L’équipe projet DATAFID II est composée d’un Chef de projet et d’un Chargé de mission administratif et financier, basés à Dakar, ainsi que d’une Cheffe de projet adjointe et d’un·e Assistant·e de projet, basé·es à Cotonou.

L’Assistant·e de projet est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de projet adjointe et travaille en étroite collaboration avec le Responsable administratif et financier basé à Dakar.

Mobilisé·e à temps plein sur le projet, l’Assistant·e de projet contribue au bon déroulement des activités du DATAFID II au Bénin, notamment sur les volets administratifs, logistiques et financiers, dans le respect des procédures d’Expertise France et des exigences du projet.

1. L’appui à la gestion financière et budgétaire du projet DATAFID II :

Sous la responsabilité de la Cheffe de projet adjointe et en coordination avec le Chargé de mission administratif et financier, l’Assistant·e de projet est notamment chargé·e de :

• Assurer la collecte, la vérification, traitement et l’archivage des pièces justificatives relatives aux dépenses engagées ;

• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi des dépenses et du budget du projet  ;

• Assurer la transmission régulière au Chargé de mission administratif et financier des informations nécessaires à la consolidation du suivi financier et budgétaire global du projet, entre le Bénin et le Sénégal ;

• Appuyer le Chargé de mission administratif et financier dans la préparation des éléments nécessaires aux exercices de reporting financier interne, aux prévisions budgétaires et aux clôtures financières ;

• Contribuer au suivi administratif des paiements, en lien avec L’Unité Support Projet au Bénin ;

• En lien avec le siège d’Expertise France et l’Unité Support Projet au Bénin, gérer les approvisionnements nécessaires du compte en banque et de la caisse, les paiements locaux, le suivi des dépenses, la collecte des pièces justificatives du terrain, etc ;

• Contribuer à la préparation des audits du DATAFID II, notamment par la collecte, la vérification et l’archivage des pièces justificatives relatives aux activités mises en œuvre au Bénin.

2. Gestion logistique des activités du DATAFID II au Bénin :

L’Assistant·e de projet est chargé·e d’assurer la logistique nécessaire à la mise en œuvre des activités du projet, notamment :

• Gestion des formalités administratives et logistiques préalables aux déplacements des experts et des participants (demandes de visas, réservation des billets d’avion, réservation des hébergements, ordre de mission, autorisation de la sureté, etc.) ;

• Appui à l’organisation des évènements (relations prestataires et coordination des prestataires selon les évènements) ;

• Paiement des perdiems aux experts ou bénéficiaires.

3.  Gestion administrative et contractuelle des activités du DATAFID II au Bénin :

Sous la coordination de la Cheffe de projet adjointe et en lien avec le/la Chargé·e de mission administratif et financier, l’Assistant·e de projet contribue à :

• Assurer le suivi des contrats : expert·es, fonctionnaires déployé·es, bureaux d’études, prestataires et partenaires bénéficiaires de subventions ;

• Contribuer à la préparation des pièces administratives nécessaires aux passations de marchés et à la contractualisation des prestataires ;

• Assurer la collecte et le suivi des pièces contractuelles, livrables, feuilles de temps et autres documents nécessaires au suivi des prestations ;

• Assurer la collecte, la vérification de conformité et l’archivage des pièces justificatives relatives aux activités et missions ;

• En lien avec l’Unité Support Projet d’Expertise France, assurer le suivi des consommables et du matériel nécessaires au fonctionnement de l’équipe au Bénin (bureautique, informatique, téléphonie, etc.) ;

• Assurer toute autre tâche administrative nécessaire au bon déroulement des activités du projet au Bénin.

4. Appui à la communication et à la visibilité du projet

Sous la coordination de la Cheffe de projet adjointe et en lien avec l’équipe projet, l’Assistant·e de projet contribue à la communication et à la visibilité du DATAFID II. À ce titre, il/elle est notamment chargé·e de :

• Assurer les publications des actualités du projet sur LinkedIn, en lien avec le calendrier des activités et les temps forts du projet ;

• Assurer, à l’issue d’une formation sur Wordpress, la mise en ligne des articles et contenus sur le site internet du DATAFID II ;

• Contribuer à la collecte et à l’archivage des contenus permettant de valoriser les activités du projet (photographies, articles, supports, témoignages, etc.).