Objectif

(Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Responsable des services support)

Travaille en coordination fonctionnelle avec :

·       La Responsable Administrative et Financière,

·       Les assistantes Antenne

·       Chargé.e des moyens généraux

·       Chargé.e de logistique opérationnelle

Le/la Responsable Achats et Contrats contribue, dans son périmètre, à la continuité opérationnelle de la mission, à l’anticipation des besoins d’achat et à la résolution des blocages liés aux procédures, en lien avec les équipes projets, logistiques et financières.

1. Cadre réglementaire et analyse stratégique des achats et Contrats

·       Maîtriser les procédures d’achat d’Expertise France et garantir la conformité.

·       Identifier les risques liés aux procédures d’achat (délais, concurrence insuffisante, conformité bailleur) et proposer des mesures correctives.

·       Réaliser l’analyse de l’environnement achat au niveau national et régional.

·       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs, ainsi que de la documentation en usage (import-export, exonération, taxes, etc.).

2. Planification et programmation des marchés

·       À partir des besoins remontés par l’équipe, identifier les marchés et établir le plan de passation de contrats (PPC) en fonction du plan de travail et des contraintes logistiques, contextuelles et procédurales.

·       Mettre à jour en continu le PPC en coordination avec l’équipe projet.

·       Garantir la bonne constitution des dossiers d’achats de consultation des entreprises

·       Participer aux réunions régulières de coordination et présenter un point de situation sur le suivi des achats et contrats, informer des retards, analyser les risques, et proposer des solutions.

3. Appui aux besoins d’achats des équipes projets & support

·       Appuyer l’équipe projet dans l’identification des besoins d’achat (choix des procédures, rétroplanning, type de contrat, coordination du planning du marché – y compris éventuels ANO).

·       Informer les antennes de l’avancement du traitement de leurs commandes.

4. Conduite des procédures de passation de marchés

·       Réaliser le sourcing pour les besoins d’achat.

·       Assurer la constitution des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) : appui à l’équipe de coordination et de pilotage, relecture critique des pièces techniques, rédaction des pièces administratives, suivi du circuit de validation.

·       Conduire les procédures de sélection des fournisseurs : négociation des prix, des délais et des modalités de livraison.

o   Assurer les procédures de passation des marchés publics :

o   Gestion de la publicité et publication des DCE ;

o   Réception et ouverture des plis ;

o   Appui et relecture de l’analyse des offres ;

o   Notification des résultats le cas échéant ;

o   Rédaction des courriers et rapports (PV) liés à la procédure ;

o   S’assurer que les actes de cession éventuels sont bien signés ;

o   Archivage de toutes les pièces relatives aux passations de marché.

·       Assurer les échanges avec les services juridiques (DAJ) d’Expertise France, en lien avec la Chargée de projet.

·       Mettre en place des contrats-cadres pour les aspects logistiques (hôtels, locations de salles, traiteurs, etc.), de communication (impression, événementiel) et de déplacements (location de véhicules, vols intérieurs) à Alger et au niveau des antennes.

·       Réaliser le filtrage Due Diligence du contractant via le formulaire en ligne et archiver la preuve du filtrage dans le dossier d’achat/contrat.

5. Gestion contractuelle et suivi des fournisseurs

·       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

·       Suivre les échéances contractuelles et anticiper les éventuels besoins de modification contractuelle en émettant des rappels au demandeur.

·       En lien avec le demandeur :

o   Assurer le suivi des jalons contractuels ;

o   Vérifier la conformité des prestations avant paiement ;

6. Coordination logistique et approvisionnement

·       Planifier les frets et expéditions nationaux et internationaux en coordination avec le/la Chargé.e des Moyens généraux.

·       Informer le/la Chargé.e des Moyens généraux des entrées de matériel à venir et leur transmettre les informations nécessaires à la mise à jour du suivi des stocks et listes d’équipements.

7. Outils, reporting et archivage

·       Gérer l’outil informatique dédié aux marchés (ERP Expertise France).

·       Mettre à jour le suivi des achats et Contrats de manière hebdomadaire et le partager sur SharePoint chaque semaine.

·       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés conformément aux procédures internes.

·       Mettre le plan de passation de Contrats (PPC) à jour et le partager mensuellement.

·       Alerter sur les risques achats en réunion mensuelle