie.

7.3.     Guide de conformité

Outil permettant de vérifier le respect des exigences et de sécuriser le passage d’une phase à l’autre.

7.4.     Boîte à outils

Ensemble de modèles, canevas, formulaires et check-lists permettant aux administrations d’appliquer concrètement le dispositif.

L’articulation entre ces quatre composantes devra être clairement établie afin d’éviter les doublons et de garantir leur cohérence.

8.     LIVRABLES ATTENDUS

Le prestataire devra produire au minimum les livrables suivants :

Les livrables devront être fournis en formats Word et PDF, et les outils de la Boîte à outils devront également être fournis dans leurs formats modifiables.

9.     DURÉE DE LA MISSION

La durée prévisionnelle de la mission est fixée à trente (30) jours ouvrables à compter de la date de démarrage.

10.  SUPERVISION ET GOUVERNANCE DE LA MISSION

La mission sera placée sous la supervision de la Direction de la Modernisation de l’Administration, qui en assurera la maîtrise d’ouvrage en lien avec l’Expert du PAGFAM en charge des Ressources Humaines et de la Fonction Publique.

La Direction assurera notamment :

·         L’orientation et le suivi général de la mission ;

·         La coordination avec les administrations concernées ;

·         La mobilisation des parties prenantes ;

·         La facilitation de l’accès aux informations nécessaires ;

·         L’organisation et la coordination des ateliers ;

·         L’examen et la validation des livrables.

Le prestataire travaillera en étroite collaboration avec la DMA, les DSI, les directions métiers et les autres structures concernées.

11.  MODALITÉS DE SUIVI ET DE VALIDATION

Le consultant présentera régulièrement l’état d’avancement de la mission à la DMA.

La validation des livrables reposera notamment sur :

·         Leur conformité aux présents TDR ;

·         Leur cohérence avec les résultats du diagnostic ;

·         Leur applicabilité dans le contexte mauritanien ;

·         Leur cohérence avec les autres composantes du dispositif ;

·         Leur caractère opérationnel et facilement appropriable.

12.  PROPRIÉTÉ DES LIVRABLES

L’ensemble des documents, référentiels, modèles, outils, supports et autres productions réalisés dans le cadre de la mission sera la propriété de l’administration mauritanienne.

Le consultant ne pourra les reproduire, publier ou utiliser à d’autres fins sans l’autorisation préalable de l’autorité contractante.

13.  DOSSIER DE SOUMISSION

Les consultants intéressés devront présenter :

A.  Une proposition technique comprenant :

·         La compréhension de la mission ;

·         L’approche méthodologique proposée ;

·         Le calendrier de réalisation ;

·         Les références pertinentes ;

·         L’organisation de l’équipe le cas échéant ;

·         Les CV du ou des experts proposés.

B.  Une proposition financière

La proposition financière devra présenter de manière détaillée les coûts liés à la réalisation de la mission, notamment :

·         Honoraires :

·         Production des livrables ;

14.  CRITÈRES INDICATIFS D’ÉVALUATION DES OFFRES

Les offres pourront être évaluées selon les critères suivants :

15.  RÉSULTAT FINAL ATTENDU

Au terme de la mission, l’administration mauritanienne devra disposer d’un dispositif national complet, cohérent et opérationnel de gouvernance des projets numériques de l’État, comprenant :

Un Cadre national de gouvernance + un Manuel opérationnel + un Guide de conformité + une Boîte à outils.

Le dispositif devra permettre de passer d’une logique de projets numériques conduits selon des pratiques variables à une approche nationale harmonisée, progressive et maîtrisée, garantissant que la gouvernance, la planification, la qualité, la sécurité, les tests, le déploiement et l’appropriation soient pris en compte dès les premières étapes de chaque projet.

16.           MATRICE DES RESPONSABILITES

CI : consultant international · CN : consultant national · DMA : Direction de la modernisation de l’administration · PAGFAM : équipe du programme.

La DMA assure la maîtrise d’ouvrage technique, la mobilisation des administrations, les convocations et la logistique des ateliers. Le consultant national en assure la préparation technique, en lien avec le consultant international.

Les deux consultants produisent les livrables selon la matrice des responsabilités annexée aux présents TDR. La DMA examine les livrables sur le fond et consolide les observations.

17.  OBJECTIFS ET ORGANISATION DE LA MISSION 

Afin d’atteindre les objectifs de la mission, le consultant interviendra en lien étroit avec le consultant national et l’Expert du PAGFAM responsable de la gestion des ressources humaines auprès du Directeur Général de la Fonction Publique.

Tous les documents relatifs à cette mission seront rédigés en arabe et en français.