Sous la supervision du la Chef de Projet, le/la VIA - Chargé(e) de projet junior assurera les missions mentionnées ci-dessous, lesquelles pourront évoluer au cours de la mise en œuvre du projet.

Le/la VIA - Chargé(e) de projet junior travaillera en étroite coordination avec le/la Responsable des achats, le/la Coordinateur/trice administratif/ve et financier/ère, ainsi que le/la Chargé/e du suivi et de l’évaluation et le/la Chargé/e de subventions, sans exercer de responsabilité hiérarchique sur ces fonctions.

Appui à la gestion et coordination de projet

• Appuyer la mise en œuvre quotidienne des activités du projet (planification, coordination, suivi des livrables).
• Appuyer le suivi quotidien des tâches administratives liées à la logistique, à la contractualisation, aux achats, ainsi qu’au suivi et à l’évaluation.
• Contribuer à la coordination avec les partenaires institutionnels (ministères, agences publiques, partenaires au développement) et les prestataires de services.
• Participer à la préparation et au suivi des réunions (comités de pilotage, ateliers, missions).
• Appuyer la préparation des rapports (techniques, narratifs et financiers) ainsi que des outils de reporting.
• Contribuer au développement et à la mise à jour des outils de gestion de projet (plans de travail, tableaux de suivi, plans d’action).
• Veiller à la cohérence entre les activités mises en œuvre et les objectifs du projet, y compris les priorités identifiées lors de la phase de démarrage.
• Contribuer à la visibilité et à la communication des activités du projet ainsi qu’à la valorisation de l’expertise française.
• Faciliter les échanges et les partenariats entre les parties prenantes locales et les acteurs français
• Appui à la mobilisation d’expertise internationale et nationale
• Appui au chef de projet dans ses activités de représentation

Appui administratif et financier

·         Suivi des dépenses et des factures fournisseurs, y compris les relances, le suivi et l'enregistrement administratif ;

·         Collecte des pièces justificatives comptables et préparation des dossiers de paiement ;

·         Appui à l'équipe lors des audits ;

·         Mise à jour, vérification croisée et rapprochement de la liste des transactions du projet ;

·         Préparation des rapports comptables mensuels ;

·         Mise à jour du suivi financier mensuel.

Appui logistique et aux achats

·         Évaluation de l'éligibilité administrative des soumissionnaires ;

·         Réalisation des contrôles de conformité ;

·         Rédaction des rapports d'attribution des marchés et de la documentation associée.

·         Organisation et gestion des déplacements en coordination avec un prestataire de services de voyage, y compris la vérification des itinéraires et l'optimisation des coûts ;

·         Réservation de billets d'avion/de train, de transports locaux, de salles de réunion, d'hôtels etc. ;

·         Préparation des autorisations de sécurité pour les missions ;

·         Appui aux procédures de visa et autres formalités administratives préalables au voyage ;

·         Appui à l'organisation des événements du projet, des missions, des séminaires, des ateliers et des réunions ;

·         Gestion des relations avec les prestataires de services, y compris le traitement et la négociation des devis, la gestion des abonnements et le contrôle des factures ;

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive et pourra évoluer au fil du temps.