Expertise France recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) afin d’appuyer la gestion administrative et financière courante et l’appui logistique nécessaire à la bonne mise en œuvre du projet Appui au Centre de la CEDEAO pour les Energies Renouvelables et l’Efficacité Energétique (ECREEE).

Basé(e) à Praia, l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) sera affecté(e) à temps plein au projet d’appui à l’ECREEE et placé(e) sous la responsabilité du Coordinateur du projet.

Il/elle exercera ses fonctions au sein du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France à Praia et travaillera en lien étroit avec l’équipe projet d’Expertise France basée au siège et les fonctions support du BM.

Dans le cadre de ses missions, il/elle sera également amené(e) à interagir régulièrement avec l’ECREEE, les experts, prestataires, partenaires et autres parties prenantes du projet.

Les missions principales de l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) sont les suivantes :

Appui à la gestion administrative et financière du projet

•    Assurer le suivi administratif des dépenses du projet et la bonne tenue des pièces justificatives ;
•    Réceptionner et effectuer un premier contrôle des factures et pièces justificatives ;
•    Assurer le suivi administratif des avances, notes de frais et dépenses liées aux missions et activités du projet ;
•    Renseigner et tenir à jour les outils de suivi administratif et financier relevant de son périmètre ;
•    Assurer le classement et l’archivage des pièces administratives, comptables et financières du projet ;
•    Faciliter la circulation des informations et documents entre le Coordinateur, l’équipe projet et les fonctions support concernées.

Appui aux achats et à la passation de marchés

•    Contribuer à la planification des achats nécessaires à la mise en œuvre des activités du projet ;
•    Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux consultations et procédures d’achat ;
•    Contribuer à la préparation des cahiers des charges, demandes de devis et autres documents nécessaires aux consultations ;
•    Conduire, sous la supervision du Coordinateur et en lien avec les fonctions compétentes du BM, certaines procédures d’achat conformément aux procédures applicables ;
•    Assurer le suivi administratif des commandes, contrats et prestations ;
•    Assurer la collecte, le classement et l’archivage des pièces relatives aux procédures d’achat et veiller à la complétude des dossiers ;
•    Assurer la coordination nécessaire avec les fonctions d’achats et de passation de marchés du BM.

Appui administratif et organisationnel au projet

•    Assurer l’appui administratif quotidien au Coordinateur et à l’équipe projet ;
•    Assurer la gestion des agendas, rendez-vous et réunions liés au projet ;
•    Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes, tableaux de suivi et autres documents administratifs ;
•    Assurer les échanges administratifs avec les partenaires, experts, prestataires et autres interlocuteurs du projet ;
•    Contribuer à la préparation et au suivi administratif des réunions et activités du projet ;
•    Assurer le classement et l’archivage électronique des documents et dossiers du projet ;
•    Tenir à jour les bases de données, listes de contacts et répertoires des partenaires et parties prenantes ;
•    Contribuer au suivi administratif des dossiers relatifs aux ressources humaines du projet, en lien avec le Coordinateur et les interlocuteurs compétents d’Expertise France ;
•    Veiller à la bonne application des procédures administratives applicables au projet.

Appui logistique, missions et évènements

•    Organiser les déplacements professionnels de l’équipe projet, des experts et autres personnes mobilisées dans le cadre des activités du projet : billets, hébergements, transports et autres prestations nécessaires ;
•    Préparer les documents administratifs liés aux missions : lettres d’invitation, ordres de mission, demandes de visa, documents de sécurité, notes de frais, etc. ;
•    Contribuer à la planification et à l’organisation logistique des ateliers, formations, réunions des comités de pilotage, réunions techniques et autres événements du projet ;
•    Préparer les programmes, feuilles de route et dispositifs logistiques nécessaires à la bonne réalisation des évènements ;
•    Assurer les réservations et prestations nécessaires : salles, restauration, transports, équipements, impressions et autres besoins logistiques ;
•    Assurer le suivi administratif et logistique des prestataires mobilisés ;
•    Veiller au classement et à l’archivage des documents relatifs aux missions et événements du projet.