Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cap Vert, sous la supervision du directeur adjoint du projet lead sur le terrain, le/la Responsable des Services Supports est responsable d’assurer le fonctionnement efficace du BM, en mettant l’accent sur la supervision stratégique, administrative et financière. Il/elle veille au respect des procédures de l’Agence et des exigences des bailleurs de fonds, tout en favorisant la coordination et la cohérence opérationnelle entre l’ensemble des projets. Il/elle sera responsable d’une équipe de 6 personnes : un Responsable des Affaires Financières (RAF), un Responsable Contrats et Achats (RAC), un Chargé de Logistique et des Moyens Généraux, un Chargé Contrats et Achats, un Chargé Comptable et un Chargé de Trésorerie. L’équipe pourra évoluer en fonction des besoins. 

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Supervision des services supports :

• Diriger et gérer l’équipe des services support : finances, achats, logistique, administration ;
• Gérer le contrat de portage salarial en direct ;
• Coordonner les flux de travail et animer les réunions de coordination pour renforcer la communication interne et les synergies inter-équipes ;
• Veiller à la mise à jour de la clef de répartition ;
• En collaboration avec le RAF, garantir l’exécution budgétaire, l’exactitude des prévisions, l’imputation des coûts et le suivi de la performance financière de l’ensemble des projets ;
• En collaboration avec le RAC, garantir le contrôle interne des processus d'achat, et vérifier la conformité aux exigences des bailleurs et aux procédures internes ;
• En collaboration avec le Chargé de Logistique et des Moyens Généraux, garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau, notamment les infrastructures, les services informatiques, les équipements et les services généraux. 

Gestion stratégique du bureau :

• Diriger la mise en place et la structuration du BM, en étroite coordination avec le siège et les équipes projets ;
• Définir et mettre en œuvre des cadres de coordination (ex. : matrices des rôles et responsabilités, outils de planification) afin d’assurer une collaboration efficace entre les services support, les équipes projets et le siège ;
• Veiller à ce que tous les projets (nationaux et régionaux) bénéficient de services supports adaptés, efficaces et harmonisés ;
• Assurer un lien avec le siège pour toutes informations pertinentes relatives à la gestion du BM.

Management hiérarchique et/ou fonctionnel des ressources humaines mutualisées :

• Superviser la gestion des ressources humaines : recrutement, intégration, répartition des tâches, évaluation des performances et développement professionnel ;
• Veiller à la formation et à la consolidation des acquis de l'équipe (marchés publics, gestion financière, comptabilité…etc) ;
• Identifier et traiter rapidement les difficultés RH et dysfonctionnements, et informer le siège régulièrement ;
• Assurer que les dimensions de RPS (risques psycho sociaux) et d’égalité femmes/hommes soient prises en compte dans la méthode de management d'équipe : formations/sensibilisations effectuées.

Risques, contrôle interne et conformité :

• Garantir et diffuser les enjeux clés de conformité (anti-corruption, RGPD) ;
• Identifier les risques financiers et opérationnels, les remonter au responsable du BM ainsi qu’au siège, et proposer des mesures d’atténuation ;
• Veiller à la mise en place et au bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne ;
• Veiller au respect des procédures internes, des exigences des bailleurs et de la législation nationale, et proposer des mesures correctives si nécessaire ;
• En collaboration avec le RAF, superviser l’ensemble des processus d’audit (internes, externes, bailleurs) et assurer le suivi des recommandations.