Sous la supervision de la cheffe de projet Lumin’Îles, et en collaboration avec l’adjointe à la cheffe de projet et coordonnatrice Madagascar, les coordonnateurs Comores et Maurice, le chargé de subventions et partenariats, la/le chargé·e SERA, et l’Unité de Support Projet (USP), la/le Chargé.e d’appui opérationnel contribue à la planification, à la coordination et à la sécurisation de la mise en œuvre du projet.

Il ou elle assure le suivi consolidé des activités, missions, prestations et livrables pour les trois pays, organise les circuits de production et de validation et alerte sur les retards, dépendances et risques opérationnels. Le poste est centré sur les processus transversaux et le contrôle qualité de premier niveau et constitue un appui quotidien à la chefferie de projet.

La/le Chargé.e d’appui opérationnel aura pour missions principales :

Appui à la planification et coordination opérationnelles régionales – 30 %

·       Appuyer la consolidation et la mise à jour du plan de travail régional et des calendriers pays

·       Intégrer dans le calendrier global les jalons communiqués et pilotés par le chargé de subventions et partenariats

·       Préparer les réunions opérationnelles, formaliser les décisions, responsables et échéances et en suivre l’exécution.

·       Coordonner la circulation des informations, calendriers et contributions entre Madagascar, les Comores, Maurice, le siège, l’USP, les expert·es et les prestataires.

·       Identifier les interdépendances, retards et risques de mise en œuvre entre les procédures de subvention, les assistances techniques, les pilotes et les autres activités du programme et alerter.

·       Relancer les contributions internes nécessaires au respect du calendrier global.

·       Préparer des tableaux de bord synthétiques permettant les arbitrages et le suivi du plan de rattrapage.

Préparation et suivi des missions d’expertise – 25 %

·       Élaborer, consolider ou relire les documents de cadrage des missions, programmes de travail et calendriers, en lien avec les responsables techniques.

·       Coordonner la préparation des missions avec le coordonnateur du pays concerné, qui reste responsable du contenu, des relations partenariales et de la validation de l’agenda (principalement Maurice qui ne dispose pas d’USP)

·       Préparer documents de missions et briefings, anticiper les besoins logistiques auprès de l’USP et faciliter l’accueil et l’interface opérationnelle avec les expert·es.

·       Suivre la remise des rapports de mission et le contrôle qualité.

Suivi des prestations et pilotage des livrables – 35 %

·       Tenir un échéancier consolidé des contrats, bons de commande, livrables, validations, révisions et paiements associés.

·       Anticiper les échéances et assurer les relances auprès des expert·es, bureaux d’études, prestataires et responsables internes.

·       Vérifier la conformité formelle des livrables aux TDR, contrats, formats attendus et observations antérieures ;

·       Réaliser un contrôle qualité de premier niveau portant sur la complétude, la cohérence, la qualité rédactionnelle, le caractère opérationnel et la prise en compte des exigences de genre prévues par les TDR ; les validations techniques restent assurées par les responsables compétents.

·       Organiser et consolider les commentaires des coordonnateurs pays, du chargé SERA lorsque le livrable relève de son périmètre, de la chargée de projet siège et des référent·es techniques.

·       Contrôler la prise en compte des commentaires dans les versions révisées et préparer une note ou un avis de conformité pour décision de la cheffe de projet.

·       Assurer la gestion des versions, la traçabilité des commentaires et l’archivage des productions.

·       Transmettre à l’Unité de Support Projet (USP) et aux responsables concernés les éléments nécessaires au traitement des paiements après validation du livrable.

Reporting, gouvernance et coordination documentaire – 10 %

·       Planifier et coordonner la remise des contributions aux rapports d’activité et rapports bailleurs ; en assurer la consolidation éditoriale sous la responsabilité de la cheffe de projet.

·       Effectuer une première revue de cohérence et de qualité rédactionnelle des rapports avant revue technique par la chargée de projet siège.

·       Préparer les dossiers, supports et relevés de décisions des COPIL, comités techniques et revues de projet et contribuer au suivi des décisions.

·       Suivre la mise en œuvre des décisions des instances de gouvernance.

·       Transmettre au chargé SERA les éléments nécessaires au suivi des résultats et s’appuyer sur ses données validées, sans contrôler lui-même les indicateurs, les bases de données ou les éléments probants.