Résumé de la mission

Basé·e à Astana, le/la Chargé·e de gestion des données, reporting et visibilité travaille sous la supervision directe de la cheffe de projet adjointe de l’« Initiative Equipe Europe pour la connectivité numérique en Asie centrale – Pilier "soft" ».

Ce poste constitue le pilier de la transparence du projet et de la prise de décision fondée sur les données. Le/la titulaire est en charge de gérer, mettre à jour, améliorer et alimenter les outils de suivi du projet avec des données précises et actualisées, en veillant à ce que tous les progrès soient suivis et accessibles. Au-delà de la collecte de données, le/la Chargé·e de gestion des données, reporting et visibilité du projet transforme les informations brutes en rapports et présentations réguliers, clairs, visuellement attrayants et faciles à comprendre, rendant ainsi les avancées du projet accessibles aux parties prenantes à tous les niveaux. Ce travail assure la liaison entre les équipes de terrain dans les cinq pays d’Asie centrale, les équipes européennes et la chefferie de projet, garantissant ainsi que les informations fournies soient à la fois exploitables et percutantes.

Le/la Chargé·e de gestion des données, reporting et visibilité est chargé de coordonner les fonctions de collecte et de gestion des données, de reporting et de gestion de l’information du projet. Le/la titulaire élabore et assure la mise à jour des outils de reporting, des bases de données et des systèmes de gestion de l’information ; il coordonne la collecte, la validation et la consolidation des informations relatives au projet et veille à ce que les informations nécessaires à la mise en œuvre du projet, à la gestion interne, au reporting contractuel et à la prise de décision au sein de l’organisation soient disponibles en temps voulu, cohérentes et exactes.

Le/la titulaire du poste apporte son soutien à l’unité de gestion de projet en préparant des rapports analytiques et en remplissant les tableaux de bord du projet. Il/elle tient à jour les dossiers du projet, en gérant la documentation relative au projet au sein des systèmes d’archivage électronique. Il/elle assure le suivi des procédures et échéances de reporting et il/elle veille à ce que les informations relatives au projet et les pièces justificatives soient complètes, bien organisées et facilement accessibles, conformément aux procédures d’Expertise France et aux exigences des bailleurs de fonds.

Le/la Chargé·e de gestion des données, reporting et visibilité contribue à l’intégration des questions transversales, notamment l’égalité des sexes, les droits de l’homme et l’inclusion sociale, en veillant à ce que les informations pertinentes, les éléments justificatifs et les résultats fournis par les experts techniques soient systématiquement recueillis, conservés et pris en compte dans les rapports du projet.

Tâches relatives au poste

Gestion des données

·        Assurer le suivi des résultats conformément au plan de suivi et d’évaluation.

·        Mettre à jour les outils de suivi-évaluation, redevabilité et apprentissage (SERA) du projet à l’aide des données régulièrement collectées lors des réunions de travail quotidiennes et des comptes rendus de réunion, y compris, mais sans s’y limiter, les réunions de l’unité de gestion du projet, les réunions du consortium et les réunions de coordination des composantes.

·        Appuyer les équipes dans leur usage des outils pour collecter les données ventilées par sexe, âge et zone géographique selon leurs besoins, sans alourdir la charge de travail quotidienne des membres de l’équipe projet et tout en respectant les engagements de redevabilité du projet.

·        Vérifier les données du projet pour garantir leur exactitude, leur cohérence et leur exhaustivité avant la production des rapports.

·        Gérer la documentation relative au projet et utiliser les systèmes d’archivage électronique du projet sur Wimi, MS Teams et les autres plateformes désignées, en veillant à ce que les dossiers de projet et les pièces justificatives soient correctement classés, tenus à jour, archivés et disponibles pour la mise en œuvre du projet, l'établissement des rapports, les audits et les évaluations.

Reporting

·        Coordonner la préparation des rapports périodiques internes et externes sur la mise en œuvre du projet, avec l’avancement des activités, des livrables, des résultats et sur les questions transversales conformément aux exigences d’Expertise France et de l’Union européenne.

·        Fournir régulièrement des synthèses actualisées sur l’état d’avancement de la mise en œuvre du projet, en s’appuyant sur les outils existants complétés par les membres de l’équipe du consortium, ainsi que sur une communication et une collaboration actives avec ces derniers.

·        Préparer des données de qualité, des tableaux de bord et des synthèses statistiques pour étayer les rapports annuels et ad hoc du projet.

·        Surveiller le calendrier de production des rapports et assurer le suivi auprès des personnes responsables afin d’assurer la soumission en temps voulu des informations requises.

Gestion de l’information

·        Élaborer et tenir à jour des modèles de reporting et des outils de collecte de données pour garantir la cohérence des rapports tout au long du projet.

·        Veiller à ce que les informations relatives au projet et les pièces justificatives soient correctement organisées, tenues à jour et accessibles conformément aux procédures de gestion documentaire d’Expertise France.

·        Contribuer à la préparation de la documentation requise pour les rapports contractuels, les audits, le suivi des missions et les évaluations.

Visibilité

·        Étant donné que le projet est financé par le mécanisme du Global Gateway, il n’internalise pas les fonctions de communication. Cependant, la création d’un contenu de visibilité sur les activités du projet, qui rend compte et promeut les actions de C4CA, nécessite une coordination avec des experts externes, des membres des délégations européennes responsables de la coordination de la communication et la diffusion auprès de nos partenaires d’exemples de réussite. Le/la chargé.e de gestion des données, reporting et visibilité est en charge de diriger le processus de ces actions de visibilité et de sensibilisation, dont le contenu reste du ressort de la direction du projet.

Questions transversales

·        Collaborer avec les experts en matière d’égalité des sexes, de droits de l’homme et autres domaines techniques pour veiller à ce que les informations relatives aux questions transversales soient systématiquement collectées, consolidées et prises en compte dans les rapports de projet.

·        Soutenir l’intégration des considérations d’égalité des sexes, de droits humains et d’inclusion sociale dans les outils de reporting de projet, les modèles et les processus de collecte de données.

·        Tenir à jour la documentation et les éléments justificatifs relatifs aux questions transversales en vue des rapports contractuels, des audits, des missions de suivi et des évaluations.

Coordonner la consolidation des informations relatives aux questions transversales sur la base des contributions fournies par les experts techniques responsables.