Description du poste

L'Agent(e) d'Accueil assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, prestataires et collaborateurs de l'organisation. Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien des bureaux en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel aux équipes, tout en veillant au respect des procédures internes, des règles de sécurité et de confidentialité.

Il/elle constitue le premier point de contact de l'organisation et participe activement à la qualité de l'environnement de travail ainsi qu'à l'image institutionnelle de la structure.

Missions

-          Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs,

-          Assurer le soutien administratif et documentaire,

-          Assurer l'appui logistique aux activités et événements,

-          Contribuer au bon fonctionnement des bureaux et à la gestion des ressources matérielles

-          Fournir un appui administratif transversal aux équipes.

Activités principales

1. Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, prestataires et collaborateurs.
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Informer et orienter les visiteurs vers les interlocuteurs concernés.
• Tenir à jour le registre des visiteurs et assurer le suivi des accès aux locaux.
• Réceptionner et transmettre les messages, courriers et colis.
• Veiller à la bonne tenue et à l'organisation de l'espace d'accueil.
• Appliquer les procédures d'accueil et de sécurité en vigueur.
• Contribuer à véhiculer une image professionnelle et positive de l'organisation.

2. Assurer le soutien administratif et documentaire

• Assurer le traitement et le suivi du courrier entrant et sortant.
• Mettre à jour les bases de données de contacts, partenaires et prestataires.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers selon les besoins de l'équipe.
• Gérer les agendas, rendez-vous et réservations lorsque requis.
• Assurer le suivi de la documentation administrative et institutionnelle.

3. Assurer l'appui logistique aux activités et événements

• Participer à l'organisation logistique des réunions, ateliers, formations et événements.
• Préparer les salles de réunion et les équipements nécessaires.
• Assurer l'accueil des participants lors des activités organisées par l'organisation.
• Appuyer les équipes dans la gestion des déplacements et missions.
• Coordonner les besoins logistiques avec les prestataires concernés.
• Assurer le suivi des réservations et des commandes liées aux activités.

4. Contribuer au bon fonctionnement des bureaux et à la gestion des ressources matérielles

• Assurer la gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureau.
• Réaliser les inventaires périodiques des consommables.
• Identifier les besoins d'approvisionnement et préparer les demandes d'achat.
• Assurer le suivi des commandes et des livraisons.
• Veiller au bon état des équipements et signaler les besoins de maintenance.
• Contribuer à la bonne organisation et à la propreté des espaces de travail.
• Assurer le suivi des prestataires de services intervenant dans les bureaux.

5. Fournir un appui administratif transversal aux équipes

• Appuyer la gestion administrative des ressources humaines (accueil des candidats, gestion logistique des tests et entretiens).
• Appuyer certaines tâches administratives et financières simples (mise à jour de tableaux de suivi, collecte de pièces justificatives, préparation de dossiers).
• Participer à toute autre activité administrative ou logistique nécessaire au bon fonctionnement des opérations.