Le/La Chargé(e) de subventions et appui opérationnel sera responsable de la gestion complète du cycle de vie des subventions (Full Grant Management Cycle) dans le cadre de la Composante 2 du projet SANKOFA II. Il/Elle sera placé(e) sous la supervision de la Cheffe de projet SANKOFA II.

À ce titre, il/elle assurera la supervision des appels à projets, la contractualisation des subventions, le décaissement des fonds, la gestion des risques, le respect des exigences réglementaires de l'Union européenne et d'Expertise France, ainsi que la coordination avec les partenaires et les bénéficiaires sélectionnés en lien avec ces appels et subventions. Il/Elle contribuera également au renforcement des capacités des partenaires et des acteurs de l'écosystème culturel ghanéen sélectionnés.

Le/La Chargé(e) de subventions et appui opérationnel apportera par ailleurs un appui administratif et opérationnel à la Cheffe de projet dans la gestion quotidienne du projet, notamment pour la préparation des documents, l'organisation des réunions, l'archivage et l'ensemble des tâches courantes de gestion de projet.

1. Principales responsabilités (liste non exhaustive)

Gestion des subventions et conformité financière

• Assurer la gestion opérationnelle et administrative des subventions, dans le respect des procédures internes d'Expertise France et des règles de l'Union européenne : préparation des appels à projets, gestion des processus de sélection, contractualisation, suivi de la mise en œuvre et clôture des subventions ;
• Assurer le suivi des dépenses liées aux subventions en veillant à leur stricte conformité avec les critères d'éligibilité et les règles financières de l'Union européenne ;
• Mettre en place un dispositif opérationnel et optimisé de reporting entre les organisations de la société civile bénéficiaires et Expertise France, reposant sur un mécanisme adapté de suivi et de vérification des dépenses ;
• Garantir le respect de l'ensemble des obligations contractuelles et des exigences du bailleur tout au long du cycle de mise en œuvre ;
• Préparer les rapports financiers intermédiaires et finaux destinés à la Commission européenne, en garantissant leur fiabilité, leur exactitude et leur cohérence ;
• Assurer un système d'archivage complet, structuré et conforme aux exigences d'audit pour l'ensemble des documents financiers et contractuels ;
• Coordonner les échanges avec les services juridiques et financiers d'Expertise France et assurer la liaison avec les auditeurs externes lorsque nécessaire ;
• Produire un reporting financier fiable des subventions conformément aux exigences de coordination financière du département.

Accompagnement des partenaires et gestion des risques

• Accompagner les partenaires de mise en œuvre dans l'application des procédures financières, administratives et de reporting de l'Union européenne ;
• Concevoir et animer des sessions de formation à destination des bénéficiaires sur la gestion des conventions de subvention conformément aux exigences du bailleur ;
• Identifier les risques potentiels (notamment les dépenses inéligibles) et mettre en œuvre les mesures de mitigation appropriées ;
• Examiner et valider les rapports financiers transmis par les bénéficiaires, et organiser le suivi financier des subventions (visites sur site, comités de suivi, retours aux partenaires) ;
• Assurer un suivi rigoureux de l'exécution des subventions et détecter rapidement tout écart par rapport aux procédures applicables ;
• Encourager les bonnes pratiques et garantir une mise en œuvre harmonisée auprès de l'ensemble des parties prenantes du projet.

Renforcement des capacités et coordination stratégique

• Concevoir et dispenser des formations adaptées ainsi qu'une assistance technique continue aux partenaires sur les questions de conformité financière et de gestion des subventions ;
• Faciliter la coordination entre les équipes techniques, financières et administratives afin d'assurer la cohérence des actions, en particulier dans le cadre de la Composante 2 ;
• Contribuer à la conception et à la mise en œuvre de mécanismes de financement innovants;
• Appuyer les actions de renforcement des capacités des acteurs financiers et investisseurs locaux, avec une attention particulière portée aux approches sensibles au genre et à la durabilité environnementale ;
• Participer au suivi des résultats du projet et contribuer au dispositif de suivi-évaluation (Monitoring & Evaluation).

Appui à la gestion du projet et administration

• Fournir un appui administratif et opérationnel à la Cheffe de projet dans la mise en œuvre quotidienne du projet ;
• Contribuer à la préparation des réunions, ateliers, missions et événements du projet (préparation des ordres du jour, organisation logistique, gestion des listes de participants et des documents de travail) ;
• Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des plans d'action ;
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la révision des documents du projet, notamment les Termes de Référence (TdR), notes conceptuelles, rapports de réunion et autres documents opérationnels ;
• Préparer et mettre à jour les modèles de documents, outils de suivi, tableaux de bord et systèmes de classement conformément aux procédures d'Expertise France ;
• Contribuer à la compilation, à la mise en forme et à la consolidation des rapports techniques, administratifs et autres livrables du projet ;
• Veiller au classement et à l'archivage des documents du projet, sous format électronique et papier lorsque nécessaire ;
• Apporter un appui administratif aux tâches courantes de gestion du projet selon les besoins exprimés par la Cheffe de projet.