Gestion administrative et financière des subventions

Le/la Chargé.e de subventions projet assure le suivi administratif et financier du portefeuille de subventions de la composante. À ce titre, il/elle est notamment chargé.e de :

•       Assurer, en collaboration avec la responsable de la composante, le suivi administratif, contractuel et financier des subventions, de leur contractualisation à leur clôture ;

•       Analyser l’exécution budgétaire des subventions et anticiper les éventuels risques de sous-consommation, de dépassement ou de difficultés de mise en œuvre ;

•       Veiller au respect des dispositions contractuelles, des procédures d’Expertise France et des exigences du bailleur en matière de gestion financière des subventions ;

•       Analyser les budgets proposés par les organisations bénéficiaires et vérifier leur cohérence avec les activités et résultats attendus ;

•       Examiner les demandes de modifications et de réallocations budgétaires et préparer les éléments nécessaires à leur validation ;

•       S’assurer de la qualité des contrôles réalisés par les partenaires de mise en œuvre et procéder, selon une approche fondée sur les risques, à des revues approfondies des dépenses et pièces justificatives des bénéficiaires ;

•       Analyser les rapports financiers, notamment leur complétude, la conformité des pièces justificatives et leur cohérence avec les budgets approuvés et l’état d’avancement des activités ;

•       Assurer le suivi des décaissements, de la consommation budgétaire, des prévisions de dépenses et des échéances contractuelles ;

•       Identifier les risques financiers, contractuels ou de conformité et proposer, en lien avec la Responsable de composante, les mesures correctives nécessaires ;

•       Tenir à jour un tableau de bord consolidé du portefeuille de subventions, intégrant notamment les principaux jalons, échéances contractuelles, décaissements, niveaux de justification des dépenses, risques identifiés et actions correctives.

Accompagnement et renforcement des capacités

Le/la Chargé.e de subventions projet travaille en lien étroit avec les équipes administratives et financières des partenaires de mise en œuvre. À ce titre, il/elle :

•       Accompagne les bénéficiaires dans la compréhension et l'application des procédures de gestion financière et de justification des dépenses ;

•       Assure, pour le compte d’Expertise France, un suivi rapproché et individualisé du portefeuille de subventions géré par les partenaires de mise en œuvre, afin de veiller au respect des échéances de contractualisation, de décaissement, d’exécution, de justification et de clôture ;

•       Met en place un système d’alerte permettant d’identifier suffisamment en amont les subventions présentant un risque de retard, de sous-consommation, de dépense inéligible ou de non-justification, et proposer, en lien avec la Responsable de composante, les mesures correctives nécessaires ;

•       Analyse et consolide les éléments de reporting financier transmis par les partenaires et contribue à l’harmonisation des outils et pratiques de gestion et de suivi ;

•       Assure un suivi régulier de l’exécution financière des subventions avec les partenaires et contribue à l’identification des difficultés et des mesures correctives nécessaires ;

•       apporte, en coordination avec les partenaires de mise en œuvre, un appui aux organisations bénéficiaires sur les questions de gestion administrative et financière ;

•       contribue à l’élaboration et à l’animation de sessions de formation ou de coaching visant à renforcer les capacités des organisations bénéficiaires en matière de gestion budgétaire et financière, d’éligibilité et de justification des dépenses, de reporting et d’archivage.

Suivi des projets financés

En lien étroit avec la Responsable de composante, le/la Chargé.e de subventions projet contribue au suivi de la mise en œuvre des projets financés, afin d’assurer une lecture croisée des dimensions techniques et financières des subventions. À ce titre, il/elle :

•       contribue au suivi de l’avancement des projets et à l’analyse de la cohérence entre les activités réalisées, les résultats rapportés et le niveau d’exécution budgétaire ;

•       participe aux revues périodiques des projets et contribue à l’identification des difficultés de mise en œuvre et des besoins d’accompagnement des organisations bénéficiaires ;

•       participe à l’analyse des propositions de Phase 2, avec une attention particulière portée à la cohérence et à la faisabilité des budgets proposés, ainsi qu’aux capacités administratives et financières des organisations ;

•       contribue, aux côtés de la Responsable de composante et des parties prenantes concernées, aux travaux d’évaluation et aux comités de sélection de la Phase 2 ;

•       contribue à la contractualisation et au suivi des organisations retenues pour la Phase 2.

Reporting, audit et clôture des subventions

Dans le cadre de ces activités, le/la Chargé.e de subventions travaille en lien fonctionnel étroit avec le Responsable subventions du bureau Expertise France, notamment sur les questions de conformité, de contrôle et de reporting financier contractuel. À ce titre, il/elle :

•       Contribue à la consolidation du suivi budgétaire de la composante, en lien avec l’équipe administrative et financière (suivi des engagements, prévisions, cohérence budgétaire) ;

•       Coordonne la préparation et le suivi des audits des subventions, des missions de contrôle et exercices de clôture des subventionsen lien avec les équipes internes et les partenaires bénéficiaires ;

•       Assure l’archivage complet et structuré de la documentation contractuelle, administrative et financière des subventions ;

•       Tient à jour les bases de données des partenaires et des subventions ;

•       Contribue aux exercices de reporting interne et externe du projet ;

•       Participe à la préparation des audits.