Expertise France recrute un·e Chargé·e d’appui opérationnel pour assurer, à temps plein et en résidence à Rabat, la gestion opérationnelle, administrative et financière du projet IGD, dans le cadre d’une assistance technique en appui à la maîtrise d’ouvrage (AT-AMO) au Département de la Formation Professionnelle du Ministère de l’Inclusion économique, de la Petite entreprise, de l’Emploi et des Compétences (MIEPEEC).

L’AT-AMO est implémentée dans le cadre du projet de création d’un nouvel Institut à Gestion Déléguée (IGD), l’Institut de Formation aux Métiers des Industries Pharmaceutiques à Nouaceur (IFMIP), mis en œuvre par le Département de la Formation Professionnelle (DFP).
Le.la Chargé·e d’appui opérationnel intervient en binôme fonctionnel avec l'Expert ATMO (perlé). Il.elle prend en charge l'ensemble des tâches d'exécution administrative, logistique, financière et de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement quotidien de l'AT, En collaboration avec l’équipe opérationnelle de l’USP.

Le.la Chargé.e d’appui opérationnel est basé·e au sein des locaux de l’USP et du Département de la Formation Professionnelle (DFP) à Rabat et travaille sous la supervision hiérarchique du Responsable de programme Capital Humain et Développement Social. Il.elle est le point focal opérationnel entre l'AT, l'USP EF Maroc, le siège EF, la DPE et les partenaires du projet.

Responsabilités principales (indicatives)
Les missions décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins du projet et des nécessités de service.

1.    Gestion administrative et financière du projet (≈ 40%)
De manière générale, le.la Chargé.e d’appui opérationnel assure l’interface entre le projet et l’USP, en facilitant la circulation de l’information, la coordination des échanges et le suivi des demandes entre les différentes parties prenantes. 

1.1 Contractualisation des experts et prestataires

• Appuie la rédaction et la constitution des dossiers de consultation (expertise individuelle, passation des marchés) à partir des TDR élaborés par l’ATMO et validés par le DFP ;
• Assure la coordination avec l’USP EF Maroc sur le déroulé de la passation des marchés, signe les contrats et bons de commande
• Suit les échéances contractuelles et identifie les besoins d'avenants, en lien avec l’USP EF Maroc.

1.2 Gestion des paiements

• Déclenche auprès de l’USP-EF Maroc la procédure de paiement (signature des PV de réception et demande de paiement) après validation écrite des livrables par l'ATMO ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives (factures, feuilles de temps, justificatifs, livrables) avant transmission à l'USP ;
• Coordonne, en lien avec l'USP EF-Maroc, le suivi des paiements des experts et prestataires.

1.3 Suivi financier et exercices internes EF

• Valide mensuellement la mise à jour des outils de suivi financiers (suivi-fi mis à jour par l’USP EF-Maroc et prévisionnel budgétaire mis à jour en lien avec l’ATMO)
• Contribue aux exercices budgétaires internes (RPP, BI, BR, clôtures annuelles) en lien avec l'ATMO, l’USP EF-Maroc et le siège ;
• Contribue à la constitution et la vérification des pièces des dossiers de décaissement en appui à la DMG / DFP ; assure le suivi des transmissions et des échéances ;
• Fait le lien avec l’USP EF-Maroc en cas de besoin lors des audits. 

2.    Appui opérationnel à la mise en œuvre de l’AT (≈ 35%)

• Appuie l'ATMO dans la gestion opérationnelle courante du projet de l’AT ;
• Assure la coordination logistique des missions des experts CT (vols, hébergements, per diems, déplacements) en lien avec l'USP EF-Maroc ;
• Coordonne l'organisation logistique des ateliers, séminaires, réunions de projet et événements institutionnels (COPIL, CSC, CT) ;
• Assure le suivi de l'exécution des prestations par livrables, conformément aux dispositions contractuelles, et en informe l'ATMO ;
• Met à jour les outils de suivi opérationnels de l’AT et du projet (PTB, PPC – en lien avec l’USP Ef-Maroc, tableau de bord, indicateurs SERA) en lien avec l'ATMO et l'expert SERA ;
• Collecte et consolide les données nécessaires aux situations mensuelles de suivi ; met en forme les supports de présentation aux Comités de pilotage et de suivi et de coordination, en lien avec l'ATMO ;
• Assure, en lien avec l'ATMO et l’USP EF-Maroc, la consolidation des rapports semestriels d'exécution financière à destination de l'AFD.

3.    Secrétariat des instances et gestion documentaire physique (≈ 25%)

Cette composante est spécifique au contexte du DFP, qui maintient une gestion en grande partie physique (papier) de ses dossiers institutionnels. Le.la Chargé.e d’appui opérationnel prend en charge l'ensemble de ce volet, permettant à l'ATMO de se concentrer sur ses fonctions d'expertise.

• Contribue activement à la rédaction des comptes rendus des Comités Techniques (CT1 à CT5), les soumet à l'ATMO pour finalisation et validation par le DFP avant diffusion ;
• Assure le secrétariat physique des réunions des instances (préparation des dossiers, impressions, aide à la circulation des documents pour signature) ;
• Intègre les corrections manuscrites sur les CR et documents de travail soumis par les acteurs DFP ; produit les versions propres finalisées ;
• Assure le classement physique et numérique de l'ensemble des documents du projet ;
• Gère les correspondances et transmissions officielles courantes du projet (courriers DFP, lettres aux partenaires, convocations) ; assure le suivi des accusés de réception ;
• Tient et met à jour le tableau de suivi des décisions COPIL/CSC/CT après chaque réunion, en lien avec l'ATMO.