Sob a supervisão direta do Chefe de Equipa (Team Leader), o(a) Assistente de Projeto prestará apoio transversal à implementação operacional, administrativa, logística e documental do projeto “Promover as cadeias de valor da agricultura e da pesca na Guiné-Bissau”. O posto tem como finalidade assegurar o bom funcionamento da equipa de projeto, facilitar a coordenação interna entre as componentes técnicas e as funções de suporte, e contribuir para a execução eficiente das atividades em conformidade com os procedimentos da Expertise France, as exigências do financiador e o plano de trabalho aprovado. Atuará como ponto de apoio para a organização do trabalho diário, o acompanhamento dos prazos, a circulação de informação, a preparação de documentos e a boa articulação entre as funções técnicas, administrativas e fiduciárias.

Principais responsabilidades

• Prestar apoio administrativo e operacional diário ao Chefe de Equipa e aos membros da equipa de projeto, assegurando o acompanhamento das tarefas, prazos, reuniões, deslocações e necessidades logísticas.
• Contribuir para a organização, preparação e arquivo da documentação administrativa do projeto, incluindo correspondência, notas internas, atas de reunião, listas de presença, relatórios de atividade, termos de referência, pedidos de compra, documentos de missão e outros documentos administrativos.
• Apoiar a preparação, organização e realização de reuniões, formações, missões de terreno, consultas com partes interessadas e outros eventos do projeto, incluindo convites, agendas, reservas, materiais, logística, acolhimento de participantes e elaboração de atas.
• Contribuir para o acompanhamento do plano de trabalho do projeto, recolhendo informações junto dos membros da equipa, atualizando ferramentas simples de seguimento e sinalizando ao Chefe de Equipa eventuais atrasos, necessidades ou pontos de atenção.
• Apoiar a equipa financeira na preparação e compilação de documentos administrativos e justificativos relacionados com pagamentos, compras, missões, adiantamentos, regularizações, inventário e arquivo dos dossiês, sem substituir as responsabilidades fiduciárias específicas de cada função.
• Facilitar a comunicação com fornecedores, prestadores de serviços, parceiros, beneficiários e participantes, sob orientação dos responsáveis técnicos ou administrativos competentes.
• Apoiar a organização das deslocações da equipa e de consultores, incluindo planeamento logístico, reservas, transporte, alojamento, preparação de documentos de missão e coordenação prática com o(a) Motorista.
• Contribuir para a preparação de relatórios internos e externos, recolhendo contributos da equipa, consolidando informação de base, verificando a coerência documental e assegurando a formatação dos documentos conforme os modelos aplicáveis.
• Manter um sistema de arquivo físico e digital organizado, atualizado e acessível para os documentos do projeto, em conformidade com os procedimentos internos, requisitos de auditoria e regras de confidencialidade.
• Apoiar a atualização de calendários, listas de contactos, bases de dados simples, mapas de seguimento de atividades e outros instrumentos de gestão do projeto.
• Contribuir para a boa gestão dos equipamentos, materiais e espaços de trabalho do projeto, sinalizando necessidades de reposição, manutenção ou apoio logístico.
• Executar outras tarefas compatíveis com a função que lhe sejam solicitadas pelo Chefe de Equipa, de acordo com as necessidades de implementação do projeto.
• Apoiar a preparação de toda a documentação necessária para deslocações profissionais, incluindo cartas‑convite, ordens de missão, briefings de segurança, formulários de autorização de segurança, pedidos de visto e relatórios de despesas.
• Contribuir para o planeamento, organização e otimização dos custos das missões, assegurando a sua execução eficiente em coordenação com os contactos relevantes: reserva de bilhetes de avião, alojamento, cálculo e gestão de per diem, entre outros.
• Garantir a continuidade das funções do/a responsável de logística em caso de ausência, assegurando a manutenção dos processos, a comunicação com o terreno e o cumprimento dos procedimentos internos.

Esta descrição de funções pode estar sujeita a alterações permanentes, em função da evolução das atividades e da necessidade de se adaptar às mesmas. Além disso, o conteúdo das atividades não é exaustivo, podendo ser-lhe solicitadas outras tarefas relacionadas com a sua área de competências e dentro dos limites da sua carga de trabalho.

Posicionamento hierárquico e funcional

O(a) Assistente de Projeto reportará diretamente ao Chefe de Equipa (Team Leader). No desempenho das suas funções, trabalhará em colaboração estreita com todos os membros da equipa do projeto e poderá receber orientações funcionais dos coordenadores de componente, bem como dos responsáveis pelas áreas administrativa, financeira, de procurement, de gestão de subvenções e de MEAL, no âmbito das tarefas que lhes estejam associadas.