ASISTENCIA TÉCNICA para la facilitación del proceso de co-construcción metodológica, la organización y la sistematización de la Conferencia INTERNACIONAL del Proyecto Agustine – Apoyo a la prevención de la violencia en El Salvador (LA/2024/458-141/700002312)

      I.         Objetivos de la consultoría

Objetivo general

Facilitar el proceso de co-construcción metodológica de la Conferencia Internacional del Proyecto Agustine y coordinar, en nombre del proyecto, su preparación, realización y sistematización, de modo que el evento cumpla con estándares de calidad técnica, con los procedimientos de Expertise France y con las directrices de visibilidad de la Unión Europea.

Objetivos específicos

1. Facilitar un proceso participativo de revisión y actualización de la nota conceptual preliminar con el Comité Organizador y los socios del proyecto, hasta obtener una versión validada.
2. Diseñar la propuesta metodológica de la conferencia: alcance, formato, públicos, agenda, dinámicas de las sesiones, mecanismo de selección de ponentes y prácticas, y productos esperados.
3. Planificar y coordinar la gestión logística y operativa del evento (espacios, invitados, ponentes, proveedores, comunicación y protocolo) junto con los equipos del proyecto y los proveedores que contrate Expertise France.
4. Facilitar y coordinar el desarrollo de la conferencia durante su realización.
5. Sistematizar el proceso, los contenidos y los resultados de la conferencia como insumo para la gestión del conocimiento y el seguimiento de los compromisos adquiridos.

     II.         Marco de trabajo, actividades y productos esperados

a. Marco de trabajo

Expertise France asume la coordinación general de la conferencia a través de la Dirección del Proyecto Agustine. La copresidencia institucional recae en el MINEDUCYT y en la Unión Europea (UE), y los socios del proyecto participan en un Comité Organizador. Las coordinaciones temáticas están a cargo de los equipos técnicos de los componentes 2, 3 y 4, en articulación con las dependencias correspondientes del MINEDUCYT y del CONAPINA; en lo relativo al componente 1, la articulación se realiza con la UNESCO y UNICEF.

La persona consultora actuará como facilitadora del proceso y como secretaría técnica del Comité Organizador bajo la supervisión de Expertise France. Le corresponde ordenar el diálogo entre los actores, traducir los acuerdos en una propuesta metodológica y operativa viable y conducir su ejecución. Las decisiones institucionales sobre contenidos, programa, listas de invitados y presupuesto seguirán en manos del Comité Organizador y de Expertise France.

El trabajo partirá de los siguientes insumos, que Expertise France compartirá al inicio de la consultoría:

• nota conceptual preliminar de la conferencia;
• propuesta alternativa de enfoque y agenda de la conferencia;
• escenarios para la construcción del programa (prevista modalidad por invitación);
• documentos del proyecto: marco lógico, informes de ejecución y productos técnicos de los componentes.

A título indicativo, se prevé realizar la conferencia durante el segundo trimestre de 2027, con una duración de dos días según el formato que se acuerde. La fecha definitiva se fijará en la nota conceptual validada, de forma que la sistematización concluya antes del cierre del contrato.

b. Actividades indicativas

• Fase 1. Arranque y planificación
  • Sostener una reunión de arranque con la Dirección del Proyecto y la Gerencia SERA para precisar expectativas, roles, canales de comunicación y calendario.
  • Revisar la documentación disponible y elaborar el plan de trabajo de la consultoría.
• Fase 2. Co-construcción metodológica y actualización de la nota conceptual
  • Realizar entrevistas o consultas con actores clave: equipos de los componentes 2, 3 y 4, Delegación de la Unión Europea, MINEDUCYT, CONAPINA, UNESCO y UNICEF.
  • Diseñar y facilitar al menos tres (3) talleres de co-construcción con el Comité Organizador y los equipos técnicos para acordar el alcance del evento (nacional, con o sin participación regional), su formato y duración, los públicos y criterios de selección de participantes, las líneas temáticas, el modelo de construcción del programa, la agenda y los productos esperados (hoja de ruta, declaración o documento de consenso).
  • Redactar las versiones sucesivas de la nota conceptual, incorporar las observaciones de los socios y presentarla ante las instancias de gobernanza del proyecto cuando Expertise France lo solicite.
  • Diseñar la metodología de cada tipo de sesión (paneles, clínicas, mesas de trabajo, testimonios, feria u otros), con sus guías de facilitación, guiones de moderación y formatos de relatoría.
  • Proponer, en coordinación con la Gerencia SERA, los indicadores de éxito del evento y los instrumentos para medirlos: registro de asistencia, encuesta de satisfacción y seguimiento de compromisos.
• Fase 3. Preparación y gestión de la conferencia
  • Elaborar el plan logístico y procedimental y mantenerlo actualizado.
  • Preparar con Expertise France las especificaciones técnicas para contratar al operador logístico y a los demás proveedores (sede, alimentación, transporte, alojamiento, interpretación, transmisión virtual, producción audiovisual, diseño e impresión), y participar en la evaluación técnica de ofertas cuando se le solicite.
  • Coordinar y supervisar, en nombre del proyecto, a los proveedores contratados; verificar que presten los servicios según lo contratado y emitir la conformidad técnica que respaldará los pagos de Expertise France.
  • Gestión de espacios: identificar y comparar opciones de sede, realizar visitas técnicas, definir la distribución de salas y montajes, y verificar las condiciones de accesibilidad.
  • Gestión de invitados: construir y administrar la base de datos de participantes, preparar las invitaciones institucionales, dar seguimiento a las confirmaciones, organizar el registro y la acreditación, y coordinar con el operador logístico los traslados y el alojamiento de quienes lo requieran.
  • Gestión de ponentes y testimoniantes: apoyar su identificación y convocatoria, preparar notas de orientación, recopilar presentaciones y materiales, y acompañar la preparación de docentes, estudiantes y familias que compartirán sus experiencias.
  • Protocolo y ceremonial: coordinar la participación de autoridades con las áreas de protocolo del MINEDUCYT, la Delegación de la Unión Europea y los demás socios.
  • Comunicación y visibilidad: coordinar con las unidades de comunicación del proyecto y del MINEDUCYT la producción de piezas y la cobertura del evento, y velar por el cumplimiento de las directrices de visibilidad de la Unión Europea.
  • Protección y salvaguarda: asegurar que la participación de niñas, niños y adolescentes cumpla con las políticas de protección de Expertise France y de los socios (consentimiento informado, autorización de uso de imagen, acompañamiento de personas adultas y condiciones seguras de traslado).
  • Presupuesto: elaborar el presupuesto detallado de la conferencia y dar seguimiento a su ejecución con el área administrativa y financiera del proyecto.
  • Secretaría técnica del Comité Organizador: convocar las reuniones, preparar agendas y ayudas memoria, y dar seguimiento a los acuerdos.
  • Identificar los riesgos de la operación y preparar el plan de contingencia.
• Fase 4. Facilitación y desarrollo de la conferencia
  • Coordinar el ensayo general y la verificación final de montaje, equipos y materiales.
  • Asumir la coordinación general durante el evento: conducción del guion operativo, enlace con proveedores, atención de imprevistos y articulación del equipo de facilitación, moderación y relatoría.
  • Facilitar las sesiones plenarias y participativas que le asigne la nota conceptual aprobada.
  • Garantizar el registro de asistencia desagregado por sexo, perfil y territorio, y aplicar la encuesta de satisfacción.
• Fase 5. Sistematización y cierre
  • Recopilar relatorías, presentaciones, grabaciones, registros fotográficos y resultados de las encuestas.
  • Analizar la información y redactar el documento de sistematización de la conferencia.
  • Presentar los resultados a Expertise France y al Comité Organizador en una sesión de validación.
  • Entregar de forma ordenada los archivos fuente, las bases de datos y los materiales producidos.

c. Productos esperados

Los presentes Términos de Referencia contemplan los siguientes productos, que se entregarán dentro del periodo de ejecución comprendido entre noviembre de 2026 y julio de 2027:

Los plazos de los productos 4 y 5 se ajustarán a la fecha definitiva de la conferencia en el plan de trabajo aprobado. Todos los productos se entregarán en español, en formato editable, con una calidad técnica de nivel profesional. Expertise France tendrá todos los derechos de autoría sobre los productos elaborados en esta consultoría.

d. Gestión de los recursos de la conferencia

El Proyecto Agustine dispone de una asignación presupuestaria específica para organizar la conferencia, que cubrirá, entre otros rubros, la contratación de un operador logístico, la sede y su equipamiento, la alimentación y el catering, el transporte, el alojamiento y los gastos de las personas invitadas, la interpretación, la transmisión virtual, la producción multimedia, la comunicación y los materiales. Expertise France contratará y pagará directamente estos bienes y servicios conforme a sus procedimientos de compras.

La persona consultora gestionará en nombre del proyecto todas las actividades asociadas a estos recursos: preparación de especificaciones, coordinación y supervisión de proveedores, verificación de la calidad de los servicios y seguimiento presupuestario. No administrará fondos ni asumirá pagos o compromisos contractuales por cuenta de Expertise France.