Le Chargé Logistique et Evènementiel est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique.

Il/elle assure un appui administratif, logistique et, assure l’archivage des documents du pôle logistique.

Il/elle appuie les projets dans l’organisation des missions et la mise en place des activités.

MISSIONS :

Les principales missions confiées au Chargé.e Logistique et Evènementiel sont les suivantes :

Evènementiel :

·       Assure l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, réunions, activités de communication, accueil lors de certaines activités...) ;

·       Assure le lien entre l’USP et les équipes projet et prépare les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;

·       Assure la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio en lien avec le chargé des moyens généraux ;

·       Réalise la prospection et négocie avec les prestataires (fournisseurs, traiteurs, sociétés de location, etc.) dans le respect des procédures de passation de marché;

·       Organise les évènements internes et assurer la communication avec les participants (invitations, confirmations, informations pratiques);

·       Anticipe et résout les problèmes logistiques ou organisationnels en temps réel;

·       Propose des améliorations pour les prochains événements.

Gestion des missions :

·       Assure l’organisation des missions, et voyages des équipes projet, des experts et du personnel de l’USP ;

·       Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés du siège et l’équipe logistique : déplacements, lettre d’invitation; et visa, hébergement, per diem, remplissage de la documentation sûreté, documentation projets.

Gestion administrative et financière :

·       Gère les procédures de dédouanement à l'import et à l'export (suivi des expéditions, préparation des documents, etc.) ;

·       Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec le responsable logistique;

·       Travaille en étroite collaboration avec les autres pôles de l’USP;

·       Représente l'organisation auprès des partenaires et prestataires et participe aux évènements promotionnels sur invitation de ces derniers.

       Archivage :

·       Réceptionne, contrôle, traite et classe les factures issues des missions, événements et autres transactions des équipes projets et USP ;

·       Prépare les versements d’archive projets et USP en lien avec le référent archivage ;

·       Transmet les archives projets et USP au référent archivage.

Compte tenu des nombreuses missions du pôle et des contraintes organisationnelles, il peut être sollicité ponctuellement pour réaliser tout autre type de tâche d’ordre logistique à la demande du Responsable Logistique. Exceptionnellement, il doit aussi pouvoir se rendre disponible selon les horaires des évènements pour faire face aux pics d’activité (soir et weekend).