Objectif général de la mission

Renforcer la capacité opérationnelle de la cellule SERA pour préparer et déployer les Learning Days 2026 dans les délais impartis et avec un haut niveau de qualité d’animation et de participation.

Objectifs spécifiques de la mission

•    Fluidifier la logistique de la programmation et le suivi des échéances jusqu’à l’événement ;

•    Assurer le contact, la coordination et le suivi des intervenant·es et animateur·rices ;

•    Organiser, outiller, réaliser le filage des sessions et le briefing des animateur·rices ;

•    Animer ou co-animer certaines sessions et appuyer méthodologiquement les animateur·rices internes.

•    Mobiliser la participation par une communication interne dédiée (invitations, relances, suivi des inscriptions), en lien avec le chargé de mission Apprentissage & Gestion des connaissances et la Communication.

Description des missions

La mission s’articule autour de cinq axes complémentaires, menés en étroite collaboration avec la chargée SERA , le chargé de mission en gestion des connaissances  de la cellule SERA et les membres du COTECH (Cellule SERA, Communication, gestion de projet).

Axe 1 — Appui à la logistique de la programmation

•    Tenir et actualiser le rétroplanning de préparation et assurer le suivi des échéances ;

•    Consolider le programme et centraliser les fiches de session (public cible, format, type — en signalant les ateliers producteurs) ;

•    Coordonner la logistique des sessions : créneaux, salles, format hybride (Event Drive), mise en ligne des replays, sans sessions parallèles ;

•    Assurer l'interface opérationnelle avec la Communication, les prestataires et les référent·es techniques.

Axe 2 — Contact et coordination des intervenant·es

•    Prendre contact avec les animateur·rices et intervenant·es pressenti·es et suivre les confirmations ;

•    Recueillir les informations utiles (documents clés, biographie, besoins techniques et logistiques) ;

•    Appuyer l'écriture des titres et des descriptifs de session pour la communication, en association avec les animateur·rices ;

•    Constituer et tenir à jour un tableau de suivi des sessions et des intervenant·es.

Axe 3 — Appui à la préparation et au filage des sessions

•    Repérer les sessions au déroulé faible ou purement descriptif et proposer un angle ou un questionnement, en lien avec les référent·es de contenu ;

•    Construire avec chaque animateur·rice le conducteur (fil) de sa session : déroulé minuté, prises de parole, relances et ouverture au public ;

•    Organiser et animer les filages et répétitions des sessions ;

•    Préparer et conduire le briefing collectif des animateur·rices ;

•    Vérifier les supports et la cohérence des formats (notamment pour les ateliers producteurs) ;

•    Réaliser les tests techniques en amont, en particulier pour les sessions hybrides.

Axe 4 — Appui à l’animation et à la facilitation de certaines sessions

•    Animer, faciliter ou modérer un ensemble de sessions désignées d’un commun accord avec le COTECH LD et la cellule SERA;

•    Apporter un appui méthodologique aux animateur·rices internes en amont et pendant l’événement ;

•    Garantir l’interactivité et la qualité des formats participatifs (tables rondes, ateliers, Learning Lunches) ;

•    Le cas échéant, contribuer à l’animation de la plénière d’ouverture (Showcase du Learning Lab Challenge).

Axe 5 — Communication de mobilisation

Cet axe vise à faire venir les participant·es : sans mobilisation, la qualité des sessions ne rencontre pas son public.

•    Proposer et tenir le calendrier de communication de l’événement ;

•    Préparer les messages d’invitation, de relance et de rappel ;

•    Rédiger les descriptifs de sessions qui donnent envie de participer ;

•    Suivre les inscriptions et relancer en ciblant les sessions qui se remplissent mal.

Le ou la consultante produit la matière de communication ; la ligne éditoriale et la diffusion sur les canaux officiels restent portées par le chargé de mission Apprentissage & Gestion des connaissances et la Communication.

4. Livrables attendus

•    Un rétroplanning consolidé et régulièrement mis à jour ;

•    Un tableau de suivi des sessions et des intervenant·es, tenu à jour tout au long de la mission ;

•    Les fiches de session finalisées, prêtes pour la communication et la mise en ligne ;

•    Le conducteur (fil) de chaque session travaillée : déroulé minuté, prises de parole et relances ;

•    La liste des animateur·rices accompagné·es (briefing et/ou filage réalisé) ;

•    Le suivi des inscriptions ;

•    Une note de fin de mission alimentant le RETEX et le livret des apprentissages.