El/la asistente de proyecto en Quito será responsable del seguimiento de la gestión administrativa, financiera y logística de las actividades de la Asistencia Técnica en Ecuador. Bajo la supervisión del/ la Jefe/a de proyecto y en coordinación con la Responsable Administrativa y Financiera (RAF), apoyará la preparación, implementación y seguimiento de las acciones del proyecto (particularmente de la parte administrativa, logística y financiera).

El/la asistente de proyecto trabaja bajo la responsabilidad del/de la Jefe/a de proyecto y está funcionalmente vinculado a la responsable administrativa y financiera (RAF) en Quito, que trabajara bajo la responsabilidad del/de la Responsable de EF en Ecuador. De manera general, el/la asistente de proyecto apoyara al/a la Jefa/a de proyecto en los aspectos logísticos, administrativos y financieros del proyecto.

Actividades principales (lista no exhaustiva):

1.       Seguimiento de la gestión administrativa, contractual y financiera de las acciones:

·       Gestión de los aspectos contractuales: apoyo en la redacción y la elaboración de los documentos de consulta de las empresas y de los consultores, verificación de la elegibilidad administrativa y financiera de las candidaturas, apoyo al equipo durante el proceso de análisis de las ofertas y de notificación de los contratos, redacción de contratos, seguimiento de los procesos de validación y firma, seguimiento contractual…

·       Entrada de los proveedores y contratos en la plataforma informática de seguimiento contractual y financiero.

·       Actualización y seguimiento de los tableros de monitoreo/seguimiento administrativo/contractual y financiero existentes;

·       Pago de facturas de proveedores y seguimiento de los gastos de las acciones (à través de la caja menor);

·       Preparación de las solicitudes de pago;

·       Recolección, verificación de cumplimiento y archivo de documentos de respaldo y comprobantes;

·       Preparación de documentos para auditorías y cierres financieros de las acciones;

·       Actualización de las herramientas de seguimiento del proyecto (cronogramas, tableros de actividades, plan de contratos y compras..)

·       Asegurar el flujo de información con el equipo en Quito y la sede en Paris (departamentos temáticos, de pagos, auditoria y legal);

·       Asegurar el monitoreo y el seguimiento de los indicadores del proyecto bajo su responsabilidad (número de participantes en las actividades, etc);

·       Asegurar el archivo (físico y digital) de toda la documentación del proyecto;

2.       Gestión financiera del proyecto:

·       Mantener y actualizar las herramientas de seguimiento financiero, efectuar el seguimiento de todos los gastos del proyecto y establecer el informe financiero semestral y final (un total de 3 informes financieros), bajo la supervisión de la Responsable Administrativa y financiera;

·       Participar en la elaboración de las previsiones presupuestarias del proyecto, en los ejercicios financieros de la agencia y en los cierres anuales;

·       Participar en las auditorias del proyecto, preparar la documentación necesaria y asegurar la coherencia;

3.       Gestión logística de las acciones y misiones en Ecuador :

·       Elaborar los documentos preliminares de las misiones de expertos y consultores (agendas, notas logísticas, etc);

·       Preparación y seguimiento de las misiones de expertos y consultores (transportes y viajes regionales e internacionales (avión en particular), reserva de alojamiento, pagos de per diem…);

·       Apoyo a la organización de los aspectos logísticos de las actividades como talleres, seminarios y formaciones (alquiler salas de reunión, organización de los almuerzos, transportes, material);

·       Apoyo a la organización de reuniones y eventos, en formato virtual y/o presencial.

·       Apoyo la organización logística de las misiones del equipo (documentos preliminares, hotel, tiquetes de vuelo, orden de misión, pagos de per diem…).

·       Velar por la correcta aplicación de las instrucciones del Departamento de Seguridad (órdenes de misión, plan de seguridad, etc.).

4.       Apoyar el equipo de Expertise France en la preparación y monitoreo operativo de las acciones: 

·       Ayuda con la creación y seguimiento de archivos específicos (investigación documental, compilación de documentos, etc.);

·       Mantenimiento de las bases de datos internas de Expertise France y del proyecto;

·       Apoyo en la preparación y gestión de los documentos requeridos en la implementación de las acciones al nivel administrativo/contractual, financiero, y seguimiento en general de la relación con los expertos y consultores sobre estos temas;

·       Gestión de tareas administrativas y secretariales (redacción de correos, minutas de reuniones, envío de documentos, etc.)