Le responsable opérationnel du projet sera chargé des aspects logistiques et opérationnels du projet visant à fournir un appui à la lutte contre la corruption et la criminalité organisée en République de Moldova. Basé à Chișinău, il/elle sera placé(e) sous la supervision du chef d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur de projet et les fonctions financières du bureau partagé d’Expertise France en Moldavie, ainsi qu’avec le siège d’Expertise France, situé à Paris.

Plus précisément, le responsable opérationnel du projet sera chargé de :

Gestion logistique des missions, événements et visites d’étude

•           Assurer la bonne organisation des missions (habilitation de sécurité « MSC » mission, ordre de mission « OM », réservations de visa, de transport et d’hébergement ; indemnités journalières en lien avec le service comptable) 
• Soutenir l’organisation d’événements (comité de pilotage, comités techniques de suivi, cérémonies de lancement/clôture, ateliers divers) : convoquer les participants, identifier et faire appel à des prestataires de services (lieux,  traiteurs, traducteurs, interprètes...), réservation, listes de réception/présence, gestion des pauses café et des déjeuners, prise de photos;
•         Vérifier la qualité des services avant le lancement des événements et assurer une bonne mise en œuvre à l’avance (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilité, internet, mise en place de services traiteur, etc.) 
•        Gérer les visites d’étude en dehors de la Moldavie et compléter les procédures administratives associées ; 
•        Faire le lien entre les fournisseurs et les projets dans leurs besoins d’organisation d’événements ; 
•        Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, traiteur, traducteurs, interprètes, etc.) ;

Gestion des contrats

•           Soutien aux marchés publics ;
•        Élaborer des contrats avec les prestataires (collecte et analyse de devis... en collaboration avec le bureau partagé d’Expertise France en Moldavie) ;
•           Établir des contrats avec des experts, vérifier et enregistrer les fiches d’information tierces/individuelles ;
•           Effectuer le suivi post-mission en vérifiant tous les documents justificatifs relatifs à la mission.

Gestion des paiements

•       Lancer le processus de paiement après réception et approbation des livrables par le coordinateur du projet.
•        Vérifiez que les pièces justificatives (factures, feuilles de temps, reçus, livrables, etc.) des demandes de paiement sont en ordre avant de les transmettre au service de paiement du bureau partagé ;
•         Coordonner, conjointement avec le bureau partagé, le suivi des paiements aux experts et prestataires de services conformément aux dispositions contractuelles;
•        Coordonner, conjointement avec le bureau partagé, l’archivage physique et numérique des documents financiers et techniques du projet.

Tâches de secrétariat

•        Gestion de la poste et du classement ;
•         Organiser et convoquer des réunions ;
•         Maintenir le calendrier et le planning de l’équipe projet ;
•       Préparer et transmettre les convocation aux participants des activités organisées en collaboration avec des partenaires ;
•       Et aider à la fourniture, la reproduction et la distribution de documents, en particulier pour les participants à la formation.

En outre, le responsable opérationnel du projet apportera son soutien à la communication des activités du projet (conformément aux règles et procédures du donateur ainsi qu’aux règles d’Expertise France) :

·       Développement et mise en œuvre de supports et d’outils de communication du projet ;

·       Soutien à l’organisation des apparitions médiatiques ; prise de photos lors d’événements et d’activités ;

·       Gestion des relations presse, rédaction et publication d’articles de presse ; diffusion de communiqués de presse ;

·       Assurer la liaison avec les départements de communication des partenaires ;

·       Mise en forme des livrables du projet.